Ein Programm zur automatischen Erfassung der Ankunftszeiten von Mitarbeitern. Die Ankunft und Abreise von Mitarbeitern: Wie man den Mitarbeitern Disziplin beibringt. Erstellung eines Softwareprodukts

Die Einhaltung des täglichen Arbeitsplans gehört zu den Pflichten der Mitarbeiter. Leider wird diese Bedingung von ihnen nicht immer erfüllt. Mitarbeiter kommen zu spät, verlassen die Arbeit früher und verlassen ihren Arbeitsplatz den ganzen Tag über. Aus diesem Grund installieren viele Manager Systeme.

Welche Systeme gibt es zur Überwachung der Ankunft und Abreise von Mitarbeitern?

Biometrische Systeme
Am beliebtesten sind biometrische Systeme. Sie erfassen nicht nur die Ankunfts- und Abreisezeiten der Mitarbeiter, sondern erhöhen auch das Sicherheitsniveau des Unternehmens. Denn ohne Fingerabdruck gelangt kein Fremder hinein. Daher sind sie sehr häufig in großen Institutionen oder Organisationen mit einem hohen Sicherheitsniveau anzutreffen.

Aber biometrische Systeme haben einen Nachteil. Sie markieren nur den Zeitpunkt, an dem sie tatsächlich zur Arbeit kommen. Aber nicht jeder Mitarbeiter stürzt sich sofort in den Kampf, wenn er zur Arbeit kommt. Manche Menschen trinken gerne Kaffee, plaudern mit Kollegen und machen sich dann erst an die Arbeit. Das bedeutet, dass ihre Arbeit mit einer halben bis einer Stunde Verspätung beginnt.

Zeiterfassungsprogramme
Mitarbeiter verbringen den Großteil ihrer Arbeitszeit am Computer. Daher ist es das ideale Tool zur Überwachung des Büropersonals.

Das Programm wird auf den Personalcomputern installiert und erfasst die Arbeitsbeginn- und -endezeiten; verwendete Ressourcen (Websites, Dateien, Anwendungen).

Wie das passiert und was es dem Manager bringt, schauen wir uns das Beispiel von Yaware.TimeTracker an.

Was können Sie von Zeiterfassungssoftware lernen?

1. Häufigkeit der Verspätung

Um die Verspätung zu kontrollieren, legen Sie die Startzeit des Arbeitstages in den Yaware.TimeTracker-Einstellungen fest. Wenn nun ein Mitarbeiter seine Arbeit später als zum angegebenen Zeitpunkt aufnimmt, wird dies vom System erfasst und ein „Verspätungsbericht“ erstellt.

Mit seiner Hilfe können Sie die Systematik von Verstößen herausfinden. Wählen Sie einfach den Namen des Mitarbeiters aus und gruppieren Sie die Daten nach Monat.

2. Systematische Frühbetreuung

Früheres Verlassen der Arbeit lässt sich genauso leicht feststellen wie Verspätung. Legen Sie in den Einstellungen die Endzeit fest. Erledigt ein Mitarbeiter diesen früher, wird dies im Bericht „Vorzeitiges Ausscheiden“ vermerkt.

3. Gründe für Verspätung oder vorzeitige Abreise

Es kommt vor, dass Mitarbeiter aufgrund von Arbeitsaufträgen zu spät kommen oder die Arbeit vorzeitig verlassen. Zum Beispiel ein Treffen mit einem Kunden, das Versenden eines Pakets oder der Kauf von Flugtickets.

Wenn Sie in den Einstellungen die Offline-Aktivität aktivieren, kann der Mitarbeiter den Grund für seine Verspätung oder sein vorzeitiges Verlassen erklären. Kommt er zu spät, gibt das System nach dem Einschalten des Computers eine Anfrage aus, in der der Mitarbeiter den Grund angeben kann

und kommentieren Sie es

Wenn ein Mitarbeiter früher als erwartet abreist, erscheint das Antragsformular am nächsten Tag nach dem Einschalten des Computers.

Mit einer Zeiterfassungssoftware wissen Sie nicht nur, wann Mitarbeiter kamen und gingen, sondern auch, wann sie tatsächlich mit der Arbeit begonnen haben. Dies macht es zu einem effektiven Instrument zur Überwachung der Ankunft und Abreise von Mitarbeitern im Büro.

Probieren Sie die kostenlose Version von Yaware.TimeTracker aus und überzeugen Sie sich selbst.

Alle Organisationen mit einem großen Personalbestand implementieren unterschiedliche Systeme zur Überwachung des Arbeitsprozesses, der Disziplin und der Einhaltung anderer Bestimmungen des Arbeitsvertrags durch die Mitarbeiter. Die Einhaltung der Disziplin ist ein wichtiges Kontrollelement, von dem die Produktivität und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens abhängt.

Die primäre Form der Kontrolle ist die Aufzeichnung des Arbeitstages des Mitarbeiters. Mit anderen Worten: Ein spezieller Dienst, eine verantwortliche Person oder ein automatisiertes System erfasst täglich die genaue Ankunfts- und Abreisezeit der Mitarbeiter des Unternehmens.

Zeitprotokoll der Mitarbeiter

Wenn es in einer Organisation üblich ist, ein Protokoll über die Ankunft und Abreise von Mitarbeitern zu führen, wird dieses Dokument in Form einer Tabelle erstellt und enthält die folgenden Spalten:

• Seriennummer;
• Datum von;
• Vollständiger Name des Mitarbeiters;
• Berufsbezeichnung;
• genaue Ankunftszeit am Arbeitsplatz;
• genauer Zeitpunkt des Verlassens des Arbeitsplatzes;
• persönliche Unterschrift des Arbeitnehmers;
• Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Tag;
• Notizen, die eine mögliche Verspätung oder das frühere Verlassen einer Schicht als vereinbart erklären.

Viele der aufgeführten Punkte können ausgeschlossen oder durch andere ersetzt werden, die Anzahl der Stunden wird jedoch in jedem Format dieses Dokuments angegeben. Dieser Indikator wird vom Arbeitgeber streng kontrolliert.

Stundenzettel

Bei aller Nützlichkeit und organisatorischen Notwendigkeit ist ein Arbeitszeitprotokoll nach der Gesetzgebung der Russischen Föderation kein verbindliches Dokument. Als offizielles Dokument hat der Staat für diese Zwecke ein weiteres Dokument eingeführt – das Arbeitsplanblatt.

Das Zeugnis wird auf der Grundlage von Journalstatistiken erstellt und ist ein obligatorisches Dokument, nach dem der Staat die Umsetzung der Normen des Arbeitsgesetzbuchs kontrolliert.

Auf dem Berichtsblatt sind zuvor ausgegebene Mitarbeiternummern, der Name der Organisation und Daten aufgeführt. Zu den Inhalten des Dokuments gehören Angaben zu An- und Abwesenheiten, Überstunden, Nachtstunden und Abwesenheitsnoten.

Zeiterfassungsprogramm für Mitarbeiter

Moderne Computertechnologien ermöglichen es, die Arbeitszeit per Software zu steuern und zu erfassen.

Ein spezieller Zeiterfassungsdienst kann folgende Aufgaben übernehmen:

• Sammlung statistischer Daten;
• automatische Erstellung von Berichten und deren Übergabe an den Manager;
• Überwachung der Zeit eines einzelnen Spezialisten;
• Zeitpunkt des Tages unter Berücksichtigung geplanter Pausen, Planung von Besprechungen und Besprechungen.

Wenn ein Mitarbeiter gegen den Timer verstößt – ein Programm ausschaltet oder den Arbeitszeitbereich verschiebt –, erhält der Vorgesetzte eine Benachrichtigung darüber. Somit führt das System eine unauffällige, aber strenge und automatisierte Kontrolle der Ankunft, Abfahrt und Ausführung anderer Aufgaben durch.

Das System reduziert die Anzahl von Konflikten und Stresssituationen für das Team. Der Vorgesetzte muss keinen psychologischen Druck auf die Mitarbeiter ausüben und das Team lernt schnell Selbstbeherrschung.

Das Unternehmen SOTOPS bietet automatisierte Zeiterfassungssysteme an. Dabei handelt es sich um moderne Technologien, die die Produktivität jedes Unternehmens steigern.

Ein automatisiertes Zeiterfassungssystem wird die Effizienz der Mitarbeiter und damit auch die Löhne verbessern. Bisher ist dies die einzige kostengünstige Möglichkeit, Ihre Ziele zu erreichen.

Der Prozess der Arbeitszeiterfassung ist recht arbeitsintensiv. Die Automatisierung dieses Prozesses und das entsprechende Computerprogramm zur Arbeitszeiterfassung befreien den Buchhalter oder sogar mehrere Wirtschaftswissenschaftler von monotoner Arbeit und eliminieren den Einfluss des menschlichen Faktors.

Alle Mitarbeiter sollten verpflichtet werden, die Zeit, zu der sie den Arbeitsplatz verlassen bzw. ankommen, mithilfe der ausgegebenen kontaktlosen Zugangskarten zu registrieren. Um diese Anforderungen zweifelsfrei zu erfüllen, müssen Sie alle Mitarbeiter der Organisation darüber informieren, dass die Löhne auf der Grundlage der Systemdaten berechnet werden. Beim Betreten des Territoriums eines Unternehmens oder einer Abteilung führt ein Mitarbeiter die Karte zum Lesegerät, identifiziert sich und erfasst die Ankunftszeit.

Für die Fertigstellung eines solchen Systems gibt es mehrere Möglichkeiten, die je nach Budget und Komplexität der Installationsarbeiten ausgewählt werden. Neben der Installation von Geräten für ein automatisiertes Zeiterfassungssystem ist die Installation spezieller Software erforderlich, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, seinen eigenen Arbeitsplan zu erstellen.

Mit Software dieser Art können Sie Folgendes berücksichtigen:

• ♦ Mehrschicht- und Wechselpläne;
• ♦ Gültige Gründe für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz, wenn diese durch Bescheinigungen bestätigt werden;
• ♦ Überstunden;
• ♦ Urlaubspläne;
• ♦ NEU! Saldo der geleisteten Arbeitsstunden. Mithilfe einer Bilanz können Sie die Arbeitszeiten im Auge behalten, ohne strikt an den Arbeitsplan gebunden zu sein, und Abweichungen am Ende und Beginn des Arbeitstages zulassen, sofern der Mitarbeiter während des gesamten Abrechnungszeitraums die vorgesehene Zeit arbeitet. Ein Null- oder positiver Saldo bedeutet, dass der Mitarbeiter für den Zeitraum die erforderliche Zeit gearbeitet hat. Ein negativer Saldo zeigt, dass der Arbeitnehmer Mängel aufweist (unerledigte Verspätungen oder vorzeitige Abreisen).

Basierend auf der Arbeitszeiterfassung und einem individuellen Zeitplan können Sie das Ausfüllen der Standardformulare T12 und T13 automatisieren und erstellen Stundenzettel, die nur die tatsächliche Anzahl der Stunden widerspiegelt, die der Mitarbeiter gearbeitet hat. Ein zusätzliches Softwaremodul ermöglicht Ihnen die Integration von ACS-Daten in die Buchhaltungssoftware von 1C(um Daten über geleistete Arbeitsstunden und Gehaltsabrechnungen zu erhalten ).

Bei der Organisation eines Registrierungssystems sind mehrere Optionen möglich, die sich in der Zusammensetzung der verwendeten Geräte unterscheiden:

Budgetoption1 Mit einer minimalen Ausstattung ohne den Einsatz von Sperrvorrichtungen (Schleusen und Drehkreuze) ist es wirtschaftlich sehr rentabel.

Für den effektiven Betrieb eines solchen automatisierten Buchhaltungssystems ist eine strikte Kontrolle der Einhaltung der An- und Abreiseregeln erforderlich. Beim Betreten muss der Mitarbeiter die Karte dem Lesegerät vorzeigen, das die Ankunftszeit aufzeichnet. Am Ausgang muss er die Karte dem Lesegerät vorzeigen, das diesen Vorgang ebenfalls aufzeichnet. Zur optischen Verdeutlichung ist in der Nähe ein Gerät platziert, das die aktuelle Uhrzeit anzeigt.

Dieses System verwendet keine automatischen Sperrvorrichtungen, sodass skrupellose Mitarbeiter ihre Ankunft am Eingang registrieren und dann ihren persönlichen Angelegenheiten nachgehen können (dieser Zeitraum wird dementsprechend als Arbeitszeit gezählt).

Der Zutrittsleser befindet sich vor der Tür; der Durchgang einer Person ist nur mit korrekter Identifizierung möglich: In diesem Fall öffnet die Steuerung das Türschloss. Zum Verlassen müssen Sie ebenfalls die Karte an das Lesegerät halten – erst danach wird die Tür entriegelt. Ein solches System kann nicht nur die geleisteten Arbeitsstunden verfolgen, sondern auch den Zugang zu den Räumlichkeiten kontrollieren.

Sie können auch die Möglichkeit eines Zeiterfassungssystems mithilfe eines Drehkreuzes in Betracht ziehen:

Ein modernes Drehkreuz bestimmt eindeutig die Tatsache des Durchgangs und seine Richtung, daher sind Fälle des Austauschs und der Übertragung von Karten zwischen Personal ausgeschlossen. Wenn sich ein Mitarbeiter bereits angemeldet hat, ist eine erneute Nutzung seiner Karte nicht möglich.

Durch die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems können Sie die Effizienz der Organisation steigern und ein Sanktionssystem für Verspätungen und vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes einführen. Eine Erhöhung der Arbeitsdisziplin wird die Kosten für die Installation schnell amortisieren.

Mitarbeiter sind immer kreativ, wenn es um Fehlverhalten geht. Wenn ein Wachmann oder Wachmann das Eintreffen am Arbeitsplatz überwacht, wird er schnell zum Kameraden, der die Verspätung vertuscht. Wenn es am Eingang ein Drehkreuz gibt, helfen die Kollegen immer mit und ziehen bei Bedarf ihre Karte durch.

Biometrische Systeme haben diesen Betrug erschwert. Doch auch hier kam das Personal ungeschoren davon: Die Mitarbeiter beginnen einfach nicht pünktlich mit der Arbeit. Zunächst führen sie Morgenrituale wie Kaffee trinken, in der Küche plaudern, Newsfeeds in sozialen Medien studieren. Netzwerke. Und erst dann – nach einer, anderthalb Stunden – können Sie mit der Arbeit beginnen.

Lösung

Ein auf den Personalcomputern installiertes Programm zur Überwachung der Ankunft von Mitarbeitern zur Arbeit zeichnet eindeutig auf, wer wann mit der Arbeit beginnt. Mit seiner Hilfe wissen Sie nicht nur, wann Mitarbeiter ins Büro kommen, sondern auch, wie lange es dauert, bis sie mit der Arbeit beginnen.

Wie genau geschieht das? Wir verraten es Ihnen anhand eines Beispiels.

Programm zur Überwachung der Anwesenheit von Mitarbeitern am Arbeitsplatz Yaware.TimeTracker

Das Programm Yaware.TimeTracker zeichnet auf, wann ein Mitarbeiter den Computer einschaltet und mit der Arbeit beginnt. Darüber hinaus reagiert es auf aktive Aktionen am Computer.

Das heißt, wenn ein Mitarbeiter den Computer startete und im Büro herumlungerte, zeigt das Programm dies im Bericht „Übersicht“ an:

Daraus geht hervor, dass der Mitarbeiter um 8:51 Uhr den Computer eingeschaltet hat. Aber er begann direkt um 10:00 Uhr mit der Arbeit. Eine ganze Stunde wurde mit wer weiß was verschwendet.

Darüber hinaus erfasst Yaware.TimeTracker auch die Verspätungen der Mitarbeiter. Es genügt, in den Programmeinstellungen die Startzeit des Arbeitstages anzugeben und alle, die später mit der Arbeit begonnen haben, werden im „Spät“-Bericht angezeigt:

Durch das Setzen von Filtern nach Datum für Mitarbeiter und Abteilungen können Sie analysieren, welche Mitarbeiter wie oft zu spät kommen und entsprechende Rückschlüsse auf die Disziplin jedes Untergebenen ziehen.

Aber das ist noch nicht alles

Zusätzlich zu Verzögerungen erfasst das Programm, welche Mitarbeiter das Büro vor Ende des Arbeitstages verlassen haben. Informationen hierzu werden im Bericht „Früh verlassen“ angezeigt:

Wie im Bericht „Durch Verspätung“ können Sie durch das Setzen von Filtern die Systematik von Verstößen analysieren.

Wie Sie sehen, hilft ein Programm zur Überwachung der Ankunft am Arbeitsplatz nicht nur dabei, die Verspätung von Mitarbeitern zu verfolgen, sondern auch, wann Mitarbeiter direkt mit der Erfüllung ihrer Aufgaben beginnen.

Darüber hinaus können Sie steuern, welche Mitarbeiter die Arbeit vor der festgelegten Zeit verlassen.

Sie haben die Möglichkeit, die Wirksamkeit von Yaware.TimeTracker kostenlos zu überprüfen. Füllen Sie das kurze Anmeldeformular aus und

Protokoll über Zu- und Abgänge von Mitarbeitern (Arbeitszeiten)- wird verwendet, um die Ankunft und Abreise von Mitarbeitern zu registrieren. Die im Journal erfassten Daten können als Grundlage für das Ausfüllen eines Stundenzettels dienen.

Ein Beispiel für das Ausfüllen des Hauptteils des Journals:

Das Magazin enthält zusätzliche Materialien:

Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation vom 30. Dezember 2001 N 197-FZ

• Abschnitt III. Arbeitsvertrag Kapitel 13. Beendigung des Arbeitsvertrages (Auszüge)
• Abschnitt IV. Arbeitszeit Kapitel 15. Allgemeine Bestimmungen, Kapitel 16. Arbeitszeit
• Abschnitt VIII. Arbeitsplan. Arbeitsdisziplin. Artikel 189. Arbeitsdisziplin und Arbeitsplan

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Zeitaufzeichnungen zu führen tatsächlich von jedem Mitarbeiter geleistet wurde. (Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, Artikel 91)

Arbeitszeit- die Zeit, in der der Arbeitnehmer gemäß den internen Arbeitsvorschriften und den Bedingungen des Arbeitsvertrags Arbeitspflichten erfüllen muss, sowie andere Zeiträume, die in Übereinstimmung mit diesem Kodex, anderen Bundesgesetzen und anderen Rechtsvorschriften gelten Gesetze der Russischen Föderation beziehen sich auf die Arbeitszeit. Das Verfahren zur Berechnung der Arbeitszeitnorm für bestimmte Kalenderzeiträume (Monat, Quartal, Jahr) in Abhängigkeit von der festgelegten Arbeitszeitdauer pro Woche wird vom Bundesorgan festgelegt, das die Aufgaben der Entwicklung der Landespolitik und der Rechtsvorschriften wahrnimmt das Feld der Arbeit. (Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, Artikel 91).

Zeiterfassung wird zu folgenden Zwecken organisiert:

• Gewährleistung der Kontrolle über die rechtzeitige Anwesenheit von Arbeitern und Angestellten am Arbeitsplatz, Erkennung von Verspätung und Nichterscheinen;
• Überwachung der Anwesenheit des Personals am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit sowie der rechtzeitigen Abreise und Ankunft der Mitarbeiter während der Mittagspause;
• Erfassung des rechtzeitigen Verlassens der Arbeitnehmer von der Arbeit am Ende des Arbeitstages;
• Abrechnung von tatsächlich geleisteter Arbeitszeit, Ausfallzeiten, Krankheit, Urlaub und anderen Formen der Arbeitszeitnutzung;
• Registrierung von Fehlzeiten.

Gemäß Art. Gemäß Artikel 81 Absatz 6 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation kann ein Arbeitsvertrag in diesem Fall vom Arbeitgeber gekündigt werden Fehlzeiten, also bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz ohne triftigen Grund während des gesamten Arbeitstages (Schicht), unabhängig von der Dauer, sowie bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz ohne triftigen Grund für mehr als vier Stunden am Stück während des Arbeitstages (Schicht).

Wer in der Organisation sollte die Arbeitszeiten im Auge behalten?

Jede einzelne Organisation entscheidet über diese Frage unabhängig auf der Grundlage der Besonderheiten ihrer Aktivitäten. Die Pflicht zur Führung von Arbeitszeitnachweisen kann im Arbeitsvertrag oder in der Stellenbeschreibung des Arbeitnehmers festgelegt oder ihm durch eine gesonderte Anordnung für seine Haupttätigkeit übertragen werden. Für Verstöße gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung haften die schuldigen Beamten administrative Verantwortung, verhängt von der Bundesarbeitsinspektion.

Gemäß GOST 31282-2004 Kontrolldichtung- ein einzigartiges Einweg-Indikatorgerät zur Erkennung unbefugten Zugriffs.

Bevor Sie mit der Arbeit mit der Zeitschrift beginnen, müssen Sie das Titelblatt und die Bescheinigung ausfüllen. Geben Sie unbedingt die Siegelnummer in die entsprechende Zeile ein. Andernfalls gilt das Journal nicht als versiegelt.

Eine nützliche Information:

Welche Anforderungen an Personal-Logbücher gestellt werden und wie das Logbuch entsprechend dieser Anforderungen gestaltet sein sollte, sehen Sie in unserem Video.