برنامج لتسجيل أوقات وصول الموظفين تلقائيا. وصول ومغادرة الموظفين: كيفية تعليم الانضباط للموظفين إنشاء منتج البرمجيات
الالتزام بجدول العمل اليومي هو أحد مسؤوليات الموظفين. لكن لسوء الحظ، لا يتم استيفاء هذا الشرط دائمًا من قبلهم. يتأخر الموظفون، ويتركون العمل مبكرًا، ويتركون وظائفهم طوال اليوم. لهذا السبب يقوم العديد من المديرين بتثبيت الأنظمة.
ما هي الأنظمة الموجودة لمراقبة وصول ومغادرة الموظفين؟
الأنظمة البيومترية
الأكثر شعبية هي أنظمة القياسات الحيوية. فهي لا تسجل أوقات وصول ومغادرة الموظفين فحسب، بل تعمل أيضًا على زيادة مستوى أمان الشركة. بعد كل شيء، بدون بصمة الإصبع، لن يدخل أي شخص غريب إلى الداخل. لذلك، يمكن رؤيتها في كثير من الأحيان في المؤسسات الكبيرة أو في المنظمات ذات المستوى العالي من الأمان.
لكن أنظمة القياسات الحيوية لها عيب. إنهم يحددون فقط الوقت الذي يصلون فيه فعليًا إلى العمل. ولكن ليس كل موظف، عند وصوله إلى العمل، يندفع على الفور إلى المعركة. يحب بعض الأشخاص شرب القهوة والدردشة مع زملائهم وبعد ذلك فقط يباشرون مهامهم. وهذا يعني أن عملهم يبدأ متأخراً من نصف ساعة إلى ساعة.
برامج تتبع الوقت
يقضي الموظفون معظم وقت عملهم أمام الكمبيوتر. ولذلك، فإن الأداة المثالية لمراقبة موظفي المكاتب هي.
يتم تثبيت البرنامج على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالموظفين ويقوم بتسجيل أوقات بدء العمل وانتهائه؛ الموارد المستخدمة (مواقع الويب، الملفات، التطبيقات).
كيف يحدث هذا وما يعطيه للمدير، دعونا نلقي نظرة على مثال Yaware.TimeTracker.
ماذا يمكنك أن تتعلم من برنامج تتبع الوقت؟
1. تكرار التأخر
للتحكم في التأخير، قم بتعيين وقت بدء يوم العمل في إعدادات Yaware.TimeTracker. الآن، إذا بدأ الموظف العمل في وقت متأخر عن الوقت المحدد، فسيقوم النظام بتسجيل ذلك وإعداد "تقرير التأخير".
بمساعدتها، يمكنك معرفة الطبيعة المنهجية للانتهاكات. ما عليك سوى تحديد اسم الموظف وتجميع البيانات حسب الشهر.
2. الرعاية المبكرة المنهجية
من السهل اكتشاف ترك العمل مبكرًا مثل التأخر. في الإعدادات، قم بتعيين وقت الانتهاء. إذا أكملها الموظف مبكرًا، فسيتم الإشارة إلى ذلك في تقرير "المغادرة مبكرًا".
3. أسباب التأخر أو المغادرة مبكراً
يحدث أن يتأخر الموظفون أو يغادرون العمل مبكرًا بسبب مهام العمل. على سبيل المثال، الاجتماع مع العميل، إرسال الطرود، شراء تذاكر الطيران.
إذا قمت بتمكين النشاط دون اتصال بالإنترنت في الإعدادات، فسيتمكن الموظف من شرح سبب التأخر أو المغادرة المبكرة. إذا تأخر، فبعد تشغيل الكمبيوتر، سيصدر النظام طلبًا يمكن للموظف فيه الإشارة إلى السبب
والتعليق عليه
إذا غادر الموظف في وقت أبكر من المتوقع، فسيظهر نموذج الطلب في اليوم التالي بعد تشغيل الكمبيوتر.
باستخدام برنامج تتبع الوقت، لا يمكنك معرفة متى جاء الموظفون وغادروا فحسب، بل تعرف أيضًا متى بدأوا العمل فعليًا. وهذا يجعلها أداة فعالة لمراقبة وصول ومغادرة الموظفين إلى المكتب.
جرب الإصدار المجاني من Yaware.TimeTracker وانظر بنفسك.
تطبق جميع المنظمات التي لديها عدد كبير من الموظفين أنظمة مختلفة لمراقبة عملية العمل والانضباط وامتثال الموظف للبنود الأخرى في اتفاقية التوظيف. يعد الامتثال للانضباط عنصرًا مهمًا من عناصر التحكم التي تعتمد عليها الإنتاجية والأداء الاقتصادي للشركة.
الأشكال الأساسية للتحكم هي تسجيل يوم عمل الموظف. بمعنى آخر، تقوم خدمة خاصة أو شخص مسؤول أو نظام آلي بتسجيل الوقت الدقيق لوصول ومغادرة موظفي المؤسسة يوميًا.
سجل وقت الموظف
إذا كان من المعتاد أن تحتفظ المنظمة بسجل وصول ومغادرة الموظفين، فسيتم إعداد هذه الوثيقة على شكل جدول وتحتوي على الأعمدة التالية:
- رقم سري؛
- تاريخ؛
- الاسم الكامل للموظف
- مسمى وظيفي؛
- الوقت المحدد للوصول إلى العمل؛
- الوقت المحدد لترك العمل؛
- التوقيع الشخصي للموظف؛
- عدد ساعات العمل يوميا؛
- ملاحظات توضح احتمالية التأخير أو ترك المناوبة قبل الموعد المتفق عليه.
قد يتم استبعاد العديد من العناصر المدرجة أو استبدالها بعناصر أخرى، ولكن يتم الإشارة إلى عدد الساعات بأي شكل من أشكال هذه الوثيقة. يتم التحكم بدقة في هذا المؤشر من قبل صاحب العمل.
ورقة التوقيت
على الرغم من فائدته وضرورته التنظيمية، فإن سجل وقت العمل ليس وثيقة إلزامية بموجب تشريعات الاتحاد الروسي. كوثيقة رسمية، أنشأت الدولة وثيقة أخرى لهذه الأغراض - ورقة جدول العمل.
يتم تجميع بطاقة التقرير على أساس إحصائيات المجلة، باعتبارها وثيقة إلزامية، والتي بموجبها تتحكم الدولة في تنفيذ قواعد قانون العمل.
تشير ورقة التقرير إلى أرقام الموظفين الصادرة مسبقًا واسم المنظمة والتواريخ. تتضمن محتويات الوثيقة معلومات حول الحضور والغياب والعمل الإضافي وساعات الليل وعلامات الغياب.
برنامج متابعة وقت الموظف
تتيح تقنيات الكمبيوتر الحديثة استخدام البرامج للتحكم في وقت العمل وتسجيله.
يمكن لخدمة تتبع الوقت الخاصة القيام بالمهام التالية:
- جمع البيانات الإحصائية.
- الإعداد التلقائي للتقارير، ونقلها إلى المدير؛
- مراقبة وقت المتخصص الفردي؛
- توقيت اليوم، مع مراعاة فترات الراحة المخططة، وتخطيط الاجتماعات والاجتماعات.
إذا كان الموظف ينتهك الموقت - إيقاف تشغيل البرنامج أو تغيير نطاق ساعات العمل، يتلقى المدير إشعارا حول هذا الموضوع. وبالتالي، يقوم النظام بمراقبة غير مزعجة، ولكن صارمة وآلية للوصول والمغادرة وأداء المهام الأخرى.
يقلل النظام من عدد الصراعات والمواقف العصيبة للفريق. لا يحتاج المدير إلى ممارسة ضغط نفسي على الموظفين، وسيتعلم الفريق بسرعة ضبط النفس.
تقدم شركة SOTOPS أنظمة تتبع الوقت الآلية. هذه هي التقنيات الحديثة التي تزيد من إنتاجية أي عمل تجاري.
سيؤدي برنامج نظام الوقت والحضور الآلي إلى تحسين كفاءة الموظفين، وبالتالي الأجور. حتى الآن، هذا هو الخيار الوحيد غير المكلف لتحقيق أهدافك.
عملية تسجيل ساعات العمل كثيفة العمالة للغاية. إن أتمتة هذه العملية وبرنامج الكمبيوتر المقابل لتسجيل ساعات العمل سوف يحرر المحاسب، أو حتى العديد من الموظفين الاقتصاديين، من العمل الرتيب ويزيل تأثير العامل البشري.
يجب أن يُطلب من جميع الموظفين تسجيل وقت مغادرتهم/وصولهم إلى مكان العمل باستخدام بطاقات الوصول غير التلامسية الصادرة. للوفاء بهذه المتطلبات دون أدنى شك، تحتاج إلى إخطار جميع موظفي المنظمة بأنه سيتم احتساب الأجور بناء على بيانات النظام. عند دخول أراضي مؤسسة أو قسم، يقوم الموظف بإحضار البطاقة إلى القارئ، ويتم تحديده وتسجيل وقت الوصول.
هناك العديد من الخيارات لإكمال هذا النظام، والتي يتم اختيارها اعتمادًا على الميزانية وتعقيد أعمال التثبيت. بالإضافة إلى تركيب المعدات الخاصة بنظام الوقت والحضور الآلي، من الضروري تثبيت برنامج خاص يسمح لكل موظف بإنشاء جدول عمله الخاص.
| ♦ ♦ليكون جديد! |
♦ النظام مع القفل | ♦ النظام مع الباب الدوار |
تسمح لك البرامج من هذا النوع بمراعاة ما يلي:
- ♦ جداول التحول المتعددة والتناوب.
- ♦ أسباب وجيهة للغياب عن العمل إذا كانت مؤكدة بالشهادات.
- ♦ العمل الإضافي.
- ♦ جداول الإجازة.
- ♦ جديد!رصيد ساعات العمل. سيسمح لك استخدام الرصيد بتتبع ساعات العمل دون التقيد الصارم بجدول العمل، مما يسمح بالانحرافات في نهاية وبداية يوم العمل، طالما أن الموظف يعمل في الوقت المخصص خلال الفترة المحاسبية ككل. ويعني الرصيد الصفري أو الإيجابي أن الموظف عمل المدة المطلوبة من الوقت لهذه الفترة. يظهر الرصيد السلبي أن الموظف لديه عيوب (تأخير غير عمل أو مغادرة مبكرة).
استنادًا إلى تتبع وقت العمل والجدول الزمني الفردي، يمكنك أتمتة ملء النماذج القياسية T12 وT13 وإنشاء ورقة التوقيت، والذي يعكس فقط العدد الفعلي للساعات التي قضاها الموظف في العمل. ستسمح لك وحدة البرامج الإضافية بدمج بيانات ACS مع برامج المحاسبة من 1C(للحصول على بيانات عن ساعات العمل وحسابات الرواتب ).
عند تنظيم نظام التسجيل، هناك عدة خيارات ممكنة، تختلف في تكوين المعدات المستخدمة:
خيار الميزانية1مع الحد الأدنى من المعدات دون استخدام أجهزة الحجب (الأقفال والبوابات الدوارة)، فهي مربحة اقتصاديًا للغاية.
للتشغيل الفعال لمثل هذا النظام المحاسبي الآلي، من الضروري فرض رقابة صارمة على الامتثال لقواعد الوصول والمغادرة من العمل. عند الدخول، يجب على الموظف تقديم البطاقة للقارئ الذي سيقوم بتسجيل وقت الوصول. عند الخروج، يجب عليه تقديم البطاقة للقارئ، الذي سيسجل هذا الإجراء أيضًا. من أجل الوضوح البصري، يتم وضع جهاز قريب يعرض الوقت الحالي.
لا يستخدم هذا النظام أجهزة الحجب التلقائي، لذلك يمكن للموظفين عديمي الضمير تسجيل وصولهم عند المدخل ثم المغادرة لشؤونهم الشخصية (وبالتالي سيتم احتساب هذه الفترة الزمنية كوقت عمل).
يقع قارئ الدخول أمام الباب، ولا يمكن مرور الشخص إلا من خلال تحديد الهوية الصحيحة: في هذه الحالة، يفتح جهاز التحكم قفل الباب. للخروج، تحتاج أيضًا إلى إحضار البطاقة إلى القارئ - فقط بعد ذلك سيتم فتح الباب. مثل هذا النظام لا يمكنه تتبع ساعات العمل فحسب، بل يمكنه أيضًا التحكم في الوصول إلى المبنى.
يمكنك أيضًا التفكير في خيار نظام تتبع الوقت باستخدام الباب الدوار:
يحدد الباب الدوار الحديث بشكل لا لبس فيه حقيقة المرور واتجاهه، وبالتالي يتم استبعاد حالات استبدال ونقل البطاقات بين الموظفين. إذا قام الموظف بتسجيل الدخول بالفعل، فمن المستحيل استخدام بطاقته مرة أخرى.
يتيح لك إدخال نظام تسجيل وقت العمل زيادة كفاءة المنظمة وإدخال نظام عقوبات للتأخير وترك مكان العمل في الوقت المناسب. إن زيادة مستوى انضباط العمل سوف يعوض بسرعة تكاليف تركيبه.
الموظفون دائمًا مبدعون عندما يتعلق الأمر بسوء السلوك. إذا أشرف حارس أو حارس على الوصول إلى العمل، فإنه سرعان ما يصبح رفيقًا يستر التأخير. إذا كان هناك باب دوار عند المدخل، فسيقوم الزملاء دائمًا بالمساعدة وتمرير بطاقتهم عند الضرورة.
لقد جعلت أنظمة القياسات الحيوية عملية الاحتيال هذه أكثر صعوبة. ولكن حتى هنا أفلت الموظفون من العقاب: فالموظفون ببساطة لا يبدأون العمل في الوقت المحدد. أولاً، يقومون بطقوس الصباح مثل القهوة، والدردشة في المطبخ، ودراسة موجزات الأخبار على وسائل التواصل الاجتماعي. الشبكات. وعندها فقط – بعد ساعة، أو ساعة ونصف – يمكنك البدء في العمل.
حل
سيسجل برنامج مراقبة وصول الموظفين إلى العمل، المثبت على أجهزة كمبيوتر الموظفين، بوضوح من يبدأ العمل ومتى. وبمساعدتها، لن تكون على علم فقط بالوقت الذي يأتي فيه الموظفون إلى المكتب، ولكن أيضًا بالمدة التي تلي بدء العمل.
كيف يحدث هذا بالضبط؟ سنخبرك بمثال.
برنامج مراقبة حضور الموظفين في العمل Yaware.TimeTracker
يسجل برنامج Yaware.TimeTracker عندما يقوم الموظف بتشغيل الكمبيوتر وبدء العمل. وبالإضافة إلى ذلك، فإنه يتفاعل مع الإجراءات النشطة على الكمبيوتر.
وهذا يعني أنه إذا قام أحد الموظفين بتشغيل جهاز الكمبيوتر وذهب للتسكع في المكتب، فسيعرض البرنامج ذلك في تقرير "النظرة العامة":
يُظهر أن الموظف قام بتشغيل الكمبيوتر في الساعة 8:51. لكنه بدأ العمل مباشرة في الساعة 10:00. لقد ضاعت ساعة كاملة على من يعرف ماذا.
بالإضافة إلى ذلك، يقوم Yaware.TimeTracker أيضًا بتسجيل تأخر الموظف. يكفي تحديد وقت بدء يوم العمل في إعدادات البرنامج وكل من بدأ العمل لاحقاً سيتم عرضه في تقرير "متأخر":
من خلال تعيين عوامل التصفية حسب التاريخ للموظفين والأقسام، يمكنك تحليل الموظفين المتأخرين وعدد المرات واستخلاص الاستنتاجات المناسبة حول انضباط كل مرؤوس.
ولكن هذا ليس كل شيء
بالإضافة إلى التأخير، يسجل البرنامج أي من الموظفين غادر المكتب قبل نهاية يوم العمل. يتم عرض معلومات حول هذا في تقرير "اليسار المبكر":
وكما هو الحال في تقرير "بالتأخر"، يمكنك تحليل منهجية الانتهاكات من خلال ضبط المرشحات.
كما ترون، فإن برنامج مراقبة الوصول إلى العمل سيساعد ليس فقط في تتبع تأخر الموظفين، ولكن أيضًا عندما يبدأ الموظفون في أداء واجباتهم مباشرة.
بالإضافة إلى ذلك، ستتمكن أيضًا من التحكم في الموظفين الذين يغادرون العمل قبل الوقت المحدد.
لديك الفرصة للتحقق من فعالية Yaware.TimeTracker مجانًا. املأ استمارة التسجيل القصيرة و
مجلة وصول ومغادرة الموظفين (ساعات العمل)- يستخدم لتسجيل وصول ومغادرة الموظفين. قد تكون البيانات المدخلة في المجلة هي الأساس لملء ورقة زمنية.
مثال لملء القسم الرئيسي للمجلة:
تتضمن المجلة مواد إضافية:
قانون العمل في الاتحاد الروسي بتاريخ 30 ديسمبر 2001 N 197-FZ
- القسم الثالث. عقد العمل الفصل 13. إنهاء عقد العمل (مقتطفات)
- القسم الرابع. ساعات العمل الفصل 15. أحكام عامة الفصل 16. ساعات العمل
- القسم الثامن. جدول العمل. الانضباط العمالي. المادة 189. انضباط العمل وجدول العمل
يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بسجلات الوقتعملت فعلا من قبل كل موظف. (قانون العمل في الاتحاد الروسي، المادة 91)
وقت العمل- الوقت الذي يجب على الموظف، وفقًا للوائح العمل الداخلية وشروط عقد العمل، أداء واجبات العمل، بالإضافة إلى الفترات الزمنية الأخرى، وفقًا لهذا القانون والقوانين الفيدرالية الأخرى وغيرها من القوانين التنظيمية أفعال الاتحاد الروسي تتعلق بوقت العمل. يتم تحديد الإجراء الخاص بحساب معيار وقت العمل لفترات تقويمية معينة (الشهر، الربع، السنة)، اعتمادًا على المدة المحددة لوقت العمل في الأسبوع، من قبل الهيئة التنفيذية الفيدرالية التي تمارس وظائف تطوير سياسة الدولة والتنظيم القانوني في مجال العمل. (قانون العمل في الاتحاد الروسي، المادة 91).
تتبع الوقتيتم تنظيمه لأغراض:
- ضمان السيطرة على الحضور في الوقت المناسب للعمال والموظفين في العمل، وتحديد المتأخرين وعدم الحضور؛
- مراقبة تواجد الموظفين في أماكن العمل أثناء ساعات العمل، وكذلك مغادرة الموظفين ووصولهم في الوقت المناسب أثناء استراحة الغداء؛
- تسجيل مغادرة الموظفين للعمل في الوقت المناسب في نهاية يوم العمل؛
- المحاسبة عن وقت العمل الفعلي، ووقت التوقف عن العمل، والمرض، والإجازات، وغيرها من أشكال استخدام وقت العمل؛
- تسجيل الغياب.
وفقا للفن. 81 البند 6 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يمكن لصاحب العمل إنهاء عقد العمل في حالة التغيبأي الغياب عن مكان العمل دون سبب وجيه طوال يوم العمل (المناوبة) بغض النظر عن مدته، وكذلك في حالة الغياب عن مكان العمل دون سبب وجيه لأكثر من أربع ساعات متواصلةخلال يوم العمل (الوردية).
من في المنظمة يجب أن يتابع ساعات العمل؟
تقرر كل منظمة محددة هذه المشكلة بمفردها بناءً على تفاصيل أنشطتها. يمكن تحديد الالتزام بالاحتفاظ بالجداول الزمنية في عقد عمل الموظف أو الوصف الوظيفي أو تكليفه بأمر منفصل لنشاطه الرئيسي. في حالة انتهاك الالتزام بتسجيل وقت العمل، يتحمل المسؤولون المذنبون المسؤولية المسؤولية الإدارية، التي تفرضها مفتشية العمل الاتحادية.
وفقًا لـ GOST 31282-2004 ختم التحكم- جهاز مؤشر فريد يستخدم لمرة واحدة مصمم لاكتشاف الوصول غير المصرح به.
قبل البدء في العمل مع المجلة، يجب عليك ملء صفحة العنوان والشهادة. تأكد من إدخال رقم الختم في السطر المناسب؛ وبدون ذلك لا تعتبر المجلة مختومة.
معلومات مفيدة:
ما هي متطلبات سجلات الموظفين وكيف ينبغي تصميم السجل وفقًا لهذه المتطلبات، شاهد الفيديو الخاص بنا.
