المراسلات التجارية عبر الإنترنت. المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني. المراسلات باللغة الإنجليزية

يعد إجراء المراسلات عبر البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من ممارسة الأعمال اليومية للسكرتير الحديث. إن القدرة على الإقناع مع الحفاظ على التهذيب والصواب هي مهارات تحتاج إلى تطوير وصقل. يمكن أن تؤدي الرسالة المكتوبة بشكل سيء والأمية إلى إنهاء حياتك المهنية والإضرار بسمعة عملك بشكل لا رجعة فيه. ستجد في هذه المقالة مجموعة من الأشياء البسيطة و قواعد فعالةإجراء المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني، مما سيساعدك على إثبات احترافك وتحقيق أهدافك بنجاح.

من المقال سوف تتعلم:

المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني: القواعد والأمثلة

المادة 1:

يُستخدم البريد الإلكتروني الخاص بالعمل فقط للمراسلات الرسمية

هذه الملاحظة لا تنطبق كثيرا على آداب الرسائل التجارية، ما مدى أخلاقيات العمل والحفاظ على سمعتك. تذكر دائمًا أن جميع الرسائل التي ترسلها من كمبيوتر العمل الخاص بك يتم حفظها على الخادم، ويمكن لمديرك مراجعتها إذا رغب في ذلك.

القاعدة 2:

القاعدة هي تحديد دائرة مستلمي رسالتك

إذا كنت تكتب رسالة إلى المدير، فيجب أن يكون هناك مرسل إليه واحد - المدير، إذا كنت تكتب إلى الزملاء أو المرؤوسين، فقد يكون هناك عدة مرسلين. يتم إدخالها مفصولة بفواصل في الحقل "إلى"، جميع الأطراف المعنية - في الحقل "نسخة". قد تكون هذه أطرافًا ثالثة مذكورة في نص الرسالة. حاول ألا ترسل نسخًا غير ضرورية، خاصة إلى الإدارة. الخضوع والرغبة في الإرضاء لن تزينك. إن الحصول على "نسخ مخفية" من الرسالة سوف يزيد الأمر سوءًا. سوف تُعرف بأنك مثير للاهتمام.

القاعدة 3:

يجب أن يكون الغرض من الرسالة واضحًا لك وللمرسل إليه

قم بصياغة الغرض من رسالتك بوضوح: ما هي الإجراءات التي تتوقع أن يتخذها قارئ الرسالة؟ ما هو رد الفعل الذي يجب أن يتبع؟ يجب أن يكون هذا الهدف واضحًا ليس لك فقط، ولكن أيضًا للمتلقي.

الغرض من الرسالة سيحدد شكل وقواعد السرد:

• التعبير عن رأيك وتقييمك للموقف يتضمن استخدام شخص واحد ("أنا" و"نحن")؛
• طلب، تعليمات، عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء تتضمن استخدام شخصين ("أنت" و"أنت")؛
• يتضمن نقل الأحداث من وجهة نظر مراقب خارجي استخدام ضمير الغائب ("هو" أو "هم").

القاعدة 4:

لا تترك حقل "الموضوع" فارغًا

يبدأ معظم المستخدمين بالتعرف على بالبريد الالكترونيمن دراسة مجال "الموضوع". في بعض الأحيان هذا هو المكان الذي تنتهي فيه. لمنع حذف رسالتك قبل قراءتها، احرص على إبقاء الموضوع محددًا وغنيًا بالمعلومات ومختصرًا قدر الإمكان. المواضيع الغامضة مثل "طلب المعلومات"، "من موسكو"، "النسخة المنقحة" غير مقبولة. أمثلة على المواضيع الناجحة:

"قائمة أعضاء فريق أولمبياد الرياضيات في موسكو"

"قائمة المعدات المعيبة للورشة الثامنة بتاريخ 01/06/17"

"أبحاث سوق معدات العرض 2017"

إذا كنت ترد على رسالة، فسيظهر الرمز "Re" في حقل "الموضوع"، ويوصى بحذفه.

القاعدة 5:

التمسك ببنية الرسالة التقليدية

بنية الرسالة بسيطة وواضحة، ولكن كل عنصر فيها مطلوب:

1. تحية وعنوان؛
2. وحدة رئيسية؛
3. كتلة الملخص؛
4. إمضاء
5. معلومات الاتصال.

القاعدة 6:

التحية والخطاب هما مفتاح التفاهم المتبادل

لا تستخدم أبدًا عبارة "يوم جيد" كتحية. هذا شكل سيء. استخدم "مرحبًا!" أو "مساء الخير!" يمكن أن تبدأ الرسالة الرسمية على الفور بالعنوان "عزيزي (الاسم الأول والعائلي)" أو "عزيزي السيد (الاسم الأخير)". ما هو الخيار الأفضل - الاسم الأول أم اسم العائلة أم اسم العائلة؟ القاعدة هنا هي: إذا كنت تقوم فقط بإجراء اتصال وكتابة رسالة إلى المرسل إليه للمرة الأولى، فمن المناسب مخاطبته باسمه الأخير، عندما يتم الاتصال وتكتب رسالة للمرة الثانية الوقت، خاطبه باسمه الأول وعائلته.

إذا كانت الرسالة تحتوي على عدة مرسلين، فسيكون الخيار المناسب هو "السادة الأعزاء" أو "الزملاء الأعزاء" إذا كنت تخاطب ممثلي مهنة قريبة منك. وفي نهاية العنوان، يمكنك وضع علامة تعجب أو فاصلة، وبدء النص نفسه من فقرة جديدة، بحرف صغير. ما هو الخيار الذي يجب أن أختاره؟ في رسالة رسمية أو رسالة توليها أهمية كبيرة، ضع علامة تعجب، وفي رسالة عمل بسيطة، ضع فاصلة.

القاعدة 7:

الإيجاز هو الميزة الرئيسية للمراسلات الإلكترونية

"المعنى الأقصى - الحد الأدنى من الكلمات" هو الشعار الذهبي للمراسلات التجارية.

يجب أن يكون بيان الأفكار:

• محدد؛
• ثابت؛
• مختصرا؛
• مفهومة.

اكتب جملًا قصيرة – فمن الأسهل عليك ويسهل على المتلقي فهمها. قم بتقسيم النص إلى فقرات حتى يسهل عليك تصفحه والعثور على المعلومات التي تحتاجها.

نصيحة أخرى: موضوع واحد - رسالة واحدة. إذا كنت تريد النظر في العديد من القضايا غير ذات الصلة، قم بتغطية عدة أفكار مختلفة، ثم خصص نصًا منفصلاً لكل موضوع. وبالطبع يجب أن يحتوي حقل "الموضوع" على هذه الفكرة أو السؤال بشكل مختصر.

في حالة المراسلات طويلة الأمد، يمكنك أن تقتصر على عبارة "مع احترامي" واسمك الأول والأخير.

القاعدة 14:

حاول عدم استخدام التذييل

يجوز استخدام التذييل في حالة واحدة - إذا حدث حدث مهم في وقت كتابة الرسالة يرتبط مباشرة بالمرسل إليه.

مثال: ملاحظة. لقد تم تسليم تذاكر الطائرة منذ ساعة مضت.

القاعدة 15:

استخدم إيصالات القراءة على النحو المنشود

الغرض من هذا الإشعار هو أنه من المتوقع أن يقوم المستلم ببعض الإجراءات. يتم استخدامه فقط للمستلمين الخارجيين.

القاعدة 16:

لا تبالغ في استخدام علامة "الأهمية العالية".

هل تتذكر حكاية ليو تولستوي عن الصبي الذي أحب أن يصرخ مازحًا "الذئاب!"؟ كان الجميع معتادين على نكاته لدرجة أنه عندما هاجمته الذئاب بالفعل، لم يتفاعل أحد مع صراخه.
عندما تحتاج إلى الإشارة حقًا إلى أهمية الرسالة، فسيتم بالفعل استخدام جميع العلامات الضرورية.

القاعدة 17:

التحقق مرة أخرى من جميع البيانات والأرقام والأسماء

اجعلها قاعدة - تأكد من إعادة قراءتها مرة أخرى قبل إرسالها. خطاب، التحقق من جميع الأرقام، وتوضيح الأسماء الأخيرة والأحرف الأولى. خطأ واحد صغير قد يكلفك مكانك.

القاعدة 18:

الرد على الرسالة على الفور

إذا لم تتمكن لسبب ما من الإجابة على الفور - على سبيل المثال، ليس لديك جميع المعلومات أو ببساطة غير جاهز، فما عليك سوى كتابة أنه تم استلام الرسالة وسوف تقوم بالرد لاحقًا. وإلا فلن يكون المستلم متأكدًا من استلام الرسالة أو عدم حذفها عن طريق الخطأ.

عندما تجلس لكتابة رسالة عمل لأول مرة، فمن المحتمل أن تشعر بالارتباك. بعد كل شيء، هذا ليس مثل إسقاط رسالة إلى صديق أو قريب. كيف تتواصل مع محاورك؟ هل يجب أن أستخدم الرموز التعبيرية أم لا؟ كيفية ملء كل هذه الحقول العديدة؟

يجب أن تبدأ بالترتيب وتتذكر أولاً القواعد العامة للتعامل مع رسائل العمل عبر البريد الإلكتروني.

• فحص. إذا لم تكن المراسلات التجارية هي مجال نشاطك الرئيسي، فيمكنك التحقق من بريدك مرتين - في الصباح، عندما تأتي إلى العمل، وبعد الغداء. إذا كان التواصل مع العملاء وشركاء الأعمال جزءًا من أنشطتك اليومية، فسيكون من الأسهل تثبيت عميل بريد إلكتروني يعرض إشعارات حول الرسائل على سطح المكتب لديك.
• إجابة. تتطلب الآداب غير المعلنة كتابة الإجابة على الرسالة في أسرع وقت ممكن، لذلك لا يمكنك تجاهل الحروف إلا إذا كان هناك شيء لا يتسامح مع الإلهاء. تنص القواعد الرسمية على أنه يجب الرد على الرسالة قبل عشرة أيام إذا تم استلامها عبر البريد، وقبل يومين إذا تم استلامها عبر الفاكس.
• تخزين. يجب عليك التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني لا تنتهي في مجلد البريد العشوائي. بالإضافة إلى ذلك، لا يمكن حذفها: وإلا، إذا نشأت حالة صراع، فلن يكون من الممكن الرجوع ببساطة إلى المراسلات ومعرفة من هو على حق.
• الاستخدام. لا يمكنك استخدام عنوان البريد الإلكتروني للشركة إلا عند المراسلة نيابةً عنها. إذا كنت بحاجة لسبب ما إلى استخدام بريد إلكتروني شخصي للمراسلة، فيجب عليك التأكد من أنه يبدو رسميًا ولا يحتوي على كلمات بذيئة أو بذيئة.
  لقد قمنا بفرز مساحة التخزين، وحددنا أوقات الاستجابة والبريد الإلكتروني الذي يجب استخدامه. من السهل تذكر كل هذا ويمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية: وصول خطاب العمل. كيف تجيب عليه دون الإساءة إلى محاورك؟
• بشكل صحيح. رسائل مثل "مرحبًا فاسيا، لقد تلقيت رسالتك واعتقدت..." يجب أن تكون مخصصة للمراسلات الشخصية. يتطلب إجراء المراسلات التجارية الصواب والأدب. لا يجوز لك استخدام العامية أو التعبيرات أو العبارات الوقحة. لا يمكنك استخدام الرموز التعبيرية، حتى لو كنت تعمل مع محاورك لعدة سنوات. لا يمكنك مخاطبة نفسك بضمير المتكلم "أنت" وأن تكون مألوفًا - يجب أن تكون الرسالة مهذبة وجافة.
• بكفاءة. يعد محو الأمية مؤشرًا للتطور الثقافي والمستوى الفكري وطريقة للحفاظ على سمعة الشركة وكتابة خطاب بشكل أنيق. إذا لم تكن جيدًا في اللغة الروسية المكتوبة - وهو ما يحدث غالبًا ولا يشكل سببًا للخجل على الإطلاق - فاستخدم الخدمات الخاصة للتحقق من القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم.
• على نحو كاف. حتى الإجابة الأكثر كفاءة وصحيحة يمكن أن تضيع إذا كان المحاور ببساطة لا يفهم ما تتحدث عنه. لذلك، يجب عليك إما الامتناع عن استخدام المصطلحات المهنية أو تقديم تفسير لها. كما يجب ألا تستخدم كلمات معقدة جدًا أو غير شائعة جدًا، مما قد يربك المحاور. وبطبيعة الحال، لا ينبغي إدراج الكلمات التي تشك في معناها.
• منطقي. إذا كنت لا تعرف الإجابة، فاطلب من محاورك الانتظار ومعرفة ذلك وكتابة خطاب آخر. إذا كان معروفًا، فتأكد من تقديمه في الرسالة بشكل متسق ومنطقي وواضح، وعندها فقط أرسله.
• جميل. التصميم لا يقل أهمية عن المحتوى. يجب عليك استخدام الفقرات، واقتباس السؤال، وعندها فقط تعطي إجابة، وتستخدم قوائم مرقمة ومنقطة.

من أجل الرد على رسالة واردة، يكفي القيام بذلك بكفاءة، بشكل صحيح، بشكل كاف ومنطقي. لكن كيف تكتب رسالة أولاً؟

أولا، تحتاج إلى تنسيقه بشكل صحيح:

• موضوع . ولا ينبغي تجاهل حقل "الموضوع" الموجود في متن البريد الإلكتروني، لأنه من خلال قراءته سيشكل المحاور الانطباع الأول عما هو مطلوب منه. من الناحية المثالية، ينبغي أن يبدو مثل هذا: "اسم المؤسسة، جوهر المشكلة" - "JSC Romashka". مستلزمات الزجاج."
• إمضاء . تسمح لك معظم خدمات البريد الإلكتروني بإعداد توقيع تلقائي، والذي يجب أن يتضمن: "الاسم، المنصب، الشركة" - "Makarova I.V.," رئيس الحساباتالشركة المساهمة "روماشكا" سيسمح هذا النموذج للمستلم بمعرفة من يخاطبه بسهولة وكيفية بدء رده.
• تحيات . لا ينبغي أن تكون التحية مألوفة - لا "مرحبًا" أو "يوم جيد" أو "الوها" أو أي خيارات أخرى مماثلة. سيكون من الأفضل استخدام كلمة "مرحبًا" أو "مساء الخير" بشكل محايد.
• جاذبية . العناوين بالاسم - "أنيا" - بدلاً من الاسم الكامل - تبدو "آنا دميترييفنا" مألوفة ويمكن أن تفسد الانطباع الكامل للرسالة. لذلك، من الأفضل اختيار عنوان بالاسم والعائلي.
• طول . الرسائل الطويلة جدًا تستغرق وقتًا طويلاً ويصعب قراءتها. لذلك، يعتبر الحجم الأمثل هو الحجم الذي يتناسب مع الصفحة القياسية لمحرر النصوص.

القواعد العامة للتعامل مع الرسائل والردود والرسائل الجديدة - تعلم كتابة كل هذا ليس بالأمر الصعب. ولكن هناك بعض الفروق الدقيقة التي يجب تذكرها:

• محتوى . يجب أن تحتوي الرسالة على سبب كتابتها، ووصف متسق لها، ثم الأسئلة والاقتراحات.
• أهمية . تحتوي معظم خدمات البريد الإلكتروني على مربع اختيار "مهم!" الذي يمكنك التحقق منه عند الكتابة. ثم سيتم تمييز هذه الرسالة في مجلد المستلم.

مهم!لا يمكنك فقط استخدام مربع الاختيار - وإلا فإن الرسالة العاجلة حقًا سوف تغرق ببساطة في وفرة من الرسائل المميزة دون تفكير.

• نهاية الحوار . وفقًا لقواعد الآداب غير المعلنة، فإن الشخص الذي بدأها ينهي المراسلات.
• وقت. إن إرسال الرسائل في نهاية يوم العمل وبعد ظهر يوم الجمعة ليس فقط شكلاً سيئًا، ولكنه أيضًا فكرة عقيمة - على أي حال، لن يأتي الرد إلا في صباح اليوم التالي أو حتى يوم الاثنين.
• الادب . يجب أن نهنئكم بالعيد القادم. شكرا لك على الرد. إذا لم يكن من الممكن الرد على رسالة عاجلة على الفور، فيجب إخطار المرسل إليه بذلك.
• المرفقات . يجب أرشفة أي مرفق ويجب إخطار المستلم به بشكل منفصل في نص الرسالة.

مهم!تتطلب قواعد المراسلات التجارية الإلكترونية الانتباه إلى المحاور - فأنت بحاجة إلى السماح له بالتحدث وطرح الأسئلة وعدم المطالبة بأي شيء في شكل إنذار نهائي.

أنواع المراسلات الإلكترونية

قد تختلف القواعد التي تحكم المراسلات قليلاً اعتمادًا على مكان إرسال الرسالة.

• المراسلات الداخليةيشير ضمنًا إلى أنه من المستحسن الرد على الرسائل في نفس اليوم، حتى لا تعيق عمل مؤسستك الخاصة، كما أن لهجة الرسالة قد تكون مألوفة إلى حد ما أكثر من الحالات الأخرى.

مهم!قد تكون فكرة جيدة تطوير نموذج واحد للمراسلات الداخلية، والذي بموجبه يمكن للموظفين كتابة الرسائل بسرعة، دون إجهاد أدمغتهم فوق الهيكل.

• المراسلات الخارجيةيشير إلى درجة أكبر من الشكليات، فضلاً عن الحاجة إلى تصفية العامية المهنية - غالبًا ما لا يفهم المحاور من شركة أخرى كلمات محددة.
• المراسلات الدوليةويعني ذلك قدرًا أكبر من الشكليات، فضلاً عن الحاجة إلى أخذ المناطق الزمنية في الاعتبار. لذا، لا ينبغي أن ترسل خطابًا إلى نيويورك في الصباح وتتوقع أن الرد سيأتي في المستقبل القريب، مقلقًا ومتسرعًا، لأن الموظف الذي يجب أن يجيب على الرسالة هو على الأرجح لا يزال ينعم بالفراش.

ومع ذلك، لا توجد اختلافات كبيرة. يتم تقدير الأدب ومحو الأمية والقدرة على صياغة الطلب بوضوح في كل مكان.

كيفية كتابة رسالة عمل

لإعداد الوثيقة، استخدم مايكروسوفت ووردوالقواعد التالية:

• ترويسة المنظمة؛
• الخط Times New Roman؛
• حقول واسعة
• حجم 12-14 ص.
• تباعد الأسطر – 1-2 ص؛
• ضع أرقام صفحات الرسالة في الجانب الأيمن السفلي.

إذا كانت هذه مراسلات دولية، فإن الرسالة مكتوبة بلغة المرسل إليه.

هيكل الرسالة التجارية:

1. جاذبية؛
2. الديباجة؛
3. النص الرئيسي؛
4. خاتمة؛
5. إمضاء؛
6. طلب.

ما هو المهم أن نتذكر:

• خاطب محاورك باستخدام "أنت".
• إذا كنت تكتب ردًا على رسالة مستلمة، فقم بتدوين ملاحظة حول ذلك في البداية، على سبيل المثال: "على طلبك بتاريخ 2020/01/01..."
• إذا تم تلقي الرسالة بعدوانية، فلا تكن مثل خصمك ولا تستخدم عبارات عدوانية أو توسلية أو لهجة آمرة في مراسلاتك.
• اكتب كل فكرة جديدة في سطر جديد، حتى يتم فهم المعلومات بشكل أفضل. لا تجعل فقرات طويلة. الحد الأقصى 5-7 جمل.
• تجنب الكلمات المكتوبة بـ Caps Lock (بأحرف كبيرة) - حيث يُنظر إلى هذا النص على أنه تهديد.
• لا تنس تضمين معلومات الاتصال بالمرسل وتاريخ إرسال الرسالة.
• في المراسلات التجارية، لا تستخدم الرموز التعبيرية أو علامات الاقتباس.
• لا تستخدم الكلمات الأجنبية، اختر مرادفا روسيا.
• الكتابة بخط واحد. لا تستخدم نصًا ملونًا أو تسطيرًا زائدًا أو غامقًا وما إلى ذلك.
• كن مهذبًا مع محاورك ومنفتحًا في التواصل. وضح رأيه واسأله عن رأيه في هذا الأمر. أظهر التعاطف والاحترام.
• شاهد كيف يستجيب خصمك لك.

العبارات القياسية مقبولة للاستخدام

لكي لا تفكر في كل مرة في أي شكل تضع أفكارك، يمكنك استخدام العبارات القياسية المقبولة للمراسلات التجارية:

• جاذبية. "مرحبا عزيزي إيجور بتروفيتش"- إذا كنت تعرف المتلقي شخصيا. "مرحبا سيد سميرنوف"- إذا كتبت له لأول مرة في حياتك. وعادة ما يتم تناول الجيش "مرحبا الرفيق العقيد سميرنوف".
• يلاحظ.عبارة المثال القياسية: "نبلغكم أن...". يمكن تغييره إلى "يرجى العلم", "نبلغكم" "نبلغكم".
• توضيح. لإبلاغ المرسل إليه بالغرض من الرسالة في البداية، يمكنك استخدام الإنشاءات التالية: "استجابة لطلبكم..."، "لغرض تنفيذ العمل..."، "من أجل تقديم المساعدة..."، "وفقاً لرغباتكم...".
• طلب. يجب أن يكون الطلب الموجود في الرسالة وفقًا للصيغة "نطلب منك…".
• يعرض. "يمكننا أن نقدم لك..."، "نوصي بك...".
• تأكيد. """نؤكد..."""لقد تلقينا...".
• رفض. "تم رفض اقتراحك..."، "للأسباب الموضحة أدناه، لا يمكننا الموافقة..."، "لقد تمت مراجعة اقتراحك وتبين أنه غير بناء.".

الشكليات هي أفضل رفيق للمراسلات التجارية، ولكن من المهم ألا يضيع المعنى خلف العبارات الرسمية. مثال جيدسيبدو خطاب العمل هكذا.

ما هو البريد الإلكتروني؟ في عالم الأعمال الحديث هذا هو:

• وجهك. بمساعدة البريد الإلكتروني يمكنك إنشاء صورة إيجابية في عيون الطرف المقابل أو إفساد الانطباع الأول.
• أداة العمل الخاصة بك. يتم الكثير من التواصل مع العالم الخارجي عبر البريد الإلكتروني. لذلك، إذا كنت ماهرًا في هذه الأداة، يمكنك أن تجعل حياتك أسهل كثيرًا.
• إلهاء قوي. يحاول العالم الخارجي الوصول إليك وإلهائك وإرشادك إلى الضلال عبر البريد الإلكتروني.

من هذا المنظور، دعونا ننظر إلى العمل مع البريد الإلكتروني. لنبدأ بشيء بسيط.

تنسيق خطاب

أستخدم برنامج البريد الإلكتروني Mozilla Thunderbird، لذا سأستخدمه كمثال. لنقم بإنشاء حرف جديد والانتقال من أعلى إلى أسفل عبر قائمة الحقول.

إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

قد لا يعرف البعض، ولكن يمكن تغيير "إلى" في Mozilla إلى "نسخة" أو "نسخة مخفية".

• إلى من: نكتب المستلم الرئيسي أو عدة مستلمين مفصولين بفاصلة منقوطة.
• ينسخ: نكتب إلى شخص يجب أن يقرأ الرسالة ولكن لا نتوقع منه رد فعل.
• نسخة مخفية: نحن نكتب إلى شخص يجب أن يقرأ الرسالة، ولكن يجب أن يظل غير معروف لمستلمي الرسالة الآخرين. وهو مناسب بشكل خاص للاستخدام في إرسال رسائل الأعمال بالبريد الجماعي، مثل الإشعارات.

خطأ في رسائل البريد الجماعية، قم بالإشارة إلى المستلمين باستخدام الحقول "نسخ" أو "إلى". أتلقى عدة مرات في السنة رسائل تُدرج ما بين 50 إلى 90 مستلمًا في حقل "نسخة". هناك انتهاك للخصوصية. لا يحتاج جميع المستلمين إلى معرفة الأشخاص الآخرين الذين تعمل معهم في موضوع مماثل. من الجيد أن يكون هؤلاء أشخاصًا يعرفون بعضهم البعض. ماذا لو كانت هناك شركات متنافسة في القائمة لا تعرف بعضها البعض؟ كحد أدنى، يجب أن تكون مستعدًا للتفسيرات غير الضرورية، كحد أقصى، لإنهاء التعاون مع أحدهم. لا تفعل ذلك بهذه الطريقة.

موضوع الرسالة

غالبًا ما تكتب الخدمات البريدية الاحترافية (بشكل معقول أحيانًا) عن أهمية سطر موضوع البريد الإلكتروني في مدونات الشركة الخاصة بها. ولكن في أغلب الأحيان نتحدث عن رسائل المبيعات، حيث يحل موضوع الرسالة مشكلة “يجب فتح البريد الإلكتروني”.

نحن نناقش المراسلات التجارية اليومية. هنا يحل الموضوع المشكلة "يجب التعرف على الرسالة وكاتبها بسهولة ومن ثم العثور عليهما". علاوة على ذلك، سيعود إليك اجتهادك في شكل كارما من رسائل الاستجابة العديدة، فقط مع البادئات يكرر:أو دفع أمامي، والتي سيتعين عليك البحث عنها الحرف الصحيححول هذا الموضوع.

عشرون حرفًا هي حجم المراسلات ليوم واحد للمدير الأوسط. أنا لا أتحدث عن رواد الأعمال وأصحاب الأعمال على الإطلاق، فعدد رسائلهم أحيانًا يتجاوز 200 أو أكثر يوميًا. ولذلك مرة أخرى: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني بموضوع فارغ.

إذًا، كيف يمكن صياغة سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني بشكل صحيح؟

الخطأ رقم 1 : اسم الشركة فقط في الموضوع. على سبيل المثال، "السماء" وهذا كل شيء. أولاً، من المحتمل أنك لست الوحيد من شركتك الذي يتواصل مع هذا الطرف المقابل. ثانيا، مثل هذا الموضوع لا يجلب أي معنى، لأن اسم شركتك مرئي بالفعل من العنوان. ثالثا، خمن كيف سيبدو صندوق البريد الخاص بك مع هذا النهج في المراسلات؟ شيء من هذا القبيل.

هل من المناسب البحث في مثل هذه المواضيع؟

الخطأ رقم 2 : مبهرج، بيع العنوان. إنه لأمر رائع أن تعرف كيفية كتابة مثل هذه العناوين. ولكن هل من المناسب استخدام هذه المهارات في المراسلات التجارية؟ تذكر الغرض من سطر موضوع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل: ليس البيع، بل توفير التعريف والبحث.

نص الرسالة

هناك العديد من أدلة الكتابة لمناسبات مختلفة. على سبيل المثال، لدى مكسيم إلياخوف وألكسندر أمزين وغيرهم من أساتذة الكلمات الكثير من المعلومات المفيدة. أنصحك بقراءة مقالاتهم، على الأقل لتحسين المعرفة العامة وتحسين الأسلوب العام للكلام المكتوب.

في عملية كتابة الرسالة، يجب علينا اتخاذ العديد من القرارات بالتتابع.

مسألة أدب . في بداية الرسالة، يمكنك طمس المجاملات أو حتى الحنان بروح "عزيزتي روديا، لقد مر أكثر من شهرين منذ أن تحدثت إليك كتابيًا، وهو الأمر الذي عانيت منه شخصيًا وحتى لم أنم بعض الشيء". الليالي والتفكير." مهذب للغاية ومكلف للغاية، سواء من حيث الوقت لكتابة مثل هذه المقدمة، أو من حيث الوقت الذي يقضيه المحاور في قراءتها. المراسلات هي عمل، تذكر؟ ليست مقالة من النوع الرسائلي لمسابقة أو رسالة إلى والدة راسكولينكوف، بل مراسلات تجارية.

نحن نحترم وقتنا ووقت المتلقي!

من المنطقي فقط أن تقدم نفسك وتتذكر ظروف معارفك في الرسالة الأولى المرسلة بعد اجتماع عابر في المعرض. إذا كان هذا استمرارًا للتعاون أو المراسلات المستمرة، ففي الحرف الأول من اليوم نكتب: "مرحبًا، إيفان"، وفي الحرف الثاني واللاحق: "إيفان، ...".

جاذبية . لقد كنت دائمًا قلقًا بشأن مسألة من يجب أن أخاطبه في الرسالة إذا كان هناك العديد من المستلمين. لقد كتبت مؤخرًا رسالة موجهة إلى ثلاث فتيات تدعى آنا. دون أدنى شك، كتبت "مرحبًا آنا" ولم أقلق. ولكن مثل هذا الحظ ليس هو الحال دائما.

ماذا لو كان هناك ثلاثة أو حتى سبعة مستلمين وليس لديهم نفس الاسم؟ يمكنك إدراجهم بالاسم: "مساء الخير، روديون، بولشيريا، أفدوتيا، وبيوتر بتروفيتش". لكنها طويلة وتستغرق وقتا. يمكنك الكتابة: "مرحبا أيها الزملاء!"

بالنسبة لي، أستخدم قاعدة مخاطبة الشخص بالاسم في حقل "إلى". ولا تتصل بمن هم في النسخة على الإطلاق. تسمح لك هذه القاعدة أيضًا بتحديد (واحد!) المرسل إليه في الرسالة والغرض من هذه الرسالة بشكل أكثر دقة.

الاقتباس . غالبًا ما تكون المراسلات عبارة عن سلسلة من الرسائل تحتوي على أسئلة وأجوبة - باختصار، حوار. من الممارسات الجيدة عدم حذف سجل المراسلات وكتابة ردك في أعلى النص المقتبس، بحيث عندما تعود إلى هذه المراسلات بعد أسبوع، يمكنك بسهولة قراءة الحوار من الأعلى إلى الأسفل، تنازليًا حسب التاريخ.

لسبب ما، الإعداد الافتراضي في Mozilla هو "وضع المؤشر بعد النص المقتبس". أوصي بتغييره في قائمة "الأدوات" ← "خيارات الحساب" ← "الإنشاء والعنونة". يجب أن يكون الأمر كذلك.

الغرض من الرسالة . هناك نوعان من الرسائل التجارية:

• عندما نقوم ببساطة بإبلاغ المحاور (على سبيل المثال، تقرير عن العمل المنجز لهذا الشهر)؛
• وعندما نريد شيئا من المحاور. على سبيل المثال، بحيث يوافق على الفاتورة المرفقة للدفع.

كقاعدة عامة، هناك رسائل تشجيعية أكثر عدة مرات من رسائل الإبلاغ. إذا أردنا تحقيق شيء ما من المحاور، فمن المهم جدًا أن نقول ذلك في رسالة بنص عادي. يجب أن تكون العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مصحوبة باسم وأن تكون الجملة الأخيرة في الرسالة.

خطأ : "بورفيري بتروفيتش، أعرف من قطع المرأة العجوز حتى الموت".

يمين : "بورفيري بتروفيتش، أنا من قطعت المرأة العجوز حتى الموت، يرجى اتخاذ الإجراءات اللازمة لاعتقالي، لقد سئمت من المعاناة!"

لماذا يجب على المراسل أن يفكر لك ماذا تفعل بهذه الرسالة؟ بعد كل شيء، قد يتخذ القرار الخاطئ.

التوقيع في النص . يجب عليها ان تكون. علاوة على ذلك، تسمح لك جميع برامج البريد الإلكتروني بتكوين استبدال التوقيع التلقائي، على سبيل المثال، التوقيع الكلاسيكي "مع خالص التقدير،...". في موزيلا، يتم ذلك من خلال قائمة "الأدوات" ← "خيارات الحساب".

إن كتابة جهات الاتصال في التوقيع أم لا هو أمر شخصي للجميع. ولكن إذا كنت مرتبطًا بالمبيعات بأي شكل من الأشكال، فتأكد من الكتابة. حتى لو لم تتم الصفقة نتيجة للتواصل، فسيتم العثور عليك بسهولة في المستقبل باستخدام جهات الاتصال الموجودة في التوقيع.

أخيرًا، ميزة أخرى لنص الرسالة لأولئك المحاورين الذين لا يحبون (لا يستطيعون، لا يريدون، ليس لديهم الوقت) الرد على رسائلك. يرجى الإشارة إلى الافتراضي في نص الرسالة. على سبيل المثال، "بورفيري بتروفيتش، إذا لم تأت لاعتقالي قبل الساعة 12:00 يوم الجمعة، فأنا أعتبر نفسي مشمولاً بالعفو". بالطبع، يجب أن يكون الموعد النهائي حقيقيًا (يجب ألا ترسل النص من المثال يوم الجمعة الساعة 11:50). يجب أن يكون المستلم قادرًا جسديًا على قراءة رسالتك والتصرف بناءً عليها. مثل هذا "الصمت" يعفيك من مسؤولية عدم استجابة المحاور. كما هو الحال دائمًا، تحتاج إلى التعامل مع استخدام هذه الميزة بحكمة. إذا رد شخص ما على رسائلك في الوقت المحدد وبانتظام، فقد يؤدي هذا الإنذار، إن لم يكن يسيء إليه، إلى الضغط عليه قليلاً أو يؤدي إلى اتخاذ قرار بعدم الرد على الرسالة الآن، ولكن يجبرك على الانتظار حتى يوم الجمعة.

المرفقات

غالبا ما تأتي الرسائل مع المرفقات: السيرة الذاتية، والمقترحات التجارية، والتقديرات، والجداول الزمنية، ومسح المستندات - أداة مريحة للغاية وفي نفس الوقت مصدر للأخطاء الشائعة.

خطأ :حجم استثماري ضخم. غالبًا ما أتلقى رسائل بريد إلكتروني تحتوي على مرفقات يصل حجمها إلى 20 ميغابايت. كقاعدة عامة، تكون هذه عمليات مسح ضوئي لبعض المستندات بتنسيق TIFF بدقة 600 نقطة في البوصة. من المؤكد تقريبًا أن برنامج البريد الإلكتروني الخاص بالمراسل سوف يتجمد لعدة دقائق في محاولة غير مجدية لتحميل معاينة للمرفق. والعياذ بالله أن يحاول المتلقي قراءة هذه الرسالة على هاتفه الذكي...

أنا شخصياً أحذف هذه الرسائل على الفور. ألا تريد أن ينتهي الأمر ببريدك الإلكتروني في سلة المهملات قبل قراءته؟ التحقق من حجم الاستثمار. ومن المستحسن ألا يزيد حجمه عن 3 ميجابايت.

ماذا تفعل إذا تجاوزت؟

• حاول إعادة تكوين الماسح الضوئي الخاص بك إلى تنسيق ودقة مختلفين. على سبيل المثال، ينتج PDF و300 نقطة في البوصة عمليات مسح ضوئي يمكن قراءتها تمامًا.
• فكر في برامج مثل WinRar أو 7zip archiver. يتم ضغط بعض الملفات بشكل مثالي.
• ماذا تفعل إذا كان المرفق ضخمًا ولا يمكنك ضغطه؟ على سبيل المثال، قاعدة بيانات محاسبية فارغة تقريبًا تزن 900 ميجابايت. سيأتي تخزين المعلومات السحابية للإنقاذ: Dropbox وGoogle Drive وما شابه. تقوم بعض الخدمات، مثل Mail.ru، تلقائيًا بتحويل المرفقات الضخمة إلى روابط للتخزين السحابي. لكنني أفضل إدارة معلوماتي المخزنة في السحابة بنفسي، لذلك لا أرحب بالأتمتة من Mail.ru.

وهناك توصية أخرى غير واضحة تمامًا بشأن الاستثمارات - وهي اسم . يجب أن تكون مفهومة ومقبولة لدى المتلقي. ذات مرة كنا في الشركة نجهز عرضًا تجاريًا باسم... فليكن فيودور ميخائيلوفيتش دوستويفسكي. وصلتني رسالة من المدير تتضمن مسودة CP للموافقة عليها، وكان المرفق يتضمن ملفًا باسم "ForFedi.docx". المدير الذي أرسل لي هذا أجرى حوارًا على النحو التالي:

عزيزي المدير، هل أنت شخصيًا مستعد للاقتراب من هذا الرجل المحترم ومناداته بفيديا في وجهه؟

بطريقة ما، لا، إنه رجل محترم، الجميع يناديه باسمه الأول وعائلته.

لماذا قمت بتسمية المرفق "For Fedi"؟ إذا أرسلته إليه الآن، هل تعتقد أنه سيشتري فؤوسًا منا باستخدام هذا الـ CP؟

كنت سأعيد تسميتها لاحقا..

لماذا تقوم بإعداد قنبلة موقوتة - رفض عميل محتمل - أو إنشاء عمل إضافي لنفسك عن طريق إعادة تسمية الملف؟ لماذا لا تقوم بتسمية المرفق على الفور بشكل صحيح: "For Fyodor Mikhailovich.docx" أو حتى أفضل - "KP_Sky_Axes.docx".

لذلك، قمنا بفرز البريد الإلكتروني بشكل أو بآخر باعتباره "وجهًا". دعنا ننتقل إلى النظر إلى البريد الإلكتروني كأداة. عمل فعالودعونا نتحدث عن عنصر تشتيت الانتباه.

العمل مع الحروف

البريد الإلكتروني هو إلهاء قوي. كما هو الحال مع أي إلهاء، يجب التعامل مع البريد الإلكتروني من خلال تشديد القواعد وتقديم جداول العمل.

كحد أدنى، تحتاج إلى إيقاف تشغيل جميع الإشعارات المتعلقة بوصول البريد. إذا تم تكوين عميل البريد الإلكتروني افتراضيًا، فسيتم إعلامك بإشارة صوتية، وسيومض رمز بجوار الساعة، وسيتم عرض معاينة للرسالة. باختصار، سيفعلون كل ما في وسعهم لإبعادك أولاً عن العمل المضني، ثم إغراقك في هاوية الرسائل غير المقروءة والرسائل البريدية التي لم تتم مشاهدتها - مطروحًا منها ساعة أو ساعتين من حياتك.

يتمتع بعض الأشخاص بقوة إرادة قوية تسمح لهم بعدم تشتيت انتباههم بالإشعارات، ولكن الناس العاديينمن الأفضل عدم إغراء القدر وإيقافه. في Mozilla Thunderbird، يتم ذلك من خلال قائمة "الأدوات" ← "الإعدادات" ← "عام" ← "عند ظهور رسائل جديدة".

إذا لم تكن هناك إشعارات، كيف يمكنك أن تفهم أن الرسالة قد وصلت؟

بسيط جدا. أنت نفسك، خصص وقتًا واعيًا لفرز بريدك، وفتح برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ورؤية جميع الرسائل غير المقروءة. يمكن القيام بذلك مرتين في اليوم، على سبيل المثال، في الغداء وفي المساء، أو أثناء التوقف القسري، على سبيل المثال، في الاختناقات المرورية.

كثيرًا ما يسأل الناس، ماذا عن أوقات الاستجابة والرسائل العاجلة؟ أجيب: ليس لديك رسائل عاجلة في بريدك. إلا إذا كنت تعمل في قسم دعم العملاء (هذا القسم له قواعده الخاصة للعمل مع البريد).

إذا كانت هناك رسائل عاجلة، فسيقوم المرسل بإعلامك بذلك من خلال قنوات أخرى - الهاتف، والرسائل القصيرة، سكايب. ثم ستنتقل بوعي إلى عميل البريد الإلكتروني الخاص بك وتعالج البريد العاجل. يعلن معلمو إدارة الوقت (على سبيل المثال، جليب أرخانجيلسكي مع "محرك الوقت") عن استجابة قياسية للبريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة. هذه قاعدة طبيعية للأخلاق الحميدة - ألا تتوقع ردودًا فورية عبر البريد الإلكتروني من محاورك. في حالة وجود رسالة عاجلة، قم بالإبلاغ عنها عبر قنوات الاتصال الأسرع.

لذلك، قمنا بإيقاف تشغيل الإشعارات وقمنا الآن بتشغيل عميل البريد الإلكتروني وفقًا لجدولنا الزمني.

ماذا نفعل عندما نذهب إلى البريد وننخرط في نشاط يسمى "فرز البريد الإلكتروني"؟ أين بداية هذا العمل ونهايته؟

لقد سمعت الكثير عن نظام البريد الوارد الصفري، لكن للأسف لم أقابل شخصًا واحدًا يستخدمه. كان علي أن أعيد اختراع عجلتي. هناك مقالات حول هذا الموضوع على Lifehacker. على سبيل المثال، " ". أدناه سأتحدث عن نظام البريد الوارد الصفري في تفسيري. سأكون ممتنًا إذا قام معلمو GTD بالتعليق وإضافة أو تحسين النظام الموصوف.

من المهم أن تفهم وتقبل أن البريد الإلكتروني ليس برنامج جدولة مهام أو أرشيفًا لأنشطتك. لذلك، يجب أن يكون مجلد "علبة الوارد" فارغًا دائمًا. بمجرد البدء في فرز البريد الوارد الخاص بك، لا تتوقف أو تشتت انتباهك بأي شيء حتى تقوم بإفراغ هذا المجلد.

ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك؟ تحتاج إلى مراجعة كل حرف بالتسلسل وحذفه. نعم، ما عليك سوى تحديد الخيار "حذف" والضغط عليه في لوحة المفاتيح. إذا لم تتمكن من حمل نفسك على حذف الرسالة، فسيتعين عليك أن تقرر ما ستفعله بها.

1. هل تستطيع الإجابة عليه في ثلاث دقائق؟ هل أحتاج للإجابة عليه؟ نعم ضروري، ولن تستغرق الإجابة أكثر من ثلاث دقائق، ثم قم بالإجابة فوراً.
2. يجب عليك الإجابة، لكن إعداد الإجابة سيستغرق أكثر من ثلاث دقائق. إذا كنت تستخدم برنامج جدولة المهام الذي يسمح لك بتحويل البريد الإلكتروني إلى مهمة، فقم بتحويل البريد الإلكتروني إلى مهمة ونساه لفترة من الوقت. على سبيل المثال، أستخدم خدمة Doit.im الرائعة للغاية. يسمح لك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي: تقوم بإعادة توجيه الرسالة إليه، ويتحول إلى مهمة. ولكن إذا لم يكن لديك برنامج جدولة المهام، فانقل الحرف إلى المجلد الفرعي "0_Run".
3. بعد الرد بسرعة على الرسالة، أو تحويلها إلى مهمة، أو مجرد قراءتها، عليك أن تقرر ما يجب فعله بهذه الرسالة بعد ذلك: احذفها أو أرسلها إلى أحد المجلدات للتخزين طويل المدى.

فيما يلي مجلدات التخزين طويلة المدى المتوفرة لدي.

• 0_تنفيذ.ليس لدي مثل هذا المجلد، ولكن إذا لم يكن لديك مخطط، أكرر، يمكنك وضع الحروف التي تتطلب عملاً مفصلاً هنا. يحتاج هذا المجلد أيضًا إلى التنظيف بانتظام، ولكن بأسلوب مدروس في وقت مخصص لذلك.
• 1_المرجع.هذا هو المكان الذي أضع فيه الحروف معلومات اساسية: رسائل ترحيب مع تسجيلات الدخول من خدمات الويب المختلفة، وتذاكر الرحلات الجوية القادمة، وما إلى ذلك.
• 2_المشاريع.يتم تخزين أرشيف المراسلات الخاصة بالشركاء والمشاريع التي تربطهم علاقات حالية هنا. وبطبيعة الحال، تم إنشاء مجلد منفصل لكل مشروع أو شريك. في مجلد الشريك، أضع رسائل ليس فقط من موظفيه، ولكن أيضًا رسائل من موظفي Neb المتعلقة بهذا الشريك. مريحة للغاية: إذا لزم الأمر، تكون جميع المراسلات المتعلقة بالمشروع في متناول اليد ببضع نقرات.
• 3_المتحف.هذا هو المكان الذي أضع فيه تلك الرسائل التي سيكون من المؤسف حذفها، وفائدتها ليست واضحة. كما يتم ترحيل المجلدات التي تحتوي على مشاريع مغلقة من "2_Projects" هنا. باختصار، يخزن «المتحف» أول المرشحين للإزالة.
• 4_المستندات.فيما يلي رسائل تحتوي على عينات إلكترونية من المستندات التي قد تكون مفيدة في المستقبل للمحاسبة، على سبيل المثال، تقارير التسوية من العملاء، وتذاكر الرحلات التي تم القيام بها. يحتوي المجلد على العديد من أوجه التشابه مع المجلدين "2_Projects" و"1_Reference"، ويتم تخزين المعلومات المحاسبية فقط فيه، ويتم تخزين المعلومات الإدارية في المجلد "2_Projects". في "4_Documents" توجد معلومات ميتة، وفي "2_Projects" توجد معلومات حية.
• 5_المعرفة.أضع هنا فقط رسائل إخبارية مفيدة حقًا وأريد العودة إليها بعد فترة للإلهام أو للعثور على حلول.

هناك إعدادات أخرى لعميل البريد الإلكتروني تعتبر مهمة لتشغيل هذا النظام. أولاً، يوجد في Thunderbird بشكل افتراضي مربع اختيار "وضع علامة على الرسائل كمقروءة". أفضّل أن أفعل ذلك بوعي، فليسقط العلم! للقيام بذلك، انتقل إلى القائمة "أدوات" ← "الإعدادات" ← "خيارات متقدمة" ← "القراءة والعرض".

ثانيا نستخدم المرشحات . في السابق، كنت أستخدم المرشحات التي تعيد توجيه الرسائل تلقائيًا إلى المجلدات المناسبة بناءً على عنوان المرسل. على سبيل المثال، تم نقل رسائل المحامي إلى مجلد "المحامي". لقد تخليت عن هذا النهج لعدة أسباب. أولاً: رسائل المحامي في 99% من الحالات تتعلق بمشروع أو شريك ما، مما يعني أنه يجب نقلها إلى مجلد هذا الشريك أو المشروع. ثانيا: قررت أن أضيف الوعي. يجب أن تقرر بنفسك مكان تخزين خطاب معين، ومن الملائم أكثر البحث عن الرسائل غير المعالجة في مكان واحد فقط - في البريد الوارد. الآن أستخدم المرشحات فقط لتوزيع الرسائل العادية التلقائية من أنظمة مختلفةأي الرسائل التي لا تتطلب مني اتخاذ قرارات. يتم تكوين عوامل التصفية في Mozilla Thunderbird في قائمة "الأدوات" ← "مرشحات الرسائل".

لذلك، مع النهج الصحيح، يجب أن يستغرق البريد الإلكتروني من 10 إلى 60 دقيقة يوميًا، اعتمادًا على حجم المراسلات.

نعم، وشيء آخر. هل قمت بالفعل بإيقاف تشغيل الإشعارات المتعلقة بوصول رسائل جديدة؟ ;)

يعد التواصل عبر البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من عمل أي موظف مكتب حديث. والمحاسبين ليسوا استثناء. كيف يتم إجراء المراسلات بطريقة تجعل الاتصالات التجارية منتجة ومريحة عاطفياً وأخلاقية للغاية؟ أقدم للقراء بعض النصائح العملية.

نصيحة 1. لا تهمل المناشدة الشخصية للمرسل إليه في رسائلك

من خلال القيام بذلك، سوف تظهر اهتمامك بشخصية الشخص. إذا تم كتابة خطاب إلى مستلم معين، فإن عدم وجود عنوان شخصي فيه يبدو غير صحيح وغير مهذب.

عندما تكتب إحدى رسائلك الأولى إلى المرسل إليه، غالبًا ما يطرح السؤال: ما هي أفضل طريقة لمخاطبته - ببساطة باسمه الأول أو باسمه الأول وعائلته؟ وفي هذه الحالة عليك أن تنظر إلى ما هو مكتوب في التوقيع الذي ينهي رسالة الشخص إليك. إذا تم الإشارة إلى الاسم هناك (بدون اسم العائلة)، على سبيل المثال "سفيتلانا كوتوفا"، فلا تتردد في الاتصال بي عن طريق الاسم. وإذا كان التوقيع يقول "سفيتلانا فاسيليفنا كوتوفا، كبيرة المحاسبين في شركة Trenzor LLC"، فأنت بحاجة إلى مخاطبة المستلم وفقًا لذلك. على أية حال، الخيار الثاني صحيح للغاية، وبالتالي فهو مربح للجانبين.

لا أوصي بالاعتماد على المعلومات الموجودة في الحقل "من". بعد كل شيء، غالبا ما يتم ملؤه في البداية ليس من قبل مالك عنوان البريد الإلكتروني، ولكن من قبل متخصص تكنولوجيا المعلومات في الشركة عند إعداد البريد الإلكتروني.

بالمناسبة، أنصحك بشدة بعدم استخدام الصيغة المختصرة للاسم عند مخاطبة شريك تجاري أو عميل ("Sash" بدلاً من "Sasha"، و"An" بدلاً من "Anya")، بغض النظر عن مدى ديمقراطية الكتابة أسلوب وبغض النظر عن عمر المراسلات الخاصة بك. ما يبدو مألوفًا في الكلام المنطوق يبدو بسيطًا جدًا في الكلام المكتوب.

نصيحة 2. انتبه بشكل خاص إلى شكل التحية

يجب أن لا تستخدم هذه العبارة "يوم جيد!". حتى لو كان لديك نية حسنة لمطابقة المنطقة الزمنية للمستلم، فإن هذه العبارة تبدو بلا طعم، بل وأود أن أقول مبتذلة. من الأفضل استخدام الخيارات المحايدة: "مرحبًا...", "مساء الخير...". وبالطبع أضف اسم المستلم إلى التحية إذا كنت تعرفه. شخصيا، على سبيل المثال، أجدها أكثر متعة بدلا من مجهولي الهوية "مرحبًا!"الحصول على الشخصية "مرحبا تمارا!".

تذكر أنه بهذه الطريقة يمكنك توفير وقت المستلم. بعد كل شيء، سيكون قادرا على تقييم محتوى الرسالة المستلمة على الفور واتخاذ قرار سريع بشأن أولويتها وأهميتها.

يجب أن يكون سطر الموضوع مختصرا، ولكن في نفس الوقت يعكس بدقة موضوع المراسلات. على سبيل المثال، "اتفاقية، فاتورة، تصرف من شركة Alpha LLC"بدلاً من "المستندات". مع تغير جوانب القضية قيد المناقشة، قم بتوضيح الموضوع. على سبيل المثال، "التعاون مع بيرم" → "التعاون مع بيرم. تاريخ المفاوضات" → "التعاون مع بيرم. مسودة الإتفاق".

إذا رأيت أثناء المراسلات أن حقل "الموضوع" قد تم ملؤه بشكل عشوائي من قبل المرسل إليه أو لم يتم ملؤه على الإطلاق، فخذ زمام المبادرة بين يديك وجرب أحد السيناريوهين.

السيناريو 1.عند الرد، املأ حقل "الموضوع" بنفسك. إذا كان المستلم منتبها، فربما يكون هذا كافيا لإحضار مراسلاتك إلى شكل مناسب.

السيناريو 2.إذا استمر المستلم في تجاهل ملء حقل "الموضوع"، فاكتب له رسالة تتضمن ما يلي: "اللهم أقترح عليك أن تشير على الفور إلى موضوع الرسالة في حقل "الموضوع". أعتقد أنه بهذه الطريقة سنزيد بشكل كبير من فعالية اتصالاتنا”..

نصيحة 4. انتبه إلى الحقلين "إلى" و"نسخة".

يجب أن تفهم بوضوح الغرض المقبول عمومًا لهذه المجالات في بيئة الأعمال:

• <если>في الحقل "إلى" تم إدراجك فقط - وهذا يعني أن مرسل الرسالة ينتظر رد فعل منك على سؤاله أو طلبه؛
• <если>يوجد العديد من المستلمين في الحقل - ينتظر المرسل الرد من كل أو أي من المستلمين. في هذه الحالة، عند الرد، احفظ قائمة المستلمين التي حددها المرسل باستخدام وظيفة "الرد على الكل" (بالطبع، بشرط ألا ترغب عمدا في الرد على مؤلف الرسالة فقط، وإخفاء جوهر ردك من بقية المشاركين في المراسلات)؛
• <если>يظهر اسمك في حقل "نسخة" - يريد المرسل منك أن تكون على علم بالسؤال، لكنه لا يتوقع منك إجابة. وهذا يعني أنه لا ينبغي عليك الدخول في مراسلات بشأن هذه المسألة. إذا كنت لا تزال تقرر القيام بذلك، فإن علامة حسن النية هي أن تبدأ الرسالة بإحدى العبارات التالية: "إذا كان ذلك ممكنا، أود أن أشارك في مناقشة هذه القضية...", "اسمحوا لي أن أعبر عن رأيي ...".

أما بالنسبة لمجال BCC، فمن منظور أخلاقيات العمل، فهو أداة البريد الإلكتروني الأكثر إثارة للجدل. في بعض الأحيان يُنظر إليها على أنها أداة للمراقبة والمعلومات السرية تقريبًا. بعد كل شيء، المستلمون الذين تم وضعهم في نسخة مخفية الوجهة غير مرئيين للمستلمين الآخرين. في بعض الشركات الكبيرة عادة، والتي تكون دقيقة بشكل خاص في المسائل الأخلاقية، يُمنع منعا باتا استخدام هذا المجال في مراسلات الشركات، باستثناء الرسائل البريدية الجماعية. لكن في معظم الشركات يستخدمونه مع مراعاة القواعد التالية:

• إرسال رسالة مع ملء حقل "نسخة مخفية الوجهة" يفترض أن مؤلف الرسالة قد أبلغ المستلمين المخفيين (أو سيفعل ذلك) بشأن سبب هذا النوع من الرسائل والغرض منه؛
• لا يحتاج المستلم المخفي إلى الدخول في المراسلات.

أثناء التدريبات، كثيرًا ما يُطرح عليّ السؤال التالي: هل توجد أي معايير مقبولة بشكل عام فيما يتعلق بالوقت الذي يكون من الضروري خلاله الرد على خطاب من عميل أو زميل؟ لكن لا يمكنك إعطاء إجابة عالمية لذلك.

إذا تحدثنا عن المراسلات الداخلية، فكل شيء هنا يتحدد من خلال سرعة وإيقاع حياة الشركة نفسها. هناك شركات يعتبر تأخير الرد فيها أكثر من ساعة ونصف من الأخلاق السيئة. وفي مكان ما يكون الجواب خلال النهار بترتيب الأشياء.

بواسطة قاعدة عامةيعتبر وقت الاستجابة الأكثر قبولًا للرسالة هو خلال 2-3 ساعات. هذا هو ما يسمى بوقت الانتظار المريح، عندما ينتظر المرسل الرد ولا يعاني من عدم الراحة الداخلية من صمت المرسل إليه.

ولكن ماذا لو أدركت، بعد استلام الرسالة وقراءتها، أنه لا يمكنك تقديم إجابة كاملة عليها خلال 24 ساعة؟ ثم، مع مراعاة قواعد الأخلاق الحميدة، قم بإخطار المرسل باستلامك للرسالة والموعد التقريبي للرد عليها. على سبيل المثال: "مرحبًا سيرجي فاسيليفيتش! تلقيت رسالتك. "سأجيب في اليومين المقبلين" أو "أندريه، لقد تلقيت الرسالة. شكرًا لك! للإجابة أحتاج إلى مزيد من المعلومات. سأحاول الرد في وقت لاحق...".

نصيحة 6. اتبع القواعد الأساسية لتقديم المعلومات في الرسالة

لا يوجد الكثير منهم:

• عند قراءة خطاب، يتم وضع الحجم الأكثر راحة "على شاشة واحدة"، بحد أقصى - على صفحة A4؛
• يجب ألا يتجاوز حجم المرفقات المرسلة 3 ميجابايت. قد تتسبب الملفات الأكبر حجمًا في تجميد البريد لدى المستلم؛
• عند "تغليف" المرفقات، استخدم تشفير zip أو rar العالمي. وقد يتم حظر أو قطع الامتدادات الأخرى أثناء الإرسال مما يسبب مشاكل للمستلم؛
• لا تبدأ أبدًا الرد كرسالة جديدة (دون حفظ سجل المراسلات). وإلا فإن المستلم سيضطر إلى إضاعة الوقت في البحث عن الرسالة الأصلية؛
• الكتابة بلغة مفهومة للمتلقي قدر الإمكان. يتساءل الكثير من الناس عما إذا كان من المناسب استخدام مفردات الشركة المهنية أو الداخلية واللغة العامية والاختصارات والتعابير الإنجليزية.

في كل حالة محددةهذا يحتاج إلى معالجة بشكل منفصل.

وبالتالي، فإن المراسلات الداخلية للشركات في الشركة تكون دائمًا مليئة بالعامية والاختصارات: فهي مألوفة ومفهومة لجميع المشاركين وتوفر الوقت. لكن عليك استخدامها بعناية في المراسلات مع الأطراف المقابلة.

كانت هناك مثل هذه الحالة في ممارستي. كانت إحدى الزملاء تقوم بإعداد مواد لإحدى دور النشر وفي رسالتها الأخيرة كتبوا لها: "ماشا، يرجى إرسال جميع المواد الخاصة بك في أسرع وقت ممكن". قررت ماشا أن هذا كان تعيينًا لتنسيق غير معروف لها، والذي يجب ترجمة النص إليه. لقد قضت الكثير من الوقت، بطريقة أو بأخرى، لمعرفة كيفية تلبية طلب الناشر. تخيل انزعاج الآلة عندما تعلم، بعد يومين، أن كلمة "asap" الغامضة هي اختصار للكلمة الناطقة باللغة الإنجليزية المستخدمة على نطاق واسع "في أقرب وقت ممكن". لكن ماشا يمكنها إرسال المواد خلال نصف ساعة من لحظة تلقي الطلب!

نصيحة 7. قم بإنهاء كل حرف بكتلة من التوقيع وجهات الاتصال الخاصة بك

بغض النظر عن مدى معرفتك بالمستلم عن كثب ومدة استمرار مراسلاتك، يجب أن تحتوي كل رسالة من رسائلك على كتلة تتكون من التوقيع ومعلومات الاتصال. وهذا جزء لا يتجزأ من ثقافة الاتصالات التجارية.

يجب أن تحتوي الكتلة على:

• اسمك الأول والأخير. ليست هناك حاجة لاستخدام الاختصارات. بدلاً من “ت.ل. فوروتينتسيف"في توقيعي أشير "تمارا ليونيدوفنا فوروتنتسيفا"أو "تمارا فوروتينتسيفا"حتى يفهم المرسل إليه كيفية الاتصال بي في رسالة الرد؛
• موقعك. وهذا يمنح المتلقي الفرصة لفهم حدود سلطتك وكفاءتك المهنية في حل المشكلات؛
• معلومات الاتصال (الهاتف، البريد الإلكتروني، اسم الشركة، الموقع الإلكتروني). بهذه الطريقة ستوفر للمستلم فرصة التواصل التشغيلي الإضافي إذا لزم الأمر.

إلى كل ما قيل، أريد أن أضيف: رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هي نفس الملابس التي يتم الترحيب بك بها. بمعنى آخر، من خلال مراعاة آداب المراسلات التجارية، ستترك انطباعًا رائعًا لدى المتلقي.

المراسلات التجاريةالخامس العالم الحديثالعمل جزء مهم من النجاح. يواجه موظفو أي مؤسسة الحاجة إلى كتابة مراسلاتهم التجارية الخاصة والرد على الرسائل الواردة كل يوم.

المراسلات التجاريةولها تصنيفها الواسع: رسمي، شخصي، خارجي، داخلي، حسب غرض الكتابة وشكل الإرسال.

من كفاءات الموظف الحديث القدرة على كتابة خطاب عمل بكفاءة: امتنان، طلب، تأكيد، ضمان، مطالبة، بيان صحفي، تهنئة، توصية وغيرها.

دعونا نلقي نظرة على الخطوات الأساسية لكتابة خطاب عمل.

ثقافة المراسلات التجارية- ويشمل ذلك تصميم الحرف ومعرفة النص والاستخدام الصحيح للكلمات والتعابير. لذلك، من الأفضل استخدام مسودة أولاً حتى تتمكن من التحقق من نفسك لاحقًا وإزالة أي سوء فهم غير سار.

يتضمن هيكل خطاب العمل ما يلي: خطاب إلى المرسل إليه، والديباجة، والنص الرئيسي، والخاتمة.

لا تسمح المراسلات التجارية بالعناوين "أنت". لذلك، غالبًا ما يبدأ العنوان بالكلمات "عزيزي...". يعتمد استمرار الاستئناف على عدة عوامل. يتم استخدام الاسم الأول والعائلي للمدير في حالة التعارف الشخصي (ومع ذلك، فإنه غالبًا ما يستخدم في الرسائل الموجهة إلى رئيس هيئة حكومية). يجوز مخاطبة رئيس المؤسسة التجارية بكلمة (السيد) وإضافة اللقب بدون الأحرف الأولى. إذا كنت لا تعرف رتب العسكريين أو الأسماء الدقيقة لمناصب كبار المسؤولين، فمن الأفضل عدم استخدامها. في هذه الحالة، سيبدو الاسم الأول للمستلم وعائلته أكثر صحة من الخطأ.

هناك حاجة إلى الديباجة لإظهار الدافع والغرض من الرسالة في بضع كلمات. لهذا الغرض، التعبيرات المستخدمة هي: وفقًا لـ ... (اسم الوثيقة، المصدر المعياري)، لغرض ...، ردًا على ...، تأكيدًا لـ ...، من أجل توفير ...، فيما يتعلق ب.... وغيرها من العبارات المناسبة.

بعد ذلك، نقوم بتأليف النص الرئيسي الذي يجب أن يوضح موقفك ورأيك وطلبك في عدة فقرات (اثنين إلى أربعة). من الضروري تنسيق المعلومات النصية التي يتم سرد السرد بها. كيانغالبا ما يستخدم المفرد و جمعطرف ثالث، و فرادىنقل المعلومات من الشخص الوحيد والأول. يجب أن تكون الجمل متسقة ومنطقية حتى يكون لدى المتلقي صورة كاملة عما تريد الكتابة عنه. لا ينبغي تفسير نص الرسالة بطريقتين. يجب أن يغطي موضوعًا واحدًا أو قضية واحدة ولا يتجاوز صفحتين.

في الختام، من الضروري مرة أخرى تلخيص الغرض من الرسالة بإيجاز.

تنص قواعد إجراء المراسلات التجارية على تنسيق واضح للرسائل التجارية. بعد فحص نص الرسالة وتحريره والاتفاق عليه، يجب تنسيقه بشكل صحيح.

يحتوي نموذج خطاب العمل على معلومات حول المنظمة: الاسم والعنوان الفعلي والهاتف والفاكس والموقع الإلكتروني والبريد الإلكتروني، بالإضافة إلى التفاصيل الضرورية الأخرى.

يجب أن يكون لخطاب العمل هوامش: على اليسار - ثلاثة سنتيمترات، على اليمين - من سنتيمتر إلى سنتيمتر ونصف.

الخط الأكثر استخدامًا هو Times New Roman، بحجم 12 (14) نقطة، ومسافة واحدة (واحدة ونصف) بين الأسطر.

يحتوي رأس خطاب العمل في الزاوية اليمنى العليا على إجابة السؤال "من هي الرسالة الموجهة إلى": المدير، المدير، الإدارة، إلخ. مع الإشارة إلى المنصب واسم الشركة واللقب والأحرف الأولى.

إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفقات تم وضعها في أوراق منفصلة، ​​فيجب عليك الإشارة إلى رقمها قبل توقيع المرسل.

جزء ضروري من خطاب العمل هو معلومات حول المقاول، ويجب تقديم الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي بالكامل، بالإضافة إلى رقم هاتف جهة الاتصال حيث من الأفضل الاتصال بموظف معين.

يجب الحفاظ على المراسلات التجارية منظمة، لأنها دليل مهم على نشاط الشركة في هذه القضية.