A vezető távollétében aláírási joggal rendelkező végzés. Az elsődleges iratok aláírási jogát biztosító végzés elkészítésének eljárása. Amikor nem lehet parancs nélkül

A főkönyvelő aláírási jogának megadásaszükség esetén adják ki. Milyen dokumentumokat írhat alá a főkönyvelő egy ilyen megbízás kibocsátása után, mikor és hogyan kell végrehajtani - derítse ki a cikkből.

Tekintse meg videónkat az elsődleges dokumentumok aláírási jogának átruházásáról:

Mikor adják ki a főkönyvelőnek aláírási jogot biztosító végzést?

Azon helyzetek között, amikor a főkönyvelő aláírási jogot kap, a következők sorolhatók fel:

• annak szükségessége, hogy a dokumentumok aláírására vonatkozó jogosultság egy részét átadják a vállalat vezetőjétől vagy más tisztviselőtől e személyek távollétében;
• bizonyos dokumentumok aláírási jogának biztosítása a főkönyvelőnek, ha ezt a jogot nem kapta meg a felvételekor;
• a vezető könyvelőnek a vezetői iratok aláírási jogának biztosítása, ha a társaság érdekeit a telephelyén kívül egyénileg képviseli;
• más helyzetekben.

A főkönyvelőnek a speciálisan meghatározott helyzeteken kívül beosztásából adódóan rengeteg dokumentummal kell megbirkóznia. A cikk további részeiben megtudhatja, hogyan szabályozható a főkönyvelő aláírásának folyamata, és mit ír elő a jogszabály ezzel kapcsolatban.

Az első és második aláírás joga – mit jelent ez a főkönyvelő számára?

Az „első és második aláírás joga” fogalma 2014-ig hivatalosan is jelen volt a gazdasági és pénzügyi szóhasználatban. Például a Bank of Russia már lejárt, 2006. szeptember 14-én kelt, 280-I számú, a bankszámlák nyitására és lezárására vonatkozó utasítása kimondja, hogy:

• az első aláírás joga a jogi személy vezetőjét és (vagy) a közigazgatási aktus vagy meghatalmazás alapján első aláírási joggal felruházott egyéb alkalmazottakat illeti meg (7.5. pont);
• a második aláírás joga a jogi személy vezető könyvelőjét és (vagy) a közigazgatási aktus alapján számvitelre jogosult személyeket illeti meg (7.6. pont).

A Bank of Russia 2014. május 30-án kelt, azonos nevű, 153-I számú utasításában, amely felváltotta a 280-I. számú utasítást, az „első és második aláírás joga” fogalmát nem alkalmazzák.

Így a törvényben meghatározott fogalom:

• nem kötelező megadni;
• belső célokra bármely gazdálkodó szervezet felhasználhatja.

Ezt a kétlépcsős (vagy többlépcsős) dokumentum-aláírási modellt jellemzően nagyvállalatok használják. Biztosítja a dokumentumok jóváhagyását különböző típusok valamint a cég meghatározott tisztségviselőivel történő találkozók (jegyzéküket belső cégdokumentumok állítják össze), és a cégvezető, aki alapértelmezés szerint első aláírási joggal rendelkezik, csak azután helyezi fel a dokumentumra, hogy az összes közbenső aláírás megjelenik a jóváhagyáson. forma.

A legtöbb kis- és közepes kereskedő esetében egyáltalán nem veszik figyelembe az első és második aláírások megkülönböztetésének kérdését.

Mikor a főkönyvelő abszolút felelőssége a dokumentumok aláírása?

A számviteli standardok javulása fokozatosan oda vezet, hogy mind a főkönyvelő aláírása, mind (egyes esetekben) maga a beosztás fokozatosan elveszti eredeti értelmét.

Például:

• a főkönyvelő aláírására szolgáló sor eltűnt a számviteli nyilvántartásból (Az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2015. április 6-i 57n. sz. rendelete);
• törvény nem írja elő a főkönyvelő második aláírásának kötelezettségét a fizetési bizonylatokon (153-I. utasítás);
• a számvitelről szóló 2011. december 6-i 402-FZ. törvényből az Art. 7. § (a számvitelről szóló, hatályon kívül helyezett 129-FZ. törvény), amely előírja különösen a főkönyvelő számára a monetáris és elszámolási dokumentumok aláírásának kötelezettségét, valamint a pénzügyi és hitelezési kötelezettségeket;
• A társaság vezetője jogosult a főkönyvelői feladatok ellátására (a 402-FZ törvény 7. cikke);
• Az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma szerint a könyvelői szakma hamarosan teljesen eltűnik a munkaerőpiacról - a minisztérium szerint ezt felváltják a modern elektronikai technológiák.

Gyakran felvesznek egy szakembert főkönyvelőnek azzal a kitétellel, hogy nem rendelkezik aláírási joggal.

Ezzel egyidejűleg külön adózási és számviteli nyomtatványokon a főkönyvelő aláírására szolgáló rovat megmarad, de a főkönyvelő aláírása helyett olyan munkavállaló aláírását is tartalmazhatja, akinek a jelen bizonylat aláírására jogosultságát külön végzéssel, ill. meghatalmazást.

Egyes jogszabályokban hivatkoznak a főkönyvelő aláírására - például az Orosz Föderáció Központi Bankja 2014. március 11-i, 3210-U számú utasításának 4.3. pontja azt mondja, hogy a készpénzes dokumentumok által aláírt főkönyvelő vagy könyvelő (hiányukban - vezető), valamint pénztáros.

Így a főkönyvelő aláírásának alternatívája ebben az esetben is biztosított.

Tanulmányozza a készpénzes tranzakciók lebonyolítására vonatkozó követelményeket a weboldalunkon közzétett cikkek segítségével:

• „A készpénzes tranzakciók lebonyolítási rendje 2018-ban” ;
• „Pénzpénzfegyelem – 2018-as készpénzegyenleg limit” .

Emiatt egy modern főkönyvelőnek nehéz eligazodni ebben a kérdésben, ha állást foglal, különösebb fenntartások és (vagy) külön írásbeli utasítások kiadása az aláírásának dokumentumokon való feltüntetésének eljárásával kapcsolatban.

Egy külön megrendelés segít tisztázni ezt a helyzetet. A kiadvány következő részében elmondjuk, hogyan kell összeállítani.

Hogyan kell elkészíteni az aláírási jogot biztosító végzést, és hogyan néz ki a mintája?

A főkönyvelő aláírási jogát biztosító végzésnek nincs kötelező, jogszabályban meghatározott formája. Azt az időtartamot, amelyre az aláírási jogot fel kell tüntetni (a főkönyvelői beosztás teljes időtartamára vagy egy bizonyos időtartamra), valamint az aláírható dokumentumokra vonatkozó pontosító információkat - akár az összes dokumentumot, akár egy meghatározott listát.

Példa:

„A termékértékesítési piac bővülése, a szerződő felek számának növekedése és az elsődleges számviteli bizonylatok mennyiségének növekedése miatt

RENDELEM:

1. 2018.01.07-től adja meg az egyetemes átutalási dokumentumok (UDD) aláírási jogát Tamara Nikolaevna Selezneva főkönyvelőnek.
2. Az UPD időben történő végrehajtásának megszervezéséért és azok aláírásáért T. N. Selezneva főkönyvelőt bízták meg.
3. 2018. 01. 07-től kiegészítő feladatok ellátásáért T.N. Selezneva béremelést fizessen ki.
4. A parancs végrehajtásának ellenőrzését A. Devjatov kereskedelmi igazgatóra bízzák.

Állítsa össze a megrendeléseket a weboldalunkon közzétett minták alapján - lásd a cikket .

Eredmények

A főkönyvelő aláírási jogát biztosító végzés meghatározza ezen jogosítványok időtartamát és az aláírandó bizonylatok fajtáit is. Abban az esetben kell elkészíteni, ha a főkönyvelőt nem előírt feladatokkal ruházzák fel munkaköri leírás, vagy ha az alkalmazott felvételekor az volt jogoktól megfosztott dokumentumok aláírása.

Show összecsukása

Ha egy dokumentumon aláírást kérünk, az nagyon fontos. Valóban, jogsértések esetén a dokumentumot arra felhatalmazott személy által aláíratlannak tekintik, pl. jogerő nélkül.

Show összecsukása

A megbízás a kormányszerv (strukturális egysége) vezetője által a vezetési egység alapján eljáró, a szervet terhelő fő- és működési feladatok megoldása érdekében kiadott jogi aktus. Bizonyos esetekben ez a szervezetek és tisztviselők széles körét érintheti, függetlenül az alárendeltségtől (Rövid szótár a dokumentumok típusairól és fajtáiról, a Szovjetunió Minisztertanácsa alatti Fő Levéltári Igazgatóság, VNIIDAD, Régi Törvények Központi Állami Levéltára. - M., 1974).

Rendelés - egy kormányzati szerv vezetőjének aktusa, kormányzati szerv, egy kereskedelmi szervezet, amely az alkalmazottak számára kötelező telepítéseket tartalmaz (Modern Economic Dictionary).

A megrendelés a Szervezeti és Adminisztratív Dokumentáció Egységes Rendszeréhez (USORD) kapcsolódó szervezeti és adminisztratív dokumentum, amely az OK 011-93 „Összoroszországi Vezetési Dokumentáció Osztályozója” (OKUD)) (0200000 osztály) tartalmazza.

Hogyan szerezzünk aláírási jogot?

Megrendeléseket adnak ki a fő tevékenységekre és a személyzetre. Egy vállalkozásnál a megbízást általában a vezető írja alá. Hadd magyarázzuk el, min alapulnak a képességei.

A jogi személy végrehajtó szerve megtestesíti az alapítók (résztvevők) akaratát és irányítja a szervezet mindenkori tevékenységét. Ugyanakkor lehet egyéni - a szervezet főigazgatója (vagy igazgatója), vagy kollegiális - az igazgatóság (vagy igazgatóság). A szervezet alapszabályában szerepel, hogy milyen jogok illetik meg a vezérigazgatót és az igazgatóságot (ha van). Az alapszabály meghatározza az illetékes végrehajtó szerv hatáskörébe tartozó dokumentumok jóváhagyásának (aláírásának) eljárását. Ezért annak érdekében, hogy megértse a megbízások aláírásának jogát egy vállalkozásnál, figyelmesen el kell olvasnia a vállalkozás alapszabályát.

Lásd a charta kivonatának mintaformátumát az 1. példában. A vizsgált helyzetben a kulcsmondat a „7.4. A Társaság vezérigazgatója: ... olyan utasításokat ad ki és utasításokat ad, amelyek a Társaság minden dolgozójára nézve kötelezőek.” Ez a megfogalmazás azt jelenti, hogy egy szervezetben csak a főigazgató írhat alá megbízást.

1. példa

Az alapszabály csak a vezérigazgató általi aláírási jogot tükrözi

Show összecsukása

2. példa

A megbízások aláírási jogának folyamatos átruházása

Show összecsukása

De a végzést más tisztviselő is aláírhatja, és több lehetőség is lehetséges. Rendszerezzük ezeket úgy, hogy megjelöljük, ki írhat alá megbízást a vállalkozás vezérigazgatójára, és milyen dokumentumok rögzítik ezeket a jogköröket:

Fontos! Ha olyan dokumentum aláírását delegálják, amely nem csak a szervezeten belül van „körbe”, hanem harmadik félnek is be kell mutatni, akkor az aláírási jogot is meg kell erősíteni. meghatalmazást. Ez általában nem vonatkozik a megbízások aláírására. Leggyakrabban levelekre, szerződésekre, adóbevallásra stb. A meghatalmazás témájával a magazin következő számaiban részletesebben foglalkozunk.

Nézzük meg közelebbről a 2.1 opciót - ideiglenesen távollévő vezető jogkörének átruházása alapító okirattal.

3. példa

Reflexió az ideiglenesen távollévő főigazgató hatáskör-átruházási chartájában

Show összecsukása

A főigazgató szabadsága, átmeneti rokkantsága vagy üzleti útja miatti távolléte idején feladatait az általános igazgató-helyettes látja el, aki megszerzi a megfelelő jogokat, és felelős a rábízott feladatok minőségéért és határidőre történő ellátásáért. .

Ebben az esetben a munkavállaló a charta alapján eljáró vezérigazgatóvá válik, és ennek megfelelően rendelkezik az utóbbi minden jogkörével, beleértve a hatáskörébe tartozó dokumentumok aláírásának jogát is. A megbízott vezérigazgató hatáskörét harmadik fél (partner, szabályozó hatóságok) felé az alábbi dokumentumokkal tudja igazolni:

• az alapító okirat vagy annak kivonata közjegyző által hitelesített másolata, amely tartalmazza, hogy a vezérigazgató távollétében ki irányítja a jogi személyt;
• az érintett személy főigazgató-helyettesi munkakörbe történő kinevezéséről szóló végzés;
• a főigazgató távollétét rögzítő dokumentum (betegszabadság vagy üzleti útra vagy nyaralásra vonatkozó utasítás).

Ha az alapító okirat ilyen eljárást ír elő a vezérigazgatói feladatok ellátására, akkor távollévő vezetőként csak az alapszabályban meghatározott tisztviselő nevezhető ki. Esetünkben ez a főigazgató-helyettes.

Most fontolja meg a 2.2 opciót, amikor az ideiglenesen távollévő vezető hatáskörének átruházása végzéssel történik(A 4. és 5. példa példákat mutat be ilyen sorrendekre).

Ebben az esetben az eljáró tisztviselő jogosultságának megerősítéséhez be kell mutatnia:

• a főigazgató üzleti útjával, szabadságával vagy átmeneti rokkantságával kapcsolatos feladatainak ellátásáról szóló rendelet;
• ha ebben a sorrendben a teljes név szerepel. eljáró, és nem csak az állandó beosztása, akkor nem lesz szükség egy adott személy kinevezésére erre a pozícióra;
• a főigazgató távollétét rögzítő dokumentum.

4. példa

Egyszeri hatáskör-átruházás távollévő vezetőre

Show összecsukása

5. példa

A távollévő vezető jogkörének átruházása folyamatosan

Show összecsukása

De van egy másik egzotikus lehetőség is, nevezzük No. 3. A gyakorlatban olyan helyzet lehetséges, amikor az előző vezérigazgató kilépett, az alapítók pedig még nem találtak újat. Ha ezt a helyzetet az alapszabály nem írja elő, akkor a résztvevők (részvényesek) közgyűlése ideiglenes személyt jelöl ki. Ehhez jegyzőkönyvet kell készíteni arról az ülésről, amelyben ezt a pozíciót ideiglenesen egy bizonyos személyre ruházzák át. Ez a dokumentum erősíti meg harmadik felek számára az ideiglenes vezető hatáskörét és aláírási jogát.

Hogyan kell kitölteni az „aláírás” adatait?

Most nézzük meg, hogyan állíthatjuk be az „aláírás” attribútumot a dokumentumok aláírásának azonosított helyzeteihez. Kezdjük a közhelyekkel – idézzük általános szabályokat ennek az adatnak a bejegyzése azokban a szervezeti és adminisztratív dokumentumokban, amelyekre a végzés vonatkozik.

Irattöredék

Show összecsukása

GOST R 6.30-2003 „A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei"

3.21. Az „Aláírás” részlet tartalmazza: az okiratot aláíró személy beosztásának megnevezését (teljes, ha az irat nem fejléces okmányra készült, fejléces okmány esetén pedig rövidítve); személyes aláírás; aláírás visszafejtése (iniciális betűk, vezetéknév)…

Irattöredék

Show összecsukása

A tisztviselő aláírása

Az aláírás tartalmazza: az okiratot aláíró személy beosztásának megnevezését (hivatalos nyomtatvány használata esetén a munkakör megnevezése nem kerül feltüntetésre), a személyes aláírást és annak dekódolását (kezdeményező és vezetéknév)…

Amint az a fenti iratkivonatokból látható, az „aláírás” attribútum regisztrálásakor az iratot aláíró személy beosztása (és nem „akiért”) kerül feltüntetésre. Ezenkívül figyelembe kell venni, hogy a megbízásokat nem a tisztviselő fejlécén adják ki, hanem csak a szervezet fejlécén. Ezért a pozíciót röviden (azaz a szervezet nevének megismétlése nélkül) jelzi.

Tehát, ha a megbízást a vezérigazgató írja alá, akkor az „aláírás” attribútum a 6. példában, valamint a 2., 4. és 5. példában látható módon fog kinézni (emlékeztessünk arra, hogy a megbízások nincsenek lebélyegezve).

6. példa

Show összecsukása

Ha a megbízást egy másik tisztségviselő írja alá, akit az alapító okirat eredetileg erre a jogosultságra adott (besorolásunk szerint ez az 1.2-es helyzet), vagy a vezető megbízással delegálta, függetlenül a távollététől/jelenlététől (1.1. helyzet) , akkor a pozíciót a „signature” attribútumba kell beírni ez a személy:

6. példa

A vezérigazgató aláírása a parancson

Show összecsukása

Ha egy okirat aláírási joga csak a vezetőnek van joga, és az – egyéb jogok és kötelezettségek mellett – a távollét ideje alatt feladatait ellátó személyre száll át, akkor helyénvaló az „eljáró” szó megjelenése. vagy "színészkedés". Még ha helyettese, Artemenko is Muhin vezérigazgatójaként működik majd, a 2.1., 2.2. és 3. számú helyzetben az aláírását az alábbiak szerint kell elkészíteni (a személyes felvirágoztatás és annak átirata Artemenkóé, a pozíció pedig „megbízott vezérigazgató” megjegyzéssel jelezve:

6. példa

Show összecsukása

7. példa

A megbízott főigazgató aláírása

Show összecsukása

Elrendeztük lehetséges opciók hozzáértő viselkedés különböző helyzetekben, a meglévő tervezési szabályok alapján. Most tegyünk egy fontos nyilatkozatot. A fenti idézetek mindegyike az „aláírási” feltétel rögzítésének szabályaival együtt ajánló jellegű, ezért Azt tanácsoljuk olvasóinknak, hogy az „aláírási” szükséglet regisztrálásának eljárását vegyék figyelembe szervezete Irodai munkautasításaiban., amely megegyezhet a fenti ajánlásokkal. Ebben az esetben az „aláírási” kellék regisztrációja „legalizálódik” az Ön szervezete számára.

Teljesen más a helyzet abban az esetben, ha a menedzser (például Ivanov) hirtelen üzleti útra ment, megbetegedett vagy másik nyaralásra ment, miközben a dokumentumok aláírási jogának delegálása a szervezetben változatlan maradt. Nos, ez ismerős helyzet?

És itt mindenki úgy gazdálkodik, ahogy tud. A dokumentumok aláírásának leggyakoribb lehetőségei a következők:

• jelölje meg a pozíciót és annak dekódolását, mint a főigazgató, és próbálja meg kikovácsolni személyes felvirágzását, vagy a megmaradt faxot az irodába helyezi (GSDOU, GOST R 6.30 2003 és Módszertani ajánlások az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásához a szövetségi végrehajtó szervekben az a követelmény, hogy az adatok „aláírás” tartalmazzon személyes aláírást. És lehet kézzel írt, elektronikus vagy fax. Ön dönti el, hogy a megrendeléshez csatol-e faxot. Csak annyit jegyezzünk meg, hogy a fax használata a egy szervezetet szervezeti és adminisztratív dokumentumokkal kell ellátni, és még akkor is, ha úgy dönt, hogy faxot rendel el, akkor mérje fel az összes kockázatot, amelynek a szervezete ki van téve, ha szükséges egy ilyen dokumentum jogszerűségének bizonyítása. Egyébként, ha olyan dokumentumot írnak alá, amelyet harmadik félnek küldenek, akkor annak jogi érvényesítéséhez a felek között faxon is létre kell hozni egy megállapodást az ilyen dokumentumok aláírásának elfogadhatóságáról. ;
• megváltoztatják az aláírót, miközben hozzáadnak egy perjelet, a „for” elöljárószót vagy az ismerős „i.o” rövidítést. Ivanov vezérigazgató beosztása előtt egy másik személy (például Komarov) felvirágoztatja magát, és vezetéknevével jelzi kezdőbetűit (lásd a 8. és 9. példát). Ezen opciók bármelyike ​​hibás, ha más személyeknek nincs felhatalmazása a dokumentumok aláírására a főigazgató helyett.

8. példa

Show összecsukása

9. példa

Helytelen tervezési beállítás az „aláírás” attribútumhoz

Show összecsukása

10. példa

Helytelen tervezési beállítás az „aláírás” attribútumhoz

Show összecsukása

11. példa

Helytelen tervezési beállítás az „aláírás” attribútumhoz

Show összecsukása

Előfordulhat az is, hogy egy dokumentumtervezetet a másik fél már aláírt (például megállapodást), vagy egy megbízástervezet hosszadalmas, összetett jóváhagyási folyamaton ment keresztül, amely sok vízumot gyűjtött össze, és ezen a dokumentumon az „aláírás” attribútum szerepel. . A távollévő vezérigazgató pozícióját már lenyomtatták. Lehetséges-e valahogy aláírni ezt a papírt anélkül, hogy újabb dokumentumot hozna létre? ha egy másik jelenlévő tisztviselő aláírási joggal rendelkezik? Nézzük az elérhető ajánlásokat:

Irattöredék

Show összecsukása

GSDOU (jóváhagyta a Szovjetunió Fő Levéltárának Tanácsa 88. 04. 27-én, a Szovjetunió Főlevéltárának 88. 05. 25-i 33. sz. parancsa)

Ha az irattervezeten aláírt tisztviselő távol van, az iratot a feladatát ellátó személy vagy helyettese írja alá. Ebben az esetben fel kell tüntetni az iratot aláíró személy tényleges beosztását és vezetéknevét (javítások történhetnek tintával vagy géppel, pl.: „eljáró”, „helyettes”). Nem szabad dokumentumokat aláírni a „for” előszóval vagy a munkakör megnevezése előtti perjellel.

A GOST R 6.30-2003 nem tartalmaz magyarázatot arra vonatkozóan, hogy az „aláírás” attribútumot hogyan kell elkészíteni egy dokumentumtervezeten a főigazgató távollétében, amikor az aláírása már elkészült. Csak annyit jeleznek, hogy az okiratot az eljáró tisztségviselő írhatja alá tényleges beosztásának és vezetéknevének feltüntetésével. Ebben az esetben tilos a „Mert” elöljárószót, a kézzel írt „helyettes” feliratot feltenni. vagy perjel a munkakör megnevezése előtt.

Kizárólag az Állami Költségvetési Oktatási Intézmény ajánlásaihoz vezethetünk (teljes terjedelmében - „A gazdálkodás dokumentációs támogatásának állami rendszere. Alapvető rendelkezések. Általános követelmények dokumentumokhoz és dokumentációt támogató szolgáltatásokhoz") és Módszertani ajánlások a szövetségi végrehajtó hatóságoknál az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásáról.

Irattöredék

Show összecsukása

A „Mert” előtaggal vagy a munkakör megnevezése előtti perjellel irat aláírása nem megengedett. Ha nincs olyan tisztségviselő, akinek az irattervezeten az aláírása szerepel, az iratot a vezető helyettese írja alá, aki az ügyvezető nevében irat aláírási joggal rendelkezik, vagy más, az elosztásról szóló rendelet szerint aláírási joggal rendelkező tisztviselő. Feladatai, valamint az okiratot aláíró személy tényleges beosztása és vezetékneve feltüntetésre kerül. Az elkészített dokumentumon az iratot aláíró személy kézzel is javíthat.

Az okirat személy általi aláírásakor az ideiglenesen távollévő vezető (szabadság, betegség, üzleti út) utasítása szerint az aláírás az alábbiak szerint történik:

De ahhoz, hogy a fenti követelményeket kifejezetten az Ön szervezetére nézve normatívá tegyük, azokat az Ön szervezete Irodakezelési Utasításaiban is rögzíteni kell. Célszerű az Útmutatót egy egyértelmű példával kiegészíteni az aláírás kialakítására a vizsgált esetben:

Ebben a példában az utószó „I.o.” a „főigazgató” kifejezés és a teljes név előtt. a megbízást ténylegesen aláíró személy („A.K. Murashkin”) megtehető kézzel vagy géppel, ha ez technikailag megtehető.

A második lehetőség a pozíció megjelölése a „helyettes” utószóval. a „főigazgató” kifejezés előtt - akkor lehetséges, ha a helyettesnek joga van ilyen dokumentumok aláírására.

Mindenesetre, mielőtt a tervezés ezen finomságait tükrözné az Irodairányítási Utasításokban, meg kell egyezni, beleértve a szervezet vezetőjét is. Érvként idézhet a cikkben összegyűjtött dokumentumokból. Egyúttal figyelmeztetem az irodavezetői szolgálat munkatársait a visszaélésekre az „aláírási” szükséglet regisztrálásakor, pl. minimalizálja az „utóiratokat”. És feltétlenül el kell hagynia a perjelet és a „for” előszót a pozíció előtt, mert az ilyen tervezési lehetőségek hibásak, és kétségbe vonják az „ilyen nehézségekkel aláírt” dokumentum jogi érvényességét.

Lábjegyzetek

Show összecsukása

Minden üzleti tranzakciók elsődleges számviteli bizonylatokkal kell formálni, amelyek alapján a számvitel folyik.

Az elsődleges számviteli bizonylatokat akkor fogadják el könyvelésre, ha azokat az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak albumaiban található formában készítették el, és olyan dokumentumokat, amelyek formáját ezek az albumok nem írják elő, tartalmazniuk kell többek között a megjelölt személyek.

3. pontja értelmében Az N 129-FZ szövetségi törvény 9. cikke értelmében az elsődleges számviteli dokumentumok aláírására jogosult személyek listáját a szervezet vezetője hagyja jóvá a főkönyvelővel egyetértésben. Az üzleti tranzakciók formalizálásához használt dokumentumok készpénzben, amelyet a szervezet vezetője és a főkönyvelő vagy az általuk meghatalmazott személyek írnak alá.

A társaság ügyvezető szervének hatáskörébe tartozik a társaság jelenlegi tevékenységének irányításának minden kérdése.
Így a szervezet vezetője teljesíti a rá ruházott kötelezettségeket a társaság irányításával kapcsolatban mind személyesen, mind pedig azzal, hogy hatásköreinek egy részét a vállalkozás más alkalmazottaira ruházza át.
Ez a norma azt jelenti, hogy a jogalkotó lehetőséget biztosított arra, hogy az elsődleges dokumentumokat ne csak a szervezet vezetője, hanem más felhatalmazott személyek is aláírják.

Ezért a munkavállaló elsődleges dokumentumok aláírási jogát a szervezet belső dokumentumainak kell szabályozniuk. Ha a munkavállaló jogosult a pénzeszközökkel végzett tranzakciókat dokumentáló dokumentumok aláírására, akkor ezt a belső felhatalmazást nemcsak a főigazgatónak, hanem a főkönyvelőnek is alá kell írnia. Az utolsó követelmény teljes mértékben vonatkozik az igazgatóhelyettest a fizetésről szóló számlák aláírására jogosító dokumentum közzétételére.

(6) bekezdése szerint Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 169. §-a szerint a számlát a szervezet vezetője és főkönyvelője vagy más, a szervezetre vonatkozó végzéssel (egyéb adminisztratív dokumentummal) vagy a szervezet nevében kiadott meghatalmazással erre felhatalmazott személyek írják alá. szervezet.

Így a leguniverzálisabb módja annak, hogy bizonyos alkalmazottakat bizonyos dokumentumok aláírási jogával ruházzanak fel, a helyi szabályozási aktus kiadása. Általában egy vállalati megbízást alkalmaznak ilyen cselekményként. Egy ilyen megrendelésnek nincs egységes nyomtatványa, így bármilyen formában kiadják, hacsak a szervezet nem dolgozott ki valamilyen speciálisat. A munkaköri leírásában meghatározhatja a munkavállaló feladatkörét, beleértve bizonyos dokumentumok aláírási jogát is.

Így az elsődleges számviteli bizonylatok aláírására jogosult személyek listáját a szervezet vezetőjének jóvá kell hagynia (megbízással vagy rendelettel), azonban a rendelési szám feltüntetését a számlán a hatályos jogszabályok nem írják elő. Mindeközben az adóhatósággal való konfliktushelyzetek elkerülése érdekében javasolt továbbra is feltüntetni, hogy egy adott személy miért írja alá az elsődleges dokumentumokat.

2. pontjának "g" alpontja. Az 1996. november 21-i N 129-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény 6. cikke lehetővé teszi a fenntartás lehetőségét. számvitel személyesen a szervezet vezetője.

Így, ha a főkönyvelői feladatokat a szervezet vezetője személyesen látja el, a vezető aláírása a számlán kétszer szerepel: a vezető és a főkönyvelő esetében. Ebben az esetben azt a tényt, hogy a főkönyvelő feladatait a vezetőre bízzák, a szervezet számára megfelelő megbízással kell megerősíteni.

Az ilyen megrendelés formáját a szervezet önállóan alakítja ki a jelenlegi irodairányítási rendszere alapján.

Általánosságban elmondható, hogy a társaság képviseletének (a társaság nevében eljárni) joga, ideértve az elsődleges számviteli bizonylatok aláírását is, meghatalmazás vagy egyéb okirat nélkül, a társaság egyedüli végrehajtó szervét illeti meg - annak igazgatóját vagy személyét. aki szerződés alapján kapott ilyen funkciókat (például menedzser ).

Ha igen, ki írhatja alá az elsődleges dokumentumokat? Végül is kiderülhet, hogy a vezető távol van a munkahelyéről, betegszabadságon vagy szabadságon van, vagy a szervezet dokumentumforgalma túl nagy, és irreális, hogy egy ember megbirkózzon ekkora munkával. Mi a teendő ebben az esetben? Átadható-e a dokumentumok aláírási joga más személyekre?

Az elsődleges iratok aláírására jogosult személyek listáját a cégvezető határozza meg végzéssel vagy egyéb ügyviteli okirattal. A vezetőnek joga van meghatalmazást kiadni a vonatkozó dokumentumok aláírási jogára mind a szervezet vezetője, mind tisztségviselői számára.

Melyik dokumentum erősíti meg az elsődleges dokumentumok aláírásának jogát - megrendelés vagy meghatalmazás? Mindkét dokumentum megerősítheti a polgár jogosultságát az elsődleges dokumentumok aláírására. Mi a különbség ezek között a dokumentumok között? Találjuk ki.

Elsődleges dokumentumok aláírása meghatalmazással

A társaság alapítója, részvényese és más állampolgárok nem a társaság egyedüli végrehajtó szervei, és nem jogosultak a társaság nevében eljárni. A cég érdekeit azonban a részükre kiadott meghatalmazás alapján képviselhetik. Ezen túlmenően az elsődleges dokumentumok aláírására vonatkozó meghatalmazás (a dokumentum minta szövege az alábbiakban található) olyan állampolgár számára adható ki, akivel a cég nem áll munkaviszonyban, azaz nem a cég alkalmazottja. . Ha egy vállalat meghatalmazást adott ki egy magánszemélynek, akkor az állampolgár meghatalmazott képviselőjévé válik, és jogosult az elsődleges dokumentumok aláírására a társaság nevében.

Így, ha egy vállalatnak jogot kell adnia egy állampolgárnak az elsődleges dokumentumok aláírására, akkor szükséges:

• meghatalmazást ad ki a társaságtól (amelyet annak vezérigazgatója képvisel) az érintett tisztviselők elsődleges iratok aláírási jogára;
• külön megbízási szerződésben jelölje meg az állampolgár azon kötelezettségét, hogy időben benyújtsa a dokumentumokat a számviteli nyilvántartásba történő bejegyzéshez, valamint felelősségét a továbbított adatok pontosságáért.

A hivatalosan jóváhagyott minta nem rendelkezik elsődleges dokumentumok aláírási jogával. Szabad formában van összeállítva. A fejléc tartalmazza a cég nevét, a meghatalmazás számát és a meghatalmazás kiállításának dátumát. A dokumentum fő része így fog kinézni:

„A Ljudmila LLC, amelyet a charta alapján eljáró D.V. Nazarov főigazgató képvisel, ezzel a meghatalmazással a „Ljudmila” korlátolt felelősségű társaság alapítóját, Daria Vladimirovna Volnina-t adja meg (fel kell tüntetni az útlevél teljes adatait és helyét. lakóhely) szerződések (megállapodások, szerződések) aláírásának joga.

Elsődleges dokumentumok aláírási jogának elrendelése

A megbízást a vezető adja ki a cég egyes tisztségviselőinek, és mindaddig érvényes, amíg a cég alkalmazottai. Így a meghatalmazás és a megbízás között számos különbség azonosítható:

• a meghatalmazást egy meghatározott személynek adják ki, nem pedig a vállalatnál bizonyos pozíciót betöltő munkavállalónak;
• a meghatalmazást általában meghatározott időszakra adják ki (például egy évre);
• a céggel munkaviszonyban nem álló magánszemély részére meghatalmazás adható ki, míg a megbízás a cég alkalmazottaira vonatkozik.

Az elsődleges iratok aláírási jogára vonatkozó végzés formáját a társaság önállóan is elkészítheti. A megrendelésben célszerű a következő adatokat feltüntetni:

• Az alkalmazottak teljes neve;
• a dokumentumok aláírására jogosult munkavállalók pozíciói;
• a megrendelés tartalmazhat egy konkrét dokumentumlistát.

Elsődleges dokumentumok aláírási jogáról szóló végzés (minta)

Fax aláírás az elsődleges dokumentumokon

Egyes vezetők úgy vélik, hogy nem szükséges az alkalmazottaknak jogot adni a dokumentumok aláírására - egyszerűen használhat faxot a saját aláírása helyett. A Polgári Törvénykönyv szerint a telefax a törvényben, egyéb jogi aktusban vagy a felek megállapodásában meghatározott esetekben és módon használható fel. A faxok kifejezetten elsődleges dokumentumokon történő használata azonban ellentmondásos kérdés: a szabályozó hatóságok úgy vélik, hogy a faxok használata az elsődleges dokumentumok elkészítésekor jogellenes. Annak ellenére, hogy voltak esetek, amikor bírói gyakorlat ellentétes álláspontot bizonyít ebben a kérdésben, de ha nem akarja, hogy vitás kérdések merüljenek fel, akkor jobb, ha nem használ faxot.

Az elsődleges dokumentumok aláírási jogáról szóló rendeletet írnak ki azokban az esetekben, amikor a vállalkozás vezetőjének fel kell hatalmaznia az egyik beosztottját különböző dokumentumok jóváhagyására.
Általában ez a gyakorlat a nagy és közepes méretű szervezetekben elterjedt, ahol az igazgatónak fizikailag nincs lehetősége az összes aktuális papírt megismerni és jóváhagyni.

FÁJLOK

Mik az elsődleges dokumentumok

Az elsődleges dokumentáció minden számviteli és adószámviteli bizonylatot tartalmaz:

• cselekszik,
• kivonatok,
• bizonyítványok,
• fuvarlevelek stb.

A legtöbb esetben ezeket a dokumentumokat végre kell hajtani egyetlen hiba nélkülés egyidejűleg a felelős alkalmazottak és/vagy a társaság igazgatója aláírásával kell alátámasztani.

Kinek van joga aláírni az elsődleges dokumentumokat

Alapvetően az aláírási jogot azok a munkavállalók kapják meg, akik feladataikból adódóan folyamatosan találkoznak az „elsődleges”-vel:

• a számviteli és gazdasági osztályok szakemberei,
• vezetők és értékesítési osztályvezetők,
• szállító sofőrök,
• logisztikusok,
• távoli fióktelepek és különálló részlegek alkalmazottai és vezetői.

Ki állítja össze a parancsot

Megbízást a vállalkozás bármely olyan alkalmazottja írhat, akinek feladatai közé tartozik e feladat ellátása, aki rendelkezik a szükséges szakértelemmel, ismeretekkel és készségekkel az adminisztratív dokumentumok elkészítéséhez.
Leggyakrabban ez egy jogi tanácsadó, személyzeti tiszt vagy titkár.

De aki közvetlenül részt vesz a megbízás megírásában, annak át kell adnia azt a cég igazgatójának áttekintésre és jóváhagyásra, mivel az aláírása nélkül ez a dokumentum nem tekinthető érvényesnek.

Az aláírási jogok megadásának eljárása

A vállalkozás vezetése mindenekelőtt azonosítja azokat a munkavállalókat, akik munkakörükből adódóan folyamatosan találkoznak különféle típusú dokumentumokkal. Ezután eldől, hogyan biztosítják számukra az aláírási jogot. Ezt kétféleképpen lehet megtenni:

• különleges meghatalmazás elkészítése,
• parancsot írni.

Meghatalmazás helyénvaló olyan esetekben, amikor a dokumentumokat nemcsak a vállalkozás területén írják alá, hanem más helyeken is: például amikor a szállítmányozó sofőr rakományt kap egy partnerszervezet raktárából, vagy amikor a könyvelő banki kivonatot kap stb. . A meghatalmazás másik jellegzetessége, hogy nem csak a vállalkozás főállású alkalmazottjának, hanem külső személynek is kiadható.
Rendelés Ugyanez csak azokra az alkalmazottakra vonatkozik, akik a cégnél be vannak jegyezve és szigorúan belső vállalati dokumentumok aláírására jogosultak.

A megbízás elkészítését követően a vállalkozás vezetőjének aláírásával ellenőriznie kell az abban említett beosztottak aláírását.
A megbízás időtartama egyedileg kerül meghatározásra: lehet határozatlan idejű, vagy egy negyedévre, hat hónapra, évre stb. a vállalaton belüli helyzettől függően.

A megrendelés alapja

A megbízások elkészítésére vonatkozó általánosan elfogadott szabványok szerint minden ilyen dokumentumnak rendelkeznie kell valamilyen alappal. Ebben az esetben ez a 2011. december 6-i 402. sz. számviteli szövetségi törvény (7. és 9. cikk). Ugyanakkor a végzés jelezheti a közvetlen hivatkozást, vagy egyszerűen csak azt írhatja, hogy „A jelenlegi jogszabályok normáinak való megfelelés biztosítása érdekében” - az ilyen megfogalmazás szintén nem minősül jogsértésnek.

Megrendelés felírása: alapvető szabályok és minta

Ma nincs egységes, egységes formanyomtatvány az elsődleges dokumentumok aláírási jogának megrendelésére, így a vállalkozások és szervezetek bármilyen formában vagy a vállalkozás számviteli politikájában jóváhagyott minta szerint megírhatják.
Néhány szabványt azonban továbbra is be kell tartani. A megrendelésben különösen fel kell tüntetni:

• rendelési szám,
• összeállítás dátuma,
• cég neve,
• az a hely, ahol a vállalkozást bejegyezték.

A fő részben fel kell sorolni mindenkit, aki jogosult az elsődleges dokumentumok aláírására, feltüntetve:

• pozíciók,
• vezetéknév-név-apanév,
• azoknak a dokumentumoknak a listája, amelyeket egy adott munkavállalónak joga van aláírni.

Meg kell jegyezni, hogy a megrendelés a szervezet egy alkalmazottjára vagy személyek egész csoportjára vonatkozhat.

Megrendelés leadása

A megrendelések elkészítésének módja is bármi lehet: a cégeknek joguk van egyszerű A4-es vagy A5-ös íveket vagy saját fejléces papírokat használni ezen adminisztratív dokumentumok megírásához. Ebben az esetben a megbízás kézzel írható vagy számítógépre nyomtatható – ez nem játszik szerepet a dokumentum jogszerűségének megállapításában.

Mindehhez azonban a megrendelést a vállalkozás vezetőjének, vagy az ilyen papírok záradékolására jogosult más alkalmazottjának aláírásával kell igazolnia.

Ezen túlmenően a dokumentumot aláírásra meg kell ismerni mindenkivel, akit abban megemlítenek, valamint a végrehajtásáért felelős alkalmazottakat.
Az, hogy a megrendelésen le kell-e helyezni pecsétet vagy sem, a fogalmazó döntése, mivel ez a cég belső iratforgalmára vonatkozik, sőt 2016 óta a jogi személyek tevékenységében a pecsét és bélyegző használatának követelménye; törvénnyel megszüntették.

A megrendelés általában egyetlen eredeti példányban készül.

A megrendelés megírása után

A megrendelés szabályszerű megírása, végrehajtása és kiadása után a teljes érvényességi időn át a cég egyéb ügyintézési papírjaival együtt meg kell őrizni. Relevanciájának elvesztése után át kell vinni az archívumba, ahol a törvényben vagy a helyi szabályozásban meghatározott ideig (de legalább három évig) meg kell őrizni, majd megsemmisíteni.