Verslo korespondencija internetu. Verslo korespondencija el. Susirašinėjimas anglų kalba

Korespondencijos vedimas elektroniniu paštu yra neatsiejama šiuolaikinės sekretorės kasdienės verslo praktikos dalis. Gebėjimas įtikinti išliekant mandagiam ir korektiškam yra įgūdžiai, kuriuos reikia lavinti ir tobulinti. Prastai parašytas ir neraštingas laiškas gali padaryti tašką jūsų karjerai ir negrįžtamai sugadinti jūsų verslo reputaciją. Šiame straipsnyje rasite rinkinį paprastų ir veiksmingas taisykles dalykinės korespondencijos vedimas elektroniniu paštu, kuris padės įrodyti savo profesionalumą ir sėkmingai pasiekti užsibrėžtus tikslus.

Iš straipsnio sužinosite:

Verslo korespondencija el. paštu: taisyklės ir pavyzdžiai

1 taisyklė:

darbo paštas naudojamas tik oficialiam susirašinėjimui

Ši pastaba tinka ne tiek verslo laiškų etiketas, kiek verslo etikai ir savo reputacijos išlaikymui. Visada atminkite, kad visi laiškai, kuriuos siunčiate iš savo darbo kompiuterio, yra išsaugomi serveryje, o jūsų vadovas gali juos peržiūrėti, jei pageidauja.

2 taisyklė:

Taisyklė yra nustatyti jūsų pranešimo gavėjų ratą

Jei rašote laišką vadovui, tai turėtų būti vienas adresatas – vadovas, jei rašote kolegoms ar pavaldiniams, tai gali būti keli adresatai. Jie įvedami atskirti kableliais lauke „Kam“, visi suinteresuoti asmenys – lauke „Kopijuoti“. Tai gali būti pranešimo tekste minimos trečiosios šalys. Stenkitės nesiųsti nereikalingų kopijų, ypač vadovybei. Nuolankumas ir noras įtikti jūsų nepuošia. Turėdami „paslėptas laiško kopijas“, jums bus dar blogiau. Būsite žinomas kaip intrigantas.

3 taisyklė:

laiško tikslas turi būti skaidrus ir jums, ir adresatui

Aiškiai suformuluokite savo pranešimo tikslą: kokių veiksmų tikitės iš pranešimo skaitytojo? Kokia turėtų būti reakcija? Šis tikslas turėtų būti skaidrus ne tik jums, bet ir gavėjui.

Pranešimo tikslas nulems pasakojimo formą ir gramatiką:

• išreiškiant savo nuomonę ir situacijos vertinimą, pasitelkiamas 1 asmuo („aš“ ir „mes“);
• prašymas, nurodymas, raginimas veikti apima 2 asmenų („tu“ ir „tu“) naudojimą;
• pranešant apie įvykius pašalinio stebėtojo požiūriu, pasitelkiamas trečiasis asmuo („jis“ arba „jie“).

4 taisyklė:

nepalikite „temos“ lauko tuščio

Dauguma vartotojų pradeda pažintį su elektroniniu paštu iš „temos“ srities studijų. Kartais čia viskas ir baigiasi. Kad jūsų pranešimas nebūtų ištrintas prieš perskaitant, stenkitės, kad tema būtų kuo konkretesnė, informatyvesnė ir trumpesnė. Neaiškios temos, tokios kaip „informacijos prašymas“, „iš Maskvos“, „pataisyta versija“, nepriimtinos. Sėkmingų temų pavyzdžiai:

„Komandos narių sąrašas matematikos olimpiadai Maskvoje“

„Aštuntojo dirbtuvės sugedusios įrangos sąrašas 06/01/17“

„Projekcinės įrangos rinkos tyrimas 2017“

Jei atsakote į pranešimą, laukelyje „Tema“ atsiras simbolis „Re“, rekomenduojama jį ištrinti.

5 taisyklė:

laikykitės tradicinės pranešimų struktūros

Laiško struktūra paprasta ir aiški, tačiau privalomas kiekvienas jos elementas:

1. Sveikinimai ir kreipimasis;
2. Pagrindinis vienetas;
3. Suvestinių blokas;
4. Parašas
5. Kontaktinė informacija.

6 taisyklė:

pasisveikinimas ir kreipimasis yra raktas į abipusį supratimą

Niekada nenaudokite posakio „Laba diena“ kaip pasisveikinimą. Tai bloga forma. Naudokite universalųjį „Sveiki! arba „Laba diena! Oficialus laiškas gali prasidėti iš karto adresu „Brangusis (vardas ir tėvavardis)“ arba „Gerbiamas pone (pavardė). Kuris variantas yra geresnis - vardas, patronimas ar pavardė? Taisyklė čia tokia: jei tik užmezgate kontaktą ir rašote žinutę adresatui pirmą kartą, tuomet, kai kontaktas užmegztas, o jūs rašote žinutę, tikslinga kreiptis į jį pavarde laiku, kreipkitės į jį jo vardu ir patronimu.

Jei žinutė turi kelis adresatus, tuomet tinkamas variantas būtų „Gerbiami ponai“ arba „Gerbiami kolegos“, jei kreipiatės į jums artimos profesijos atstovus. Kreipimosi pabaigoje galite įdėti šauktuką arba kablelį, o patį tekstą pradėti nuo naujos pastraipos mažąja raide. Kurį variantą turėčiau pasirinkti? Oficialiame laiške ar žinutėje, kuriam teikiate didelę reikšmę, dėkite šauktuką, o paprastoje darbo žinutėje – kablelį.

7 taisyklė:

trumpumas yra pagrindinis elektroninio susirašinėjimo privalumas

„Maksimali reikšmė – minimalūs žodžiai“ – auksinis verslo susirašinėjimo šūkis.

Minčių išdėstymas turėtų būti toks:

• specifinis;
• nuoseklus;
• glaustas;
• suprantamas.

Rašykite trumpais sakiniais – taip jums lengviau, o gavėjui lengviau suprasti. Suskaidykite tekstą į pastraipas, kad būtų lengviau perskaityti ir rasti reikiamą informaciją.

Dar vienas patarimas: viena tema – viena žinutė. Jei norite apsvarstyti keletą nesusijusių klausimų, apimkite kelias skirtingas idėjas, tada kiekvienai temai skirkite atskirą tekstą. Žinoma, lauke „Tema“ ši idėja ar klausimas turėtų būti trumpai nurodytas.

Ilgalaikio susirašinėjimo atveju galite apsiriboti žodžiais „Su pagarba“ ir savo vardu bei pavarde.

14 taisyklė:

stenkitės nenaudoti postscript

Postscript naudojimas leidžiamas vienu atveju - jei rašant laišką įvyko koks nors svarbus įvykis, tiesiogiai susijęs su adresatu.

Pavyzdys: P.S. Lėktuvo bilietai buvo pristatyti prieš valandą.

15 taisyklė:

naudokite skaitymo kvitus, kaip numatyta

Šio pranešimo tikslas – tikimasi, kad gavėjas atliks tam tikrus veiksmus. Jis naudojamas tik išoriniams gavėjams.

16 taisyklė:

Nenaudokite „didelės svarbos“ vėliavos

Prisiminkite Levo Tolstojaus palyginimą apie berniuką, kuris mėgo šaukti „Vilkai“ kaip pokštą? Visi buvo taip pripratę prie jo juokelių, kad kai vilkai jį iš tikrųjų užpuolė, niekas į jo riksmus nereagavo.
Kai tikrai reikės nurodyti raidės svarbą, visos reikalingos vėliavėlės jau bus panaudotos.

17 taisyklė:

dar kartą patikrinkite visus duomenis, numerius ir vardus

Padarykite tai taisyklę – prieš siųsdami būtinai dar kartą perskaitykite. laišką, patikrinkite visus skaičius, patikslinkite pavardes ir inicialus. Viena nedidelė klaida gali kainuoti jūsų vietą.

18 taisyklė:

nedelsiant atsakyti į laišką

Jei dėl kokių nors priežasčių negalite atsakyti iš karto – pavyzdžiui, neturite visos informacijos arba tiesiog nesate pasiruošę, tiesiog parašykite, kad laiškas gautas ir atsakysite vėliau. Priešingu atveju gavėjas nebus tikras, kad laiškas buvo gautas ar ištrintas ne per klaidą.

Pirmą kartą sėsdami rašyti verslo laiško tikriausiai pasijusite sutrikę. Juk tai visai ne tas pats, kas numesti žinutę draugui ar giminaičiui. Kaip susisiekti su savo pašnekovu? Ar turėčiau naudoti jaustukus ar ne? Kaip užpildyti visus šiuos daugybę laukų?

Turėtumėte pradėti iš eilės ir pirmiausia prisiminti bendrąsias darbo el. laiškų tvarkymo taisykles.

• Apžiūra. Jei dalykinė korespondencija nėra pagrindinė jūsų veiklos sritis, paštą galite tikrinti du kartus – ryte, atėjus į darbą ir po pietų. Jei bendravimas su klientais ir verslo partneriais yra jūsų kasdienės veiklos dalis, bus lengviau įdiegti el. pašto programą, kuri darbalaukyje rodys pranešimus apie laiškus.
• Atsakymas. Neišsakytas etiketas reikalauja, kad atsakymas į laišką būtų parašytas kuo greičiau, todėl nekreipti dėmesio į raides galite tik tada, kai yra kažkas, kas netoleruoja blaškymosi. Oficialiose taisyklėse nurodyta, kad į laišką turi būti atsakyta prieš dešimt dienų, jei jis gaunamas paštu, o prieš dvi dienas, jei jis gaunamas faksu.
• Sandėliavimas. Turėtumėte užtikrinti, kad el. laiškai nepatektų į šiukšlių aplanką. Be to, jų negalima ištrinti: kitaip, kilus konfliktinei situacijai, negalėsite tiesiog remtis susirašinėjimu ir pamatyti, kas teisus.
• Naudojimas. Galite naudoti įmonės el. pašto adresą tik susirašinėdami jos vardu. Jei dėl kokių nors priežasčių susirašinėjimui reikia naudoti asmeninį El. paštą, turėtumėte įsitikinti, kad jis atrodo oficialiai ir jame nėra necenzūrinių ar vulgarių žodžių.
  Sutvarkėme saugyklą, išsiaiškinome atsakymo laiką ir kurį el. paštą naudoti. Visa tai lengva prisiminti ir galite pereiti prie kito žingsnio: atėjo verslo laiškas. Kaip į tai atsakyti neįžeidžiant pašnekovo?
• Teisingai. Tokius laiškus kaip „Labas Vasya, gavau tavo laišką ir maniau...“ reikėtų pasilikti asmeniniam susirašinėjimui. Verslo korespondencijai reikalingas korektiškumas ir mandagumas. Negalite naudoti slengo, išraiškingų ar grubių posakių. Negalite naudoti jaustukų, net jei su pašnekovu dirbate keletą metų. Negalite kreiptis į save kaip „tu“ ir būti pažįstamas – laiškas turi būti mandagus ir sausas.
• Kompetentingai. Raštingumas yra kultūrinio išsivystymo, intelekto lygio rodiklis, būdas išlaikyti įmonės reputaciją ir stilingai parašyti laišką. Jei nemokate rašyti rusiškai – tai nutinka gana dažnai ir visai nėra priežastis gėdytis – naudokite specialias paslaugas gramatikai, rašybai ir skyrybos ženklams patikrinti.
• Adekvačiai. Net pats kompetentingiausias ir teisingiausias atsakymas gali būti iššvaistytas, jei pašnekovas tiesiog nesupras, apie ką kalbate. Todėl turėtumėte arba susilaikyti nuo profesinių terminų vartojimo arba juos paaiškinti. Taip pat neturėtumėte vartoti pernelyg sudėtingų ar ne per daug įprastų žodžių, kurie gali suklaidinti pašnekovą. Ir, žinoma, neturėtumėte įterpti žodžių, kurių reikšme abejojate.
• Logiška. Jei nežinai atsakymo, paprašyk pašnekovo palaukti, išsiaiškinti ir parašyti kitą laišką. Jei žinoma, patikrinkite, ar laiške jis pateiktas nuosekliai, logiškai ir aiškiai, ir tik tada siųskite.
• Graži. Dizainas ne mažiau svarbus nei turinys. Turėtumėte naudoti pastraipas, cituoti klausimą ir tik tada pateikti atsakymą, naudoti sunumeruotus ir ženkleliais pažymėtus sąrašus.

Norint atsakyti į gaunamą laišką, pakanka tai padaryti kompetentingai, teisingai, adekvačiai ir logiškai. Bet kaip pirmiausia parašyti laišką?

Pirmiausia turite teisingai suformatuoti:

• Tema . Laiško tekste esančio lauko „Tema“ nereikėtų ignoruoti, nes būtent jį skaitydamas pašnekovas susidarys pirmąjį įspūdį, ko iš jo reikalaujama. Idealiu atveju tai turėtų atrodyti taip: „Įmonės pavadinimas, problemos esmė“ - „JSC Romashka“. Stiklo reikmenys“.
• Parašas . Dauguma el. pašto paslaugų leidžia nustatyti automatinį parašą, kuriame turėtų būti: „Vardas, pareigos, įmonė“ - „Makarova I.V., Vyriausiasis buhalteris UAB "Romashka" Ši forma leis gavėjui lengvai išsiaiškinti, kam jis kreipiasi ir kaip pradėti atsakyti.
• Sveikinimai . Pasisveikinimas neturėtų būti pažįstamas – jokių „labas“, „laba diena“, „aloha“ ar kitų panašių variantų. Geriausiai tiktų neutralus „Labas“ arba „Laba diena“.
• Kreiptis . Adresai pagal vardą - „Anya“ - vietoj viso vardo - „Anna Dmitrievna“ atrodo pažįstami ir gali sugadinti visą laiško įspūdį. Todėl geriau pasirinkti adresą pagal vardą ir patronimą.
• Ilgis . Per ilgos raidės užima daug laiko ir yra sunkiai skaitomos. Todėl optimalia apimtimi laikoma ta, kuri telpa į standartinį teksto rengyklės puslapį.

Bendrosios darbo su laiškais, atsakymais ir naujomis raidėmis taisyklės – išmokti visa tai rašyti nėra sunku. Tačiau reikia atsiminti dar keletą niuansų:

• Turinys . Laiške turi būti nurodyta priežastis, kodėl jis buvo parašytas, nuoseklus jo aprašymas, o tada klausimai ir pasiūlymai.
• Svarba . Dauguma el. pašto paslaugų turi žymimąjį laukelį „Svarbu!“, kurį galite pažymėti rašydami. Tada toks laiškas bus paryškintas gavėjo aplanke.

SVARBU! Negalite naudoti tik žymės langelio - kitaip tikrai skubus laiškas tiesiog paskęs neapgalvotai paryškintų laiškų gausoje.

• Dialogo pabaiga . Pagal neišsakyto etiketo taisykles susirašinėjimą baigia jį pradėjęs asmuo.
• Laikas. Laiškų siuntimas darbo dienos pabaigoje ir penktadienio popietę yra ne tik bloga forma, bet ir bergždžia mintis – bet kokiu atveju atsakymas ateis tik kitą rytą ar net pirmadienį.
• Mandagumas . Turime pasveikinti jus su artėjančia švente. Dėkojame už jūsų atsakymą. Jeigu į skubų laišką atsakyti neįmanoma, apie tai reikia pranešti adresatui.
• Priedai . Bet koks priedas turi būti archyvuojamas ir apie tai gavėjui turi būti pranešta atskirai laiško tekste.

SVARBU! Elektroninio verslo susirašinėjimo taisyklės reikalauja atidumo pašnekovui – reikia leisti jam kalbėti, klausinėti, o ne reikalauti nieko ultimatumo forma.

El. pašto korespondencijos rūšys

Korespondenciją reglamentuojančios taisyklės gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo to, kur išsiųstas laiškas.

• Vidinė korespondencija reiškia, kad į laiškus patartina atsakyti tą pačią dieną, kad netrukdytų savo įmonės darbui, o laiško tonas gali būti kiek pažįstamesnis nei kitais atvejais.

SVARBU! Būtų gerai sukurti vieną vidinės korespondencijos šabloną, pagal kurį darbuotojai galėtų greitai rašyti laiškus, nekraipydami galvos dėl struktūros.

• Išorinė korespondencija reiškia didesnį formalumo laipsnį, taip pat poreikį filtruoti profesionalų žargoną - dažnai pašnekovas iš kitos įmonės tiesiog nesupras konkrečių žodžių.
• Tarptautinė korespondencija reiškia didesnį formalumą, taip pat poreikį atsižvelgti į laiko juostas. Taigi, nereikėtų ryte siųsti laiško į Niujorką ir tikėtis, kad atsakymas ateis artimiausiu metu, nerimaujant ir skubant, nes darbuotojas, kuris privalo atsakyti į laišką, greičiausiai dar guli lovoje.

Tačiau didelių skirtumų nėra. Visur vertinamas mandagumas, raštingumas ir gebėjimas aiškiai suformuluoti prašymą.

Kaip parašyti verslo laišką

Norėdami paruošti dokumentą, naudokite Microsoft word ir šias taisykles:

• organizacijos firminis blankas;
• Times New Roman šriftas;
• platūs laukai;
• dydis 12-14 p.;
• Tarpai tarp eilučių – 1-2 p.;
• Apatinėje dešinėje pusėje įdėkite raidės puslapių numerius.

Jei tai tarptautinė korespondencija, tada laiškas parašytas adresato kalba.

Verslo laiško struktūra:

1. Apeliacija;
2. Preambulė;
3. Pagrindinis tekstas;
4. Išvada;
5. Parašas;
6. Taikymas.

Ką dar svarbu atsiminti:

• Kreipkitės į savo pašnekovą naudodami „tu“.
• Jei rašote atsakymą į gautą laišką, pažymėkite apie tai pačioje pradžioje, pvz.: „Į jūsų prašymą, 2020-01-01...“
• Jei laiškas buvo priimtas su agresija, nebūkite kaip oponentas ir savo susirašinėjime nenaudokite agresyvių, maldaujančių posakių ar įsakmių tonų.
• Kiekvieną naują mintį parašykite naujoje eilutėje, taip informacija bus geriau suvokiama. Nekurkite ilgų pastraipų. Daugiausia 5-7 sakiniai.
• Venkite žodžių, parašytų Caps Lock (didžiosiomis raidėmis) – toks tekstas suvokiamas kaip grėsmė.
• Nepamirškite nurodyti siuntėjo kontaktinės informacijos ir laiško išsiuntimo datos.
• Verslo susirašinėjime nenaudokite jaustukų ar kabučių.
• Nevartokite svetimžodžių, rinkitės rusišką sinonimą.
• Rašykite vienu šriftu. Nenaudokite spalvoto teksto arba per daug pabraukimo, paryškinimo ir pan.
• Būkite mandagūs savo pašnekovui ir atviri bendraudami. Paaiškinkite jo nuomonę ir paklauskite, ką jis apie tai mano. Parodykite empatiją ir pagarbą.
• Stebėkite, kaip jūsų priešininkas reaguoja į jus.

Standartinės frazės, tinkamos naudoti

Kad kiekvieną kartą negalvotumėte, kokia forma išdėstyti savo mintis, galite naudoti standartines verslo korespondencijai priimtas frazes:

• Kreiptis. „Sveiki, brangusis Igoriai Petrovičiau“- jei adresatą pažįstate asmeniškai. „Sveiki, pone Smirnovai“- jei parašysite jam pirmą kartą gyvenime. Dažniausiai kreipiamasi į kariuomenę „Sveiki, drauge pulkininke Smirnovai“.
• Pastebėti. Standartinės frazės pavyzdys: "Informuojame, kad...". Jį galima pakeisti į "Prašome informuoti", „mes jus informuojame“, „mes jus informuojame“.
• Paaiškinimas. Norėdami informuoti adresatą apie laiško tikslą pačioje pradžioje, galite naudoti šias konstrukcijas: „Atsakant į Jūsų prašymą...“, „Darbų atlikimo tikslu...“, „Siekiant suteikti pagalbą...“, „Pagal Jūsų pageidavimus...“.
• Prašymas. Prašymas laiške turi būti pateiktas pagal formulę "Mes jūsų prašome...".
• Pasiūlyti. „Galime jums pasiūlyti...“, „Rekomenduojame...“.
• Patvirtinimas. „Patvirtiname...“, „Gavome...“.
• Atsisakymas. „Jūsų pasiūlymas atmestas...“, „Dėl toliau nurodytų priežasčių negalime sutikti...“, „Jūsų pasiūlymas buvo peržiūrėtas ir nustatyta, kad jis nekonstruktyvus“..

Formalumas – geriausias dalykinio susirašinėjimo palydovas, tačiau svarbu, kad prasmė nepasimestų už oficialių frazių. Geras pavyzdys verslo laiškas atrodys taip.

Kas yra el. Šiuolaikiniame verslo pasaulyje tai yra:

• Tavo veidas. Būtent elektroninio pašto pagalba galite sukurti teigiamą įvaizdį sandorio šalies akyse arba sugadinti pirmąjį įspūdį.
• Jūsų darbo įrankis. Daug bendravimo su išoriniu pasauliu vyksta elektroniniu paštu. Todėl, jei esate įgudęs naudoti šį instrumentą, galite labai palengvinti savo gyvenimą.
• Galingas išsiblaškymas. Išorinis pasaulis el. paštu bando tave užklupti, atitraukti ir suklaidinti.

Iš šios perspektyvos pažiūrėkime į darbą su el. paštu. Pradėkime nuo kažko paprasto.

Laiško formatavimas

Naudoju „Mozilla Thunderbird“ el. pašto programą, todėl pateiksiu ją kaip pavyzdį. Sukurkime naują raidę ir eikime iš viršaus į apačią per laukų sąrašą.

Kam. Kopijuoti. Paslėpta kopija

Kai kurie gali nežinoti, bet „Mozilla“ „To“ galima pakeisti į „Cc“ arba „Bcc“.

• Kam: rašome pagrindinį gavėją arba kelis gavėjus, atskirtus kabliataškiu.
• Kopijuoti: rašome tam, kas turėtų perskaityti laišką, bet iš kurio reakcijos nesitikime.
• Paslėpta kopija: rašome tam, kuris turėtų perskaityti laišką, bet likti nežinomas kitiems laiško gavėjams. Ypač tinkamas naudoti masiniam verslo laiškų, pvz., pranešimų, siuntimui.

Neteisingai masiniuose laiškuose nurodykite gavėjus naudodami laukus „Kopijuoti“ arba „Kam“. Keletą kartų per metus gaunu laiškų, kurių laukelyje „Cc“ įrašyta 50–90 gavėjų. Yra privatumo pažeidimas. Ne visi jūsų gavėjai turi žinoti, su kuo dar dirbate panašia tema. Gerai, jei tai žmonės, kurie vienas kitą pažįsta. Ką daryti, jei sąraše yra konkuruojančių įmonių, kurios viena apie kitą nežino? Jūs turite būti pasirengęs bent jau nereikalingiems paaiškinimams, o maksimaliai – nutraukti bendradarbiavimą su vienu iš jų. Nedarykite to tokiu būdu.

Laiško tema

Profesionalios pašto tarnybos dažnai rašo (kartais protingai) apie el. pašto temos eilutės svarbą savo įmonių tinklaraščiuose. Tačiau dažniausiai kalbame apie pardavimo laiškus, kur laiško tema išsprendžia problemą „el. laiškas turėtų būti atidarytas“.

Aptariame kasdienę dalykinę korespondenciją. Čia tema išsprendžia problemą: „Laiškas ir jo autorius turi būti lengvai atpažįstami ir randami“. Be to, jūsų darbštumas grįš į jus daugybės atsakymo laiškų karmos pavidalu, tik su priešdėliais Re: arba Fwd, tarp kurių teks paieškoti teisinga raidėšia tema.

Dvidešimt laiškų – tai vienos dienos korespondencijos apimtis viduriniosios grandies vadovui. Aš visai nekalbu apie verslininkus ir verslo savininkus, jų laiškų skaičius kartais nukrenta iki 200 ar daugiau per dieną. Todėl dar kartą: nesiųskite laiškų su tuščia tema.

Taigi, kaip teisingai suformuluoti el. laiško temos eilutę?

Klaida #1 : temoje tik įmonės pavadinimas. Pavyzdžiui, „Dangus“ ir viskas. Pirma, tikriausiai nesate vienintelis iš savo įmonės, bendraujantis su šia sandorio šalimi. Antra, tokia tema neįneša jokios prasmės, nes iš adreso jau matosi Jūsų įmonės pavadinimas. Trečia, atspėkite, kaip atrodys jūsų pašto dėžutė su tokiu požiūriu į susirašinėjimą? Kažkas panašaus į tai.

Ar patogu ieškoti tokiomis temomis?

Klaida #2 : prašmatnus, pardavimo antraštė. Puiku, jei mokate rašyti tokias antraštes. Tačiau ar tikslinga šiuos įgūdžius naudoti verslo susirašinėjime? Prisiminkite verslo laiško temos eilutės paskirtį: ne parduoti, o suteikti identifikaciją ir paiešką.

Laiško tekstas

Yra daug rašymo vadovų įvairioms progoms. Pavyzdžiui, Maksimas Iljachovas, Aleksandras Amzinas ir kiti žodžių meistrai turi daug naudingos informacijos. Patariu perskaityti jų straipsnius, bent jau pagerinti bendrą raštingumą ir pagerinti bendrą rašytinės kalbos stilių.

Rašydami laišką turime priimti kelis sprendimus paeiliui.

Mandagumo reikalas . Laiško pradžioje galite susilieti į malonumą ar net švelnumą dvasia „Brangioji Rodya, praėjo daugiau nei du mėnesiai, kai kalbėjausi su tavimi raštu, nuo ko aš pats kentėjau ir net nemiegojau. naktys, mąstymas“. Labai mandagus ir labai brangiai kainuoja tiek laiko tokiai įžangai parašyti, tiek pašnekovo perskaityti laiką. Susirašinėjimas yra verslas, prisimeni? Ne epistolinio žanro rašinys konkursui ar laiškas Raskolnikovo mamai, o verslo korespondencija.

Mes gerbiame savo ir gavėjo laiką!

Prisistatyti ir prisiminti pažinties aplinkybes prasminga tik pirmame laiške, išsiųstame po trumpalaikio susitikimo parodoje. Jei tai yra bendradarbiavimo ar nuolatinio susirašinėjimo tęsinys, pirmame dienos laiške rašome: „Labas, Ivanai“, antrajame ir vėlesniuose: „Ivanai, ...“.

Kreiptis . Man visada rūpėjo klausimas, į ką kreiptis laiške, jei yra keli gavėjai. Neseniai parašiau laišką, adresuotą trims mergaitėms, vardu Anna. Be jokios abejonės, parašiau „Sveika, Ana“ ir nesijaudinau. Tačiau tokia sėkmė ne visada būna.

Ką daryti, jei yra trys ar net septyni gavėjai ir jie neturi to paties pavadinimo? Galite juos išvardyti pagal pavadinimą: „Laba diena, Rodionai, Pulcherija, Avdotya ir Piotras Petrovičius“. Bet tai ilgai ir užtrunka. Galite parašyti: „Sveiki, kolegos!

Aš naudoju taisyklę kreiptis į asmenį vardu „Kam“ laukelyje. Ir visai nesikreipkite į kopiją. Ši taisyklė taip pat leidžia tiksliau nustatyti (vieną!) laiško adresatą ir šio laiško paskirtį.

Citata . Dažnai susirašinėjimas yra laiškų grandinė su klausimais ir atsakymais – žodžiu, dialogas. Manoma, kad gera praktika netrinti susirašinėjimo istorijos ir savo atsakymą rašyti cituojamo teksto viršuje, kad po savaitės grįžus prie šios korespondencijos būtų galima lengvai perskaityti dialogą iš viršaus į apačią, mažėjant pagal datą.

Dėl tam tikrų priežasčių numatytasis „Mozilla“ nustatymas yra „Padėkite žymeklį po cituoto teksto“. Rekomenduoju jį pakeisti meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“ → „Kūrimas ir adresavimas“. Taip turi būti.

Laiško tikslas . Yra dviejų tipų verslo laiškai:

• kai tiesiog informuojame pašnekovą (pvz., mėnesio atliktų darbų ataskaita);
• o kai ko nors norime iš savo pašnekovo. Pavyzdžiui, kad jis patvirtintų pridedamą sąskaitą apmokėjimui.

Paprastai padrąsinančių laiškų yra daug kartų daugiau nei pranešančių laiškų. Jei norime ko nors pasiekti iš pašnekovo, labai svarbu tai pasakyti laiške paprastu tekstu. Kartu su raginimu veikti turi būti nurodytas vardas ir jis turi būti paskutinis laiško sakinys.

Neteisingai : „Porfirijus Petrovičiau, aš žinau, kas mirtinai nulaužė seną moterį“.

Teisingai : „Porfirijus Petrovičiau, aš nulaužiau seną moterį, prašau imtis priemonių mane suimti, aš pavargau nuo kančių!

Kodėl korespondentas turėtų pagalvoti už jus, ką daryti su šiuo laišku? Juk jis gali priimti neteisingą sprendimą.

Parašas tekste . Ji turi būti. Be to, visos el. pašto programos leidžia sukonfigūruoti automatinį parašo pakeitimą, pavyzdžiui, klasikinį „Pagarbiai...“. „Mozilla“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“.

Rašyti paraše kontaktus ar ne – kiekvieno asmeninis reikalas. Bet jei esate kaip nors susijęs su pardavimu, būtinai parašykite. Net jei sandoris neįvyks dėl bendravimo, ateityje būsite nesunkiai rastas naudojantis kontaktais iš parašo.

Galiausiai, dar viena laiško korpuso savybė tiems pašnekovams, kurie nemėgsta (negali, nenori, neturi laiko) atsakyti į jūsų laiškus. Nurodykite numatytąjį laiško tekstą. Pavyzdžiui, „Porfiry Petrovičiau, jei neatvyksi manęs suimti iki penktadienio 12 val., aš laikau save amnestuotu“. Žinoma, terminas turi būti realus (teksto iš pavyzdžio nereikėtų siųsti penktadienį 11:50). Gavėjas turi būti fiziškai pajėgus perskaityti jūsų laišką ir veikti pagal jį. Tokia „tyla“ atleidžia jus nuo atsakomybės už pašnekovo nesugebėjimą atsakyti. Kaip visada, šią funkciją reikia naudoti išmintingai. Jei žmogus laiku ir reguliariai atsako į jūsų laiškus, toks ultimatumas gali, jei ne, jį įžeisti, tai šiek tiek sujaudinti arba paskatinti apsispręsti į laišką dabar neatsakyti, o priversti laukti penktadienio.

Priedai

Laiškai dažnai būna su priedais: gyvenimo aprašymai, komerciniai pasiūlymai, sąmatos, grafikai, dokumentų skenavimas – labai patogus įrankis ir kartu populiarių klaidų šaltinis.

Klaida : didžiulis investicijų dydis. Dažnai gaunu el. laiškus su priedais iki 20 MB. Paprastai tai yra kai kurių dokumentų nuskaitymas TIFF formatu, kurio skiriamoji geba yra 600 dpi. Korespondento el. pašto programa beveik neabejotinai sustings kelioms minutėms beprasmiškam bandymui įkelti priedo peržiūrą. Ir neduok Dieve, kad gavėjas bandytų perskaityti šį laišką išmaniajame telefone...

Aš asmeniškai tokius laiškus iš karto ištrinu. Nenorite, kad jūsų el. laiškas atsidurtų šiukšliadėžėje prieš jį perskaitytas? Patikrinkite investicijos dydį. Rekomenduojama, kad ji būtų ne didesnė kaip 3 MB.

Ką daryti, jei jis viršija?

• Pabandykite iš naujo sukonfigūruoti skaitytuvą į kitą formatą ir skyrą. Pavyzdžiui, PDF ir 300 dpi nuskaito gana gerai.
• Pagalvokite apie tokias programas kaip WinRar arba 7zip archyvatorius. Kai kurie failai puikiai suspaudžiami.
• Ką daryti, jei priedas yra didžiulis ir negalite jo suspausti? Pavyzdžiui, beveik tuščia apskaitos duomenų bazė sveria 900 MB. Į pagalbą ateis debesų informacijos saugyklos: Dropbox, Google Drive ir panašiai. Kai kurios paslaugos, pvz., Mail.ru, automatiškai konvertuoja didžiulius priedus į nuorodas į debesies saugyklą. Bet aš norėčiau pats tvarkyti savo debesyje saugomą informaciją, todėl nepritariu automatizavimui iš Mail.ru.

Ir dar viena ne visai akivaizdi rekomendacija dėl investicijų – jų vardas . Ji turi būti suprantama ir priimtina gavėjui. Kartą mes įmonėje ruošėme komercinį pasiūlymą... tebūnie Fiodoras Michailovičius Dostojevskis. Gavau patvirtinti vadybininko laišką su CP projektu, o priede buvo failas pavadinimu „ForFedi.docx“. Vadovas, kuris man tai atsiuntė, turėjo dialogą, kuris vyko maždaug taip:

Gerbiamas vadove, ar jūs asmeniškai pasiruošęs prieiti prie šio gerbiamo žmogaus ir pavadinti jį Fedija į akis?

Kažkaip ne, jis gerbiamas žmogus, visi jį vadina vardu ir patronimu.

Kodėl priedą pavadinote „Už Fedi“? Jei aš jam atsiųsiu dabar, ar manote, kad jis pirks iš mūsų kirvius naudodamas šį CP?

Vėliau ketinau pervadinti...

Kam ruošti uždelsto veikimo bombą – potencialaus kliento atsisakymą – ar sukurti sau papildomo darbo pervardydami failą? Kodėl iš karto nepavadinus priedo teisingai: „Fiodorui Michailovičiui.docx“ arba dar geriau - „KP_Sky_Axes.docx“.

Taigi, mes daugiau ar mažiau sutvarkėme el. paštą kaip „asmuo“. Pažiūrėkime į el. paštą kaip į įrankį. efektyvus darbas ir pakalbėkime apie jo dėmesį blaškantį komponentą.

Darbas su raidėmis

El. paštas yra galingas blaškymas. Kaip ir su bet kokiu blaškymu, elektroniniu paštu reikia kovoti sugriežtinus taisykles ir įvedant darbo grafikus.

Bent jau turite išjungti VISUS pranešimus apie pašto siuntas. Jei el. pašto programa sukonfigūruota pagal numatytuosius nustatymus, jums bus pranešta garso signalu, šalia laikrodžio mirksės piktograma ir bus rodoma laiško peržiūra. Žodžiu, jie padarys viską, kad iš pradžių atitrauktų jus nuo kruopštaus darbo, o paskui panardintų į neskaitytų laiškų ir neperžiūrėtų laiškų bedugnę – atėmus valandą ar dvi iš jūsų gyvenimo.

Kai kurie žmonės turi stiprią valią, kuri leidžia jiems nesiblaškyti pranešimais, bet paprasti žmonės Geriau nevilioti likimo ir jų išjungti. „Mozilla Thunderbird“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Bendra“ → „Kai pasirodo nauji pranešimai“.

Jei pranešimų nėra, kaip suprasti, kad atėjo laiškas?

Labai paprasta. Jūs pats sąmoningai skiriate laiko rūšiuoti savo paštą, atidaryti el. pašto programą ir pamatyti visus neskaitytus pranešimus. Tai galima padaryti du kartus per dieną, pavyzdžiui, per pietus ir vakare, arba priverstinės prastovos metu, pavyzdžiui, eismo spūstyse.

Žmonės dažnai klausia, o kaip su atsakymo laiku ir skubiais laiškais? Atsakau: jūsų pašte nėra skubių laiškų. Nebent dirbate klientų aptarnavimo skyriuje (šis skyrius turi savo darbo su paštu taisykles).

Jei yra skubių laiškų, siuntėjas apie tai praneš kitais kanalais – telefonu, SMS, Skype. Tada jūs sąmoningai eisite į savo el. pašto programą ir apdorosite skubius laiškus. Visi laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Glebas Archangelskis su savo „Laiko važiavimu“) deklaruoja standartinį atsakymą į el. laišką per 24 valandas. Tai įprasta geros manieros taisyklė – nesitikėkite iš pašnekovo momentinių atsakymų el. paštu. Jei yra skubus laiškas, praneškite apie jį greitesniais ryšio kanalais.

Taigi, mes išjungėme pranešimus, o dabar įjunkite el. pašto programą pagal savo tvarkaraštį.

Ką daryti, kai einame į paštą ir užsiimame veikla, vadinama „rūšiavimu el. paštu“? Kur šio darbo pradžia ir pabaiga?

Daug girdėjau apie zero inbox sistemą, bet, deja, nesutikau nė vieno ja besinaudojančio žmogaus. Turėjau išradinėti savo dviratį iš naujo. „Lifehacker“ yra straipsnių šia tema. Pavyzdžiui, " ". Žemiau aš kalbėsiu apie nulinę gautųjų sistemą mano interpretacijoje. Būčiau dėkingas, jei GTD guru pakomentuotų ir papildytų ar patobulintų aprašytą sistemą.

Svarbu suprasti ir priimti, kad el. paštas nėra jūsų veiklos užduočių planuoklis ar archyvas. Todėl aplankas Gautieji visada turi būti tuščias. Pradėję rūšiuoti gautuosius, nesustokite ir nieko nesiblaškykite, kol neištuštinsite šio aplanko.

Ką daryti su el. laiškais gautuosiuose? Turite eiti per kiekvieną raidę iš eilės ir ją ištrinti. Taip, tiesiog pažymėkite ir klaviatūroje paspauskite Delete. Jei negalite priversti ištrinti laiško, turėsite nuspręsti, ką su juo daryti.

1. Ar galite atsakyti per tris minutes? Ar man reikia į jį atsakyti? Taip, būtina, o atsakymas užtruks ne ilgiau kaip tris minutes, tada atsakykite iš karto.
2. Privalote atsakyti, tačiau atsakymo paruošimas užtruks ilgiau nei tris minutes. Jei naudojate užduočių planavimo priemonę, leidžiančią paversti el. laišką užduotimi, paverskite el. laišką užduotimi ir kuriam laikui pamirškite. Pavyzdžiui, naudojuosi visiškai nuostabia paslauga Doit.im. Tai leidžia sugeneruoti asmeninį el. pašto adresą: persiunčiate jam laišką ir jis virsta užduotimi. Bet jei neturite užduočių planavimo priemonės, perkelkite raidę į poaplankį „0_Run“.
3. Greitai atsakę į laišką, pavertę jį užduotimi ar tiesiog perskaitę, turite nuspręsti, ką toliau daryti su šiuo pranešimu: ištrinti arba išsiųsti į vieną iš aplankų ilgalaikiam saugojimui.

Štai mano turimi ilgalaikio saugojimo aplankai.

• 0_Vykdyti. Aš tokio aplanko neturiu, bet jei neturite planuotojo, kartoju, čia galite įdėti detalaus darbo reikalaujančius laiškus. Šį aplanką taip pat reikia reguliariai valyti, tačiau apgalvotai, specialiai tam skirtu laiku.
• 1_Nuor.Čia aš dedu laiškus Papildoma informacija: sveikinimo laiškai su prisijungimais iš įvairių interneto paslaugų, bilietai į artėjančius skrydžius ir pan.
• 2_Projektai.Čia saugomas korespondencijos apie partnerius ir projektus, su kuriais palaikomi dabartiniai santykiai, archyvas. Natūralu, kad kiekvienam projektui ar partneriui buvo sukurtas atskiras aplankas. Į partnerio aplanką dedu ne tik jo darbuotojų, bet ir su šiuo partneriu susijusių Neb darbuotojų laiškus. Labai patogu: jei reikia, visa korespondencija apie projektą pasiekiama keliais paspaudimais.
• 3_Muziejus.Čia padėjau tuos laiškus, kuriuos būtų gaila ištrinti, o nauda iš jų nėra akivaizdi. Čia taip pat perkeliami aplankai su uždarais projektais iš „2_Projects“. Trumpai tariant, „Muziejus“ saugo pirmuosius kandidatus pašalinti.
• 4_Dokumentai. Pateikiame laiškus su elektroniniais dokumentų pavyzdžiais, kurie ateityje gali būti naudingi apskaitai, pavyzdžiui, klientų sutikrinimo ataskaitos, išvyktų kelionių bilietai. Aplankas turi daug panašumų su „2_Projects“ ir „1_Reference“ aplankais, jame saugoma tik apskaitos informacija, o valdymo informacija – aplanke „2_Projects“. „4_Dokumentuose“ yra negyva informacija, o „2_Projektuose“ yra tiesioginė informacija.
• 5_Žinios.Čia dedu tik tikrai naudingus naujienlaiškius, prie kurių norisi sugrįžti po kurio laiko, pasisemti įkvėpimo ar ieškoti sprendimų.

Yra ir kitų el. pašto programos nustatymų, kurie yra svarbūs šios sistemos veikimui. Pirma, pagal numatytuosius nustatymus „Thunderbird“ yra žymimasis laukelis „Žymėti pranešimus kaip skaitytus“. Man labiau patinka tai daryti sąmoningai, todėl nuleiskite vėliavą! Norėdami tai padaryti, eikite į meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Išplėstiniai“ → „Skaitymas ir rodymas“.

Antra, mes naudojame filtrai . Anksčiau aktyviai naudojau filtrus, kurie automatiškai persiųsdavo laiškus į atitinkamus aplankus pagal siuntėjo adresą. Pavyzdžiui, advokato laiškai buvo perkelti į aplanką „Advokatas“. Atsisakiau šio požiūrio dėl kelių priežasčių. Pirma: 99% atvejų advokato laiškai yra susiję su kokiu nors projektu ar partneriu, o tai reiškia, kad jie turi būti perkelti į šio partnerio ar projekto aplanką. Antra: nusprendžiau padidinti sąmoningumą. Jūs patys turite nuspręsti, kur saugoti konkretų laišką, o neapdorotų žinučių patogiau ieškoti tik vienoje vietoje – pašto dėžutėje. Dabar filtrus naudoju tik automatinėms įprastoms raidėms iš įvairios sistemos, tai yra laiškai, kurie nereikalauja manęs priimti sprendimų. „Mozilla Thunderbird“ filtrai konfigūruojami meniu „Įrankiai“ → „Pranešimų filtrai“.

Taigi, laikantis tinkamo požiūrio, el. laiškas turėtų užtrukti nuo 10 iki 60 minučių per dieną, priklausomai nuo susirašinėjimo apimties.

Taip, ir dar vienas dalykas. Ar jau išjungėte pranešimus apie naujų laiškų atėjimą? ;)

Bendravimas elektroniniu paštu yra neatsiejama bet kurio šiuolaikinio biuro darbuotojo darbo dalis. Ir buhalteriai nėra išimtis. Kaip susirašinėti taip, kad dalykinis bendravimas būtų produktyvus, emociškai patogus ir itin etiškas? Skaitytojams siūlau keletą praktinių patarimų.

PATARIMAS 1. Neatmeskite asmeninio kreipimosi į adresatą savo laiškuose

Tai darydami parodysite savo dėmesį žmogaus asmenybei. Jei laiškas parašytas konkrečiam gavėjui, tai asmeninio adreso nebuvimas jame atrodo neteisingas ir nemandagus.

Kai rašote vieną iš pirmųjų laiškų adresatui, dažnai kyla klausimas: kaip geriausia į jį kreiptis – tiesiog vardu ar vardu ir tėvavardžiu? Tokiu atveju reikia pasižiūrėti, kas parašyta paraše, kuriuo baigiasi asmens laiškas jums. Jei ten nurodytas vardas (be patronimo), pvz "Svetlana Kotova", tada nedvejodami susisiekite su manimi vardu. O jei parašas sako „Svetlana Vasilievna Kotova, „Trenzor LLC“ vyriausioji buhalterė, tuomet reikia atitinkamai kreiptis į gavėją. Bet kokiu atveju antrasis variantas yra labai teisingas, todėl naudingas abiem pusėms.

Nerekomenduoju pasikliauti informacija lauke „Nuo“. Juk dažnai jį iš pradžių užpildo ne elektroninio pašto adreso savininkas, o įmonės IT specialistas, nustatydamas el.

Beje, primygtinai patariu kreipiantis į verslo partnerį ar klientą nevartoti trumposios vardo formos („Sash“ vietoj „Sasha“, „An“ vietoj „Anya“), kad ir koks demokratiškas būtų rašymas. stilius ir nesvarbu, kiek sena jūsų korespondencija. Tai, kas sakytinėje kalboje skamba pažįstamai, rašytinėje kalboje atrodo pernelyg paprasta.

PATARIMAS 2. Ypatingą dėmesį atkreipkite į savo sveikinimo formą

Jūs neturėtumėte vartoti frazės "Gera diena!". Net jei turite gerą ketinimą suderinti gavėjo laiko juostą, ši frazė skamba neskoningai, netgi sakyčiau vulgariai. Geriau naudoti neutralias parinktis: "Sveiki...", "Laba diena...". Ir, žinoma, prie sveikinimo pridėkite gavėjo vardą, jei jį žinote. Pavyzdžiui, man asmeniškai tai daug maloniau, o ne beveidis "Sveiki!" tapti asmeniška "Sveika, Tamara!".

Atminkite, kad tokiu būdu sutaupysite gavėjo laiko. Juk jis iš karto galės įvertinti gauto laiško turinį ir greitai nuspręsti dėl jo prioriteto ir svarbos.

Temos eilutė turi būti trumpa, bet kartu tiksliai atspindėti susirašinėjimo temą. Pavyzdžiui, „Sutartis, sąskaita faktūra, aktas iš Alpha LLC“ vietoj „Dokumentai“. Keičiantis aptariamo klausimo aspektams, paaiškinkite temą. Pavyzdžiui, „Bendradarbiavimas su Perme“ → „Bendradarbiavimas su Perme. Derybų data“ → „Bendradarbiavimas su Perme. Sutarties projektas“.

Jei susirašinėjimo metu matote, kad laukelį „Tema“ jūsų adresatas užpildė atsitiktinai arba jo neužpildo visai, imkitės iniciatyvos ir išbandykite vieną iš dviejų scenarijų.

1 SCENARIJAS. Atsakydami patys užpildykite laukelį „Tema“. Jei gavėjas yra dėmesingas, galbūt to jau pakaks, kad jūsų korespondencija būtų tinkama.

2 SCENARIJAS. Jei gavėjas ir toliau ignoruoja laukelio „Tema“ užpildymą, parašykite jam laišką, panašų į šį: „Aha, aš siūlau nedelsiant nurodyti laiško temą lauke „Tema“. Manau, kad tokiu būdu mes žymiai padidinsime savo komunikacijos efektyvumą“..

PATARIMAS 4. Atkreipkite dėmesį į laukus „Kam“ ir „Cc“.

Turite aiškiai suprasti visuotinai priimtą šių sričių paskirtį verslo aplinkoje:

• <если>lauke „Kam“ esate išvardyti tik jūs - tai reiškia, kad laiško siuntėjas laukia jūsų reakcijos į jo klausimą ar prašymą;
• <если>lauke yra keli gavėjai – siuntėjas laukia atsakymo iš kiekvieno ar bet kurio iš gavėjų. Tokiu atveju atsakydami išsaugokite siuntėjo nustatytą gavėjų sąrašą naudodami funkciją „Atsakyti visiems“ (žinoma, jei sąmoningai nenorite atsakyti tik laiško autoriui, nuslėpdami savo atsakymo esmę iš likusių susirašinėjimo dalyvių);
• <если>Jūsų vardas rodomas lauke „Kopijuoti“ – siuntėjas nori, kad žinotumėte apie klausimą, tačiau jis nesitiki iš jūsų atsakymo. Tai reiškia, kad neturėtumėte susirašinėti šiuo klausimu. Jei vis tiek nuspręsite tai padaryti, geros formos ženklas būtų pradėti laišką viena iš šių frazių: „Jei įmanoma, norėčiau prisijungti prie diskusijos šiuo klausimu...“, „Leiskite man išsakyti savo nuomonę...“.

Kalbant apie BCC sritį, verslo etikos požiūriu tai yra labiausiai prieštaringa el. pašto priemonė. Kartais tai suvokiama kaip beveik slapto stebėjimo ir informacijos įrankis. Galų gale, gavėjai, patalpinti į BCC, nėra matomi kitiems gavėjams. Kai kuriose, dažniausiai didelėse įmonėse, kurios etikos klausimais elgiasi ypač skrupulingai, griežtai draudžiama naudoti šią sritį įmonių susirašinėjime, išskyrus masinius laiškus. Tačiau daugumoje įmonių jie tai naudoja, laikydamiesi šių taisyklių:

• siunčiant laišką su užpildytu laukeliu „Bcc“ daroma prielaida, kad laiško autorius informavo paslėptus gavėjus (arba ketina tai padaryti) apie šios formos pranešimo priežastį ir tikslą;
• paslėptam gavėjui nereikia leistis į susirašinėjimą.

Mokymų metu man dažnai užduodamas klausimas: ar yra kokių nors visuotinai priimtų standartų dėl laiko, per kurį reikia atsakyti į kliento ar kolegos laišką? Bet jūs negalite į tai duoti universalaus atsakymo.

Jei kalbėtume apie vidinį susirašinėjimą, čia viską lemia pačios įmonės greitis ir gyvenimo ritmas. Yra įmonių, kuriose atsakymo delsimas daugiau nei pusantros valandos laikomas blogu manieru. Ir kai kur atsakymas per dieną yra dalykų tvarka.

Autorius Pagrindinė taisyklė Laikoma, kad priimtiniausias atsakymo į laišką laikas yra 2-3 valandos. Tai vadinamasis patogus laukimo laikas, kai siuntėjas laukia atsakymo ir nepatiria vidinio diskomforto dėl savo adresato tylos.

Bet ką daryti, jei gavęs ir perskaitęs laišką supranti, kad negali į jį atsakyti per 24 valandas? Tada, vadovaudamiesi geros manieros taisyklėmis, praneškite siuntėjui apie laiško gavimą ir apytikslį atsakymo į jį terminą. Pavyzdžiui: „Sveiki, Sergejus Vasiljevičius! Gavau tavo laišką. Atsakysiu per kelias ateinančias dienas“ arba „Andriai, aš gavau laišką. Ačiū! Norint atsakyti man reikia daugiau informacijos. Pasistengsiu atsakyti ne vėliau...“.

PATARIMAS 6. Laikykitės pagrindinių informacijos pateikimo laiške taisyklių

Jų nėra daug:

• skaitant laišką patogiausias tūris telpa „viename ekrane“, maksimaliai - A4 lape;
• Siunčiamų priedų apimtis neturi viršyti 3 MB. Dėl didesnių failų paštas gali užšalti pas gavėją;
• Kai „pakuojate“ priedus, naudokite universalų zip arba rar kodavimą. Kiti plėtiniai gali būti užblokuoti arba išjungti siuntimo metu ir sukelti problemų gavėjui;
• niekada nepradėkite atsakymo kaip naujo laiško (neišsaugodami susirašinėjimo istorijos). Priešingu atveju gavėjas bus priverstas gaišti laiką ieškodamas pradinio pranešimo;
• rašyti gavėjui kuo suprantamiausia kalba. Daugeliui žmonių kyla klausimas, ar tikslinga vartoti profesinį ar vidinį įmonės žodyną, slengą, santrumpas ir anglicizmus.

Kiekviename konkretus atvejis tai reikia spręsti atskirai.

Taigi įmonės vidinė korespondencija beveik visada kupina slengo ir santrumpos: jie yra žinomi ir suprantami visiems dalyviams ir taupo laiką. Bet jūs turite juos atsargiai naudoti susirašinėdami su sandorio šalimis.

Mano praktikoje buvo toks atvejis. Kolegė ruošė medžiagą leidyklai ir paskutiniame laiške jai rašė: „Maša, prašau kuo greičiau išsiųsti visas medžiagas“. Masha nusprendė, kad tai jai nežinomo formato, į kurį reikia išversti tekstą, pavadinimas. Ji pražudė daug laiko, su kabliu ar sukčiumi, sugalvodama, kaip patenkinti leidėjo prašymą. Įsivaizduokite mašinos susierzinimą, kai po 2 dienų ji sužino, kad paslaptingasis „asap“ yra plačiai vartojamo angliškai vartojamo žodžio „asap asap“ santrumpa. Tačiau Maša galėjo išsiųsti medžiagą per pusvalandį nuo tos dienos, kai gavo prašymą!

PATARIMAS 7. Užbaikite kiekvieną raidę savo parašo ir kontaktų bloku

Nepriklausomai nuo to, kaip artimai pažįstate gavėją ir kiek laiko tęsiasi jūsų susirašinėjimas, kiekviename jūsų laiške turėtų būti blokas, kurį sudaro parašas ir kontaktinė informacija. Tai yra neatsiejama verslo bendravimo kultūros dalis.

Bloke turi būti:

• tavo vardas ir pavardė. Nereikia naudoti santrumpų. Vietoj „T.L. Vorotyncevas" savo paraše nurodau "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" arba "Tamara Vorotyntseva" kad adresatas suprastų, kaip su manimi susisiekti atsakymo laiške;
• savo poziciją. Tai suteikia gavėjui galimybę suprasti savo autoriteto ir profesinės kompetencijos ribas sprendžiant klausimus;
• kontaktinė informacija (telefonas, el. paštas, įmonės pavadinimas, svetainė). Taip prireikus suteiksite gavėjui galimybę papildomai operatyvinei komunikacijai.

Prie viso to, kas buvo pasakyta, noriu pridurti: jūsų el. laiškai yra pats drabužis, kuriuo jus sveikina. Kitaip tariant, laikydamiesi dalykinio susirašinėjimo etiketo, savo gavėjui paliksite patį maloniausią įspūdį.

Verslo korespondencija V modernus pasaulis verslas yra svarbi sėkmės dalis. Bet kurios organizacijos darbuotojai kasdien susiduria su poreikiu sudaryti savo verslo korespondenciją ir atsakyti į gaunamus pranešimus.

Verslo korespondencija turi savo platų skirstymą: tarnybinis, asmeninis, išorinis, vidinis, pagal rašymo tikslą ir siuntimo formą.

Viena iš šiuolaikinio darbuotojo kompetencijų – gebėjimas kompetentingai parašyti verslo laišką: padėka, prašymas, patvirtinimas, garantija, pretenzija, pranešimas spaudai, sveikinimas, rekomendacija ir kt.

Pažvelkime į pagrindinius verslo laiško rašymo veiksmus.

Verslo susirašinėjimo kultūra- tai apima raidės dizainą, teksto raštingumą ir teisingą žodžių bei posakių vartojimą. Todėl geriausia pirmiausia naudoti juodraštį, kad vėliau galėtumėte pasitikrinti ir pašalinti nemalonius nesusipratimus.

Verslo laiško struktūrą sudaro: kreipimasis į adresatą, preambulė, pagrindinė dalis ir išvada.

Verslo korespondencija neleidžia adresų „jūs“. Todėl dažniausiai kreipimasis prasideda žodžiais „Brangioji...“. Apeliacijos tęsimas priklauso nuo daugelio veiksnių. Vadovo pirmasis ir tėvavardis vartojamas esant asmeninei pažinčiai (tačiau dažnai vartojamas laiškuose, adresuotuose valdžios institucijos vadovui). Leidžiama kreiptis į komercinės organizacijos vadovą žodžiu „ponas“ ir pridėti pavardę be inicialų. Jei nežinote kariškių laipsnių ar tikslių aukštųjų pareigūnų pareigybių pavadinimų, geriau jų nenaudoti. Tokiu atveju gavėjo vardas ir patronimas atrodys teisingesni nei klaida.

Preambulė reikalinga tam, kad keliais žodžiais būtų parodyta laiško motyvacija ir tikslas. Tam naudojami posakiai: Pagal ... (dokumento pavadinimas, norminis šaltinis), ... tikslu, atsakant į ..., patvirtinant ..., siekiant pateikti ..., Ryšium su .... ir kitos tinkamos frazės.

Toliau sudarome pagrindinį tekstą, kuris keliomis pastraipomis (nuo dviejų iki keturių) turėtų paaiškinti jūsų poziciją, nuomonę, prašymą. Būtina derinti tekstinę informaciją, su kuria pasakojamas pasakojimas. Esybė dažnai vartoja vienaskaitą ir daugiskaita trečioji šalis ir asmenys perteikti informaciją iš vienintelio ir pirmojo asmens. Sakiniai turi būti nuoseklūs ir logiški, kad gavėjas turėtų išsamų vaizdą apie tai, apie ką norite rašyti. Laiško tekstas neturėtų būti aiškinamas dvejopai. turėtų apimti vieną temą arba problemą ir neturėtų viršyti dviejų puslapių.

Pabaigoje būtina dar kartą trumpai apibendrinti laiško tikslą.

Verslo korespondencijos vedimo taisyklės numato aiškų dalykinių laiškų formatavimą. Patikrinus, suredagavus ir suderinus laiško tekstą, būtina jį teisingai suformatuoti.

Verslo laiško formoje pateikiama informacija apie organizaciją: pavadinimas, fizinis adresas, telefonas, faksas, svetainė ir el. paštas bei kiti reikalingi duomenys.

Verslo laiške turi būti paraštės: kairėje - trys centimetrai, dešinėje - nuo vieno iki pusantro centimetro.

Dažniausiai naudojamas Times New Roman šriftas, 12 (14) taškų dydžio, vienas (pusantro) tarpas tarp eilučių.

Verslo laiško antraštėje viršutiniame dešiniajame kampe yra atsakymas į klausimą „Kam skirtas laiškas“: vadovui, direktoriui, administracijai ir kt. nurodant pareigas, įmonės pavadinimą, pavardę ir inicialus.

Jei laiške yra priedų, surašytų ant atskirų lapų, prieš siuntėjo parašą turite nurodyti jų numerį.

Būtina verslo laiško dalis yra informacija apie rangovą, o pavardė, vardas, patronimas turi būti nurodytas pilnas, taip pat kontaktinis telefono numeris, kuriuo geriausia susisiekti su konkrečiu darbuotoju.

Verslo korespondencija turėtų būti tvarkinga, nes tai yra svarbus įmonės veiklos šiuo klausimu įrodymas.