Geschäftskorrespondenz im Internet. Geschäftskorrespondenz per E-Mail. Korrespondenz in Englisch

06.09.2021Üerschrift: Fertigstellung

E-Mail-Korrespondenz ist ein fester Bestandteil des Geschäftsalltags der modernen Sekretärin. Überzeugen und dabei höflich und korrekt bleiben, sind Fähigkeiten, die entwickelt und verfeinert werden müssen. Ein ungeschickt verfasster und ungebildeter Brief kann Ihrer Karriere ein Ende setzen und Ihren geschäftlichen Ruf unwiderruflich ruinieren. In diesem Artikel finden Sie eine Reihe einfacher und effektiver E-Mail-Regeln für Unternehmen, die Ihnen helfen, Ihre Professionalität unter Beweis zu stellen und Ihre Ziele erfolgreich zu erreichen.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Geschäfts-E-Mail-Korrespondenz: Regeln und Beispiele

Regel 1:

geschäftliche E-Mail wird nur für Geschäftskorrespondenz verwendet

Diese Bemerkung gilt nicht so sehr für Etikette für Geschäftsbriefe wie viel für die Geschäftsethik und die Wahrung Ihres Rufs. Denken Sie immer daran, dass alle Briefe, die Sie von Ihrem Arbeitscomputer senden, auf dem Server gespeichert sind und Ihr Vorgesetzter sie lesen kann, wenn er möchte.

Regel 2:

Regel definieren den Adressatenkreis Ihrer Nachricht

Wenn Sie einen Brief an einen Vorgesetzten schreiben, sollte es einen Adressaten geben - den Vorgesetzten; wenn Sie an Kollegen oder Untergebene schreiben, kann es mehrere Adressaten geben. Sie werden durch Kommas getrennt in das Feld "An" eingetragen, alle Interessenten - in das Feld "Cc". Dies können im Text der Nachricht genannte Dritte sein. Versuchen Sie, keine unnötigen Kopien zu versenden, insbesondere an die Geschäftsleitung. Unterwürfigkeit und der Wunsch, Ihnen zu gefallen, werden Sie nicht verschönern. Ein noch schlechterer Service für Sie wird das Vorhandensein von "Blindkopien" des Briefes sein. Sie werden als Intrigen bekannt sein.

Regel 3:

der Zweck des Schreibens sollte sowohl für Sie als auch für den Adressaten transparent sein

Machen Sie sich den Zweck Ihrer Nachricht klar: Welche Maßnahmen erwarten Sie vom Leser Ihrer Nachricht? Welche Reaktion sollte folgen. Dieses Ziel sollte nicht nur für Sie, sondern auch für den Adressaten transparent sein.

Der Zweck der Nachricht bestimmt die Form und Grammatik der Erzählung:

die Darstellung Ihrer Meinung und Ihrer Einschätzung der Situation beinhaltet den Einsatz einer Person ("ich" und "wir");
Aufforderung, Anweisung, Handlungsmotivation beinhaltet den Einsatz von 2 Personen ("Sie" und "Sie");
Die Information über Ereignisse aus der Sicht eines externen Beobachters beinhaltet den Einsatz einer dritten Person ("er" oder "sie").

Regel 4:

Lassen Sie das Betreff-Feld nicht leer

Die meisten Benutzer beginnen ihre Bekanntschaft mit per Email mit dem Studium des "Thema"-Bereichs. Manchmal endet dies. Damit Ihre Nachricht auch vor dem Lesen nicht gelöscht wird, bemühen Sie sich um ein möglichst konkretes, informatives und prägnantes Thema. Vage Themen wie "Auskunftsersuchen", "aus Moskau", "revidierte Fassung" sind nicht erlaubt. Beispiele für erfolgreiche Themen:

"Liste der Teammitglieder für die Mathematikolympiade in Moskau"

"Liste der defekten Geräte der achten Werkstatt vom 01.06.17"

"Marktforschung für Projektionsgeräte für 2017"

Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, erscheint das "Re"-Symbol im "Betreff"-Feld, es wird empfohlen, es zu löschen.

Regel 5:

bleib bei der traditionellen Nachrichtenstruktur

Der Aufbau des Briefes ist einfach und unkompliziert, aber jedes Element ist erforderlich:

Grüße und Nachrichten;
Haupteinheit;
Zusammenfassender Block;
Unterschrift
Kontaktinformationen.

Regel 6:

Begrüßung und Ansprache sind der Schlüssel zum gegenseitigen Verständnis

Verwenden Sie niemals den Ausdruck "Guten Tag" als Gruß. Das ist eine schlechte Form. Verwenden Sie das universelle "Hallo!" oder "Guten Tag!" Ein offizieller Brief kann sofort mit der Adresse "Sehr geehrter Herr (Name und Vatersname)" oder "Sehr geehrter Herr (Nachname)" begonnen werden. Welche Option ist vorzuziehen - Vorname, Vatersname oder Nachname? Hier gilt die Regel - wenn Sie nur zum ersten Mal einen Kontakt herstellen und eine Nachricht an den Adressaten schreiben, dann ist es sinnvoll, sich bei der Kontaktaufnahme mit dem Nachnamen zu bewerben, und Sie schreiben ein zweites Mal eine Nachricht, Kontakt nach Namen und Patronym.

Hat die Nachricht mehrere Adressaten, bietet sich die Anschrift „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen“ an, wenn Sie sich an Vertreter eines Ihnen nahestehenden Berufsstandes wenden. Am Ende der Adresse können Sie ein Ausrufezeichen oder ein Komma setzen und der Text selbst kann mit einem neuen Absatz mit Kleinbuchstaben beginnen. Welche Option sollten Sie wählen? Verwenden Sie in einem offiziellen Brief oder einer Nachricht, der Sie großen Wert beimessen, ein Ausrufezeichen und in einer einfachen geschäftlichen Nachricht ein Komma.

Regel 7:

Kürze ist der Hauptvorteil von E-Mail

„Maximale Bedeutung – minimale Worte“ ist das goldene Motto der Geschäftskorrespondenz.

Die Meinungsäußerung sollte sein:

Spezifisch;
konsistent;
prägnant;
verständlich.

Schreiben Sie in kurzen Sätzen - es wird Ihnen leichter fallen und der Empfänger wird es besser verstehen. Teilen Sie Ihren Text in Absätze auf, um das Durchsuchen und Auffinden der benötigten Informationen zu erleichtern.

Noch ein Tipp: Ein Thema, ein Beitrag. Wenn Sie mehrere unabhängige Themen betrachten möchten, heben Sie mehrere verschiedene Ideen hervor und widmen Sie jedem Thema einen eigenen Text. Es versteht sich von selbst, dass das Feld Betreff diese Idee oder Frage in Kurzform enthalten sollte.

Bei längerfristiger Korrespondenz können Sie sich auf die Worte „Mit freundlichen Grüßen“ und Vor- und Nachname beschränken.

Regel 14:

versuche kein Postscript zu verwenden

Die Verwendung einer Nachschrift ist in einem Fall zulässig - wenn zum Zeitpunkt der Abfassung des Schreibens ein wichtiges Ereignis eingetreten ist, das in direktem Zusammenhang mit dem Adressaten steht.

Beispiel: PS Flugtickets wurden vor einer Stunde geliefert.

Regel 15:

Lesebestätigungen wie vorgesehen verwenden

Der Zweck dieser Benachrichtigung besteht darin, dass vom Adressaten erwartet wird, dass er Maßnahmen ergreift. Es wird nur für externe Empfänger verwendet.

Regel 16:

Überbeanspruchen Sie das Kontrollkästchen "hohe Bedeutung" nicht

Erinnern Sie sich an Leo Tolstois Gleichnis über den Jungen, der als Scherz „Wölfe!“ rief? Jeder war so an seine Witze gewöhnt, dass niemand auf seine Schreie reagierte, als die Wölfe ihn angriffen.
Wenn Sie die Bedeutung des Buchstabens wirklich angeben müssen, werden alle erforderlichen Flags bereits verwendet.

Regel 17:

Überprüfen Sie alle Daten, Zahlen und Nachnamen noch einmal

Machen Sie es sich zur Regel, vor dem Senden noch einmal zu lesen Buchstabe, alle Zahlen überprüfen, Nachnamen und Initialen klären. Ein kleiner Fehler kann Sie Platz kosten.

Regel 18:

antworte sofort auf den Brief

Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht sofort antworten können - zum Beispiel haben Sie nicht alle Informationen oder sind Sie einfach nicht bereit, schreiben Sie einfach, dass der Brief eingegangen ist und Sie später antworten werden. Andernfalls kann der Adressat nicht sicher sein, ob der Brief eingegangen ist oder nicht versehentlich gelöscht wurde.

Wenn Sie sich zum ersten Mal zu einem Geschäftsbrief hinsetzen, werden Sie sich sicherlich verwirrt fühlen. Dies ist schließlich nicht dasselbe wie eine Nachricht an einen Freund oder Verwandten zu senden. Wie kontaktiere ich den Gesprächspartner? Soll ich Emoticons verwenden oder nicht? Wie füllen Sie all diese vielen Felder aus?

Beginnen Sie in der richtigen Reihenfolge und denken Sie daran, mit den allgemeinen Regeln für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails zu beginnen.

Untersuchung... Wenn Geschäftskorrespondenz nicht Ihr Hauptbetätigungsfeld ist, können Sie Ihre Post zweimal checken – morgens, wenn Sie zur Arbeit kommen und nachmittags. Wenn die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern zu Ihren täglichen Aktivitäten gehört, ist es einfacher, einen E-Mail-Client zu installieren, der E-Mail-Benachrichtigungen auf Ihrem Desktop anzeigt.
Antworten... Die unausgesprochene Etikette erfordert, dass die Antwort auf den Brief so schnell wie möglich geschrieben wird, daher können Sie die Briefe nur ignorieren, wenn es eine Angelegenheit gibt, die keine Ablenkung duldet. Die offiziellen Regeln besagen, dass ein Brief in zehn Tagen beantwortet werden soll, wenn er bei der Post ankommt, und in zwei Tagen, wenn er per Fax ankommt.
Lager... Sie sollten darauf achten, dass Briefe nicht im "Spam"-Ordner landen. Außerdem können sie nicht gelöscht werden: Andernfalls kann im Falle einer Konfliktsituation nicht einfach auf die Korrespondenz Bezug genommen werden, um zu sehen, wer Recht hat.
Verwendung... Sie können die E-Mail-Adresse des Unternehmens nur verwenden, indem Sie in seinem Namen Korrespondenz führen. Wenn aus irgendeinem Grund die Verwendung einer persönlichen E-Mail für die Korrespondenz erforderlich ist, sollten Sie darauf achten, dass diese offiziell aussieht und keine obszönen oder vulgären Worte enthält.
Wir haben den Speicher aussortiert, die Reaktionszeit geklärt und welche E-Mail wir verwenden sollen. All dies ist leicht zu merken und Sie können zum nächsten Schritt übergehen: Hier ist ein Geschäftsbrief. Wie soll man darauf antworten, um den Gesprächspartner nicht zu beleidigen?
Korrekt... Briefe wie „Hallo Vasya, ich habe Ihren Brief erhalten und dachte ...“ sollten für die persönliche Korrespondenz reserviert werden. Geschäftskorrespondenz erfordert Korrektheit und Höflichkeit. Sie können keine umgangssprachlichen, ausdrucksstarken, unhöflichen Ausdrücke verwenden. Sie können keine Emoticons setzen, auch wenn Sie seit mehreren Jahren mit dem Gesprächspartner arbeiten. Sie können nicht "Sie" verwenden und vertraut sein - der Brief sollte höflich und trocken sein.
Kompetent... Alphabetisierung ist ein Indikator für die kulturelle Entwicklung, das intellektuelle Niveau, eine Möglichkeit, den Ruf eines Unternehmens zu wahren und einen Brief mit Stil zu gestalten. Wenn Sie mit der russischen Schriftsprache schlecht sind - die häufig anzutreffen ist und überhaupt kein Grund zur Schande ist - nutzen Sie spezielle Dienste zur Überprüfung von Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung.
Angemessen... Selbst die kompetenteste und richtige Antwort kann verloren gehen, wenn der Gesprächspartner einfach nicht versteht, wovon Sie sprechen. Daher sollte man entweder auf Fachbegriffe verzichten, oder deren Entschlüsselung geben. Außerdem sollten Sie keine zu komplexen oder nicht zu häufigen Wörter verwenden, die den Gesprächspartner verwirren können. Und natürlich können Sie keine Wörter einfügen, deren Bedeutung Sie zweifeln lässt.
Logisch... Wenn Sie die Antwort nicht wissen, bitten Sie den Gesprächspartner, zu warten, herauszufinden und einen weiteren Brief zu schreiben. Falls bekannt - überprüfen Sie, ob es im Brief konsequent, logisch und klar angegeben ist, und senden Sie es erst dann.
Schön... Das Design ist genauso wichtig wie der Inhalt. Sie sollten Absätze verwenden, die Frage zitieren und erst dann eine Antwort geben, nummerierte Listen und Aufzählungen verwenden.

Um auf einen eingehenden Brief zu antworten, reicht es aus, dies kompetent, korrekt, angemessen und logisch zu tun. Aber wie schreibt man den Brief zuerst?

Zuerst müssen Sie es richtig anordnen:

Thema ... Das Feld "Betreff" im Textkörper einer E-Mail sollte nicht ignoriert werden, denn nach dem Lesen macht der Gesprächspartner einen ersten Eindruck davon, was von ihm verlangt wird. Idealerweise sollte es so aussehen: "Der Name des Unternehmens, der Kern des Problems" - "OJSC" Romashka ". Glasbedarf".
Unterschrift ... Bei den meisten Maildiensten können Sie eine automatische Signatur einrichten, die Folgendes enthalten sollte: "Name, Position, Firma" - "IV Makarova, Hauptbuchhalterin der OJSC" Romashka ". Dieses Formular ermöglicht es dem Empfänger, leicht zu navigieren, an wen er sich wendet und wie er mit seiner Antwort beginnen soll.
Grüße ... Die Begrüßung sollte nicht bekannt sein - kein "Hallo", "Gute Tageszeit", "Aloha" und ähnliche Optionen. Ein neutrales „Hallo“ oder „Guten Tag“ ist am besten.
Appellieren ... Anrufe mit Namen - "Anya" - anstelle des vollständigen - "Anna Dmitrievna" sehen vertraut aus und können den gesamten Eindruck des Briefes beeinträchtigen. Daher ist es besser, einen Aufruf nach Namen und Patronym zu wählen.
Länge ... Zu lange Buchstaben sind lang und schwer zu lesen. Daher wird davon ausgegangen, dass die optimale Lautstärke in eine Standardtexteditorseite passt.

Allgemeine Regeln für die Arbeit mit Briefen, Antworten und neuen Briefen - all das ist leicht zu lernen. Aber es gibt noch ein paar Nuancen, die Sie sich merken sollten:

Inhalt ... Der Brief sollte den Grund der Abfassung, eine einheitliche Beschreibung und anschließend Fragen und Anregungen enthalten.
Bedeutung ... Die meisten E-Mail-Dienste verfügen über ein Kontrollkästchen "Wichtig!", das Sie beim Schreiben aktivieren können. Dann wird ein solcher Brief in der Mappe des Adressaten markiert.

WICHTIG! Sie können nicht einfach die Checkbox benutzen - sonst geht ein wirklich dringender Brief gedankenlos in der Fülle der zugewiesenen unter.

Ende des Dialogs ... Nach den Regeln der unausgesprochenen Etikette beendet derjenige, der die Korrespondenz begonnen hat, die Korrespondenz.
Zeit. Briefe am Ende des Arbeitstages und am Freitagnachmittag zu verschicken ist nicht nur schlechte Form, sondern auch eine sinnlose Idee - die Antwort kommt trotzdem erst am nächsten Morgen oder sogar am Montag.
Höflichkeit ... Herzlichen Glückwunsch zum bevorstehenden Feiertag. Für die erhaltene Antwort - zu danken. Wenn Sie einen dringenden Brief nicht zeitnah beantworten können, sollten Sie dies dem Adressaten mitteilen.
Anhänge ... Jeder Anhang sollte in einem Archiv verpackt und der Empfänger im Text des Schreibens gesondert darauf hingewiesen werden.

WICHTIG! Die Regeln der elektronischen Geschäftskorrespondenz erfordern Aufmerksamkeit gegenüber dem Gesprächspartner - Sie müssen ihn sprechen lassen, Fragen stellen, nichts in einem Ultimatum fordern.

Arten von E-Mail

Die Regeln für die Korrespondenz können leicht variieren, je nachdem, wohin der Brief gehen soll.

Interne Korrespondenz bedeutet, dass es ratsam ist, Briefe noch am selben Tag zu beantworten, um die Arbeit des eigenen Unternehmens nicht zu behindern, und auch, dass der Ton des Briefes etwas vertrauter sein kann als in anderen Fällen.

WICHTIG! Es bietet sich an, eine einzige Vorlage für die interne Korrespondenz zu entwickeln, nach der Mitarbeiter schnell Briefe schreiben können, ohne an der Struktur zu rätseln.

Externe Korrespondenz impliziert ein hohes Maß an Formalität sowie die Notwendigkeit, professionellen Slang zu filtern - oft versteht der Gesprächspartner eines anderen Unternehmens bestimmte Wörter einfach nicht.
Internationale Korrespondenz impliziert eine Menge Formalitäten sowie die Notwendigkeit, Zeitzonen zu berücksichtigen. Also morgens einen Brief nach New York zu schicken und darauf zu warten, dass die Antwort in nächster Zeit kommt, beunruhigt und in Eile, lohnt sich nicht – schließlich sonnt sich der Mitarbeiter, der den Brief beantworten muss, höchstwahrscheinlich noch im Bett.

Es gibt jedoch keine großen Unterschiede. Höflichkeit, Alphabetisierung und die Fähigkeit, ein Anliegen klar zu formulieren, werden überall geschätzt.

Wie schreibt man einen Geschäftsbrief

Um Ihr Dokument vorzubereiten, verwenden Sie Microsoft Word und folgende Regeln:

Firmenbriefkopf;
Schriftart Times New Roman;
weite Felder;
Größe 12-14 S.;
Zeilenabstand - 1-2 S.;
Platziere die Seitenzahlen des Buchstabens unten auf der rechten Seite.

Handelt es sich um eine internationale Korrespondenz, ist der Brief in der Sprache des Adressaten verfasst.

Aufbau des Geschäftsbriefes:

Appellieren;
Präambel;
Haupt Text;
Fazit;
Unterschrift;
Anhang.

Was Sie sonst noch beachten sollten:

Kontaktiere "Sie" mit dem Gesprächspartner.
Wenn Sie eine Antwort auf einen eingehenden Brief schreiben, vermerken Sie dies gleich zu Beginn, zum Beispiel: "Auf Ihre Beschwerde vom 01.01.2020 ..."
Wenn der Brief mit Aggression kam, verhalten Sie sich nicht wie Ihr Gegner und verwenden Sie in Ihrer Korrespondenz keine aggressiven, bittenden Ausdrücke und keinen befehlenden Ton.
Schreiben Sie jeden neuen Gedanken in eine neue Zeile, damit die Informationen besser wahrgenommen werden. Machen Sie keine langen Absätze. Maximal 5-7 Sätze.
Vermeiden Sie Feststellwörter (in Großbuchstaben) - ein solcher Text wird als Bedrohung empfunden.
Vergessen Sie nicht, die Kontaktdaten des Absenders und das Versanddatum des Briefes anzugeben.
Verwenden Sie in der Geschäftskorrespondenz keine Emoticons und Zitate.
Verwenden Sie keine Fremdwörter, wählen Sie ein russisches Synonym.
Schreiben Sie in einer Schriftart. Verwenden Sie keinen farbigen Text und keine übermäßige Unterstreichung, fette Hervorhebung usw.
Seien Sie höflich und offen mit Ihrem Gesprächspartner. Klären Sie seine Meinung und fragen Sie, was er dazu denkt. Zeigen Sie Mitgefühl und Respekt.
Beobachten Sie, wie Ihr Gegner Ihnen antwortet.

Standardsätze, die verwendet werden können

Um nicht jedes Mal zu überlegen, in welche Form man Gedanken kleidet, können Sie Standardsätze für die Geschäftskorrespondenz verwenden:

Appellieren. "Hallo, lieber Igor Petrowitsch"- wenn Sie den Adressaten persönlich kennen. "Hallo, Herr Smirnov"- wenn Sie ihm zum ersten Mal in Ihrem Leben schreiben. Das Militär wird normalerweise angesprochen „Hallo, Genosse Oberst Smirnow“.
Notiz. Standardbeispiel für einen Satz: "Wir informieren Sie darüber, dass ..."... Es kann geändert werden in "Bitte sei informiert", „Wir informieren Sie“, „Wir informieren Sie“.
Erläuterung... Um den Adressaten gleich zu Beginn über den Zweck des Schreibens zu informieren, können Sie die Konstruktionen verwenden: "Auf Ihre Anfrage ...", "Um Arbeiten auszuführen ...", "Um Hilfe zu leisten ...", "Nach Ihren Wünschen ...".
Anfrage... In einem Brief zu fragen folgt der Formel "Wir bitten Sie…".
Satz. "Wir bieten Ihnen ...", "Wir empfehlen Ihnen ...".
Bestätigung. "Wir bestätigen ...", "Wir haben ... erhalten".
Ablehnung. "Ihr Vorschlag wurde abgelehnt ...", "Aus den unten beschriebenen Gründen können wir uns nicht einigen ...", "Ihr Vorschlag wurde geprüft und für nicht zielführend befunden".

Formalität ist der beste Begleiter für die Geschäftskorrespondenz, aber es ist wichtig, dass die Bedeutung nicht hinter offiziellen Phrasen verloren geht. Ein gutes Beispiel für einen Geschäftsbrief würde so aussehen.

Was ist E-Mail? In der modernen Geschäftswelt sind dies:

Dein Gesicht. Mit Hilfe von E-Mails können Sie in den Augen der Gegenpartei ein positives Image erzeugen oder den ersten Eindruck ruinieren.
Ihr Arbeitsgerät. Viel Kommunikation mit der Außenwelt findet per E-Mail statt. Wenn Sie dieses Tool gut beherrschen, können Sie Ihr Leben daher erheblich erleichtern.
Eine starke Ablenkung. Die Außenwelt versucht, Sie per E-Mail abzulenken, abzulenken und in die Irre zu führen.

Betrachten wir aus dieser Sicht die Arbeit mit E-Mail. Fangen wir einfach an.

Briefgestaltung

Ich verwende den Mozilla Thunderbird Mail-Client, daher werde ich ihn als Beispiel verwenden. Lassen Sie uns einen neuen Buchstaben erstellen und in der Liste der Felder von oben nach unten gehen.

Denen. Kopieren. Versteckte Kopie

Jemand weiß es vielleicht nicht, aber Mozillas "To" kann in "Cc" oder "Bcc" geändert werden.

Denen: Wir schreiben den Hauptadressaten oder mehrere Adressaten durch Semikolon getrennt.
Kopieren: Wir schreiben an jemanden, der den Brief lesen soll, von dem wir aber keine Antwort erwarten.
Versteckte Kopie: Wir schreiben an denjenigen, der sich mit dem Brief vertraut machen soll, aber den übrigen Empfängern des Briefes unbekannt bleiben soll. Es eignet sich besonders für den Massenversand von Geschäftsbriefen, zB Benachrichtigungen.

Nicht richtig Geben Sie beim Massenversand die Empfänger über die Felder "Cc" oder "An" an. Mehrmals im Jahr erhalte ich Briefe, in denen im Feld „Cc“ 50–90 Adressaten aufgeführt sind. Es liegt eine Verletzung der Privatsphäre vor. Nicht alle Ihre Empfänger müssen wissen, mit wem Sie sonst noch zu einem ähnlichen Thema arbeiten. Es ist gut, wenn das Leute sind, die man kennt. Was ist, wenn die Liste konkurrierende Unternehmen enthält, die sich nicht kennen? Zumindest müssen Sie für die Beendigung der Zusammenarbeit mit einem von ihnen maximal zu unnötigen Erklärungen bereit sein. Nicht so.

Briefbetreff

Die Bedeutung der Betreffzeile wird in ihren Corporate Blogs oft (manchmal sinnvoll) von professionellen Mailing-Diensten geschrieben. Aber am häufigsten sprechen wir von Verkaufsbriefen, bei denen die Betreffzeile das Problem "E-Mail sollte geöffnet werden" löst.

Wir besprechen die tägliche Geschäftskorrespondenz. Hier löst das Thema das Problem "der Brief und sein Verfasser sollen leicht identifiziert und gefunden werden können". Darüber hinaus wird Ihr Fleiß in Form von Karma zahlreicher Antwortbriefe, nur mit Präfixen, zu Ihnen zurückkehren Betreff: oder Fwd, unter denen Sie den gewünschten Buchstaben zum Thema suchen müssen.

Zwanzig Briefe ist der Umfang einer eintägigen Korrespondenz eines mittleren Managers. Ich spreche überhaupt nicht von Unternehmern und Geschäftsinhabern, deren Anzahl an Briefen geht manchmal über 200 oder mehr pro Tag hinaus. Daher noch einmal: keine E-Mails mit leerem Betreff senden.

Wie formulieren Sie also Ihre Betreffzeile richtig?

Fehler # 1 : nur der Name des Unternehmens im Betreff. Zum Beispiel "Sky" und das war's. Erstens, Sie gehören sicher nicht zu Ihrem Unternehmen, das mit dieser Gegenpartei kommuniziert. Zweitens bringt ein solches Thema keine Bedeutung, da der Name Ihres Unternehmens bereits aus der Adresse ersichtlich ist. Drittens, raten Sie mal, wie Ihr eigenes Postfach mit diesem Korrespondenzansatz aussehen wird. Etwas wie das.

Ist es praktisch, nach solchen Themen zu suchen?

Fehler # 2 : eine auffällige, verkaufende Schlagzeile. Es ist großartig, wenn Sie wissen, wie man solche Schlagzeilen schreibt. Aber ist es angemessen, diese Fähigkeiten in der Geschäftskorrespondenz einzusetzen? Denken Sie an den Zweck der Betreffzeile eines Geschäftsbriefes: nicht zum Verkaufen, sondern zur Identifizierung und Suche.

Text des Briefes

Es gibt viele Schreibanleitungen für verschiedene Anlässe. Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin und andere Meister des Wortes haben zum Beispiel viele nützliche Dinge. Ich empfehle Ihnen, zumindest ihre Artikel zu lesen, um die allgemeine Lese- und Schreibfähigkeit zu verbessern und den allgemeinen Schreibstil zu verbessern.

Beim Schreiben eines Briefes müssen wir ständig mehrere Entscheidungen treffen.

Eine Frage der Höflichkeit ... Am Anfang des Briefes können Sie in Höflichkeiten oder sogar Zärtlichkeiten im Sinne von "Meine liebe Rodya, seit mehr als zwei Monaten habe ich mich nicht mehr schriftlich mit Ihnen unterhalten, darunter litt ich selbst und habe es nicht einmal getan" schlaf noch eine Nacht und denke nach." Es ist sehr höflich und sehr kostspielig, sowohl in Bezug auf die Zeit zum Verfassen einer solchen Einführung als auch auf die Zeit des Gesprächspartners, sie zu lesen. Dies ist eine Geschäftskorrespondenz, erinnerst du dich? Kein Essay der brieflichen Gattung für den Wettbewerb und kein Brief an Raskolnikows Mutter, sondern Geschäftskorrespondenz.

Wir respektieren unsere Zeit und die des Empfängers!

Es ist sinnvoll, sich erst im ersten Brief nach einem flüchtigen Treffen auf der Messe vorzustellen und an die Umstände der Bekanntschaft zu erinnern. Handelt es sich um eine Fortsetzung der Zusammenarbeit oder eine laufende Korrespondenz, schreiben wir im ersten Brief des Tages: "Hallo, Ivan", im zweiten und folgenden: "Ivan, ...".

Appellieren ... Ich habe mir immer Sorgen gemacht, an wen ich mich in einem Brief wenden soll, wenn es mehrere Empfänger gibt. Ich habe vor kurzem einen Brief an drei Mädchen namens Anna geschrieben. Ohne Zweifel habe ich "Hallo, Anna" geschrieben und nicht gebadet. Aber das ist nicht immer der Fall.

Was ist, wenn es drei oder sogar sieben Empfänger gibt und sie nicht denselben Namen haben? Sie können sie nach Namen auflisten: "Guten Tag, Rodion, Pulcheria, Avdotya und Pjotr Petrovich." Aber es ist lang und braucht Zeit. Sie können schreiben: "Hallo, Kollegen!"

Für mich selbst verwende ich die Regel, um namentlich auf denjenigen zu verweisen, der im Feld "An" steht. Und für diejenigen, die in der Kopie stehen, gelten sie überhaupt nicht. Diese Regel ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, den Adressaten des Briefes und den Zweck dieses Briefes (einen!) genauer zu bestimmen.

Zitat ... Korrespondenz ist oft eine Briefkette mit Fragen und Antworten – kurzum ein Dialog. Es gilt als gute Form, den Verlauf der Korrespondenz nicht zu löschen und Ihre Antwort oben in den zitierten Text zu schreiben, damit Sie, wenn Sie eine Woche später auf diese Korrespondenz zurückkommen, den Dialog in absteigender Datierung von oben nach unten leicht lesen können.

Aus irgendeinem Grund ist die Standardeinstellung in Mozilla "Cursor nach zitiertem Text platzieren". Ich empfehle, es im Menü „Extras“ → „Kontoeinstellungen“ → „Verfassen und Adressieren“ zu ändern. Es sollte so sein.

Zweck des Schreibens ... Es gibt zwei Arten von Geschäftsbriefen:

wenn wir einfach den Gesprächspartner informieren (z. B. einen Bericht über die geleistete Arbeit für einen Monat);
und wenn wir etwas vom Gesprächspartner wollen. Zum Beispiel, damit er die angehängte Rechnung zur Zahlung freigibt.

In der Regel gibt es viel mehr aufmunternde Briefe als meldende. Wenn wir beim Gesprächspartner etwas erreichen wollen, ist es sehr wichtig, dies in einem Brief im Klartext zu sagen. Dem Call-to-Action sollte ein Call-to-Action mit Namen beigefügt werden, gefolgt vom letzten Satz des Schreibens.

Nicht richtig : "Porfiry Petrovich, ich weiß, wer die alte Frau zu Tode gehackt hat."

Richtig : "Porfiry Petrowitsch, ich habe die alte Frau gehackt, bitte ergreife Maßnahmen, um mich zu verhaften, ich habe das Leiden satt!"

Warum sollte der Korrespondent für Sie überlegen, was er mit diesem Brief anfangen soll? Schließlich kann er die falsche Entscheidung treffen.

Unterschrift im Text ... Sie muss sein. Darüber hinaus bieten alle E-Mail-Clients die Möglichkeit, eine automatische Signaturersetzung einzurichten, beispielsweise das klassische "Grüße, ...". In Mozilla geschieht dies unter Extras → Kontooptionen.

Kontakte in die Signatur zu schreiben oder nicht zu schreiben ist jedermanns persönliche Angelegenheit. Aber wenn Sie in irgendeiner Weise mit dem Verkauf zu tun haben - schreiben Sie unbedingt. Auch wenn die Transaktion nicht anhand der Kommunikationsergebnisse erfolgt, werden Sie in Zukunft durch die Kontakte aus der Signatur leicht gefunden.

Schließlich noch ein Merkmal des Brieftextes für diejenigen Gesprächspartner, die Ihre Briefe nicht beantworten möchten (nicht können, wollen, keine Zeit haben). Geben Sie die Vorgabe im Brieftext an. Zum Beispiel: "Porfiry Petrowitsch, wenn Sie am Freitag nicht vor 12:00 Uhr kommen, um mich zu verhaften, betrachte ich mich als amnestiert." Natürlich muss die Deadline echt sein (den Text aus dem Beispiel solltest du nicht am Freitag um 11:50 Uhr senden). Der Empfänger muss physisch in der Lage sein, Ihren Brief zu lesen und zu entscheiden. Dieses „Schweigen“ entbindet Sie von der Verantwortung für das Ausbleiben des Gesprächspartners. Wie immer muss die Verwendung dieser Funktion mit Bedacht angegangen werden. Wenn eine Person Ihre Briefe pünktlich und regelmäßig beantwortet, kann ein solches Ultimatum ihn, wenn auch nicht beleidigend, ein wenig belasten oder zu einer Entscheidung führen, den Brief jetzt nicht zu beantworten, sondern Sie bis Freitag warten zu lassen.

Anhänge

Briefe werden oft mit Anhängen geliefert: Lebensläufe, kommerzielle Angebote, Kostenvoranschläge, Zeitpläne, Scans von Dokumenten - ein sehr praktisches Werkzeug und gleichzeitig eine Quelle beliebter Fehler.

Fehler : riesige Aufsatzgröße. E-Mails mit Anhängen bis zu 20 MB werden häufig empfangen. In der Regel handelt es sich dabei um Scans einiger Dokumente im TIFF-Format mit einer Auflösung von 600dpi. Das Mailprogramm des Korrespondenten wird mit ziemlicher Sicherheit für mehrere Minuten einfrieren, wenn er vergeblich versucht, eine Vorschau dieses Anhangs herunterzuladen. Und Gott verbiete dem Empfänger, diesen Brief auf einem Smartphone zu lesen ...

Ich persönlich lösche solche Briefe sofort. Sie möchten nicht, dass Ihr Brief im Papierkorb landet, bevor er gelesen wird? Überprüfen Sie die Größe des Anhangs. Es wird empfohlen, nicht mehr als 3 MB zu haben.

Was ist, wenn es überschritten wird?

Versuchen Sie, Ihren Scanner auf ein anderes Format und eine andere Auflösung umzukonfigurieren. In PDF und 300dpi werden beispielsweise gut lesbare Scans erhalten.
Denken Sie an Programme wie WinRar oder 7zip. Einige Dateien sind perfekt komprimiert.
Was ist, wenn der Anhang riesig ist und Sie ihn nicht komprimieren können? Eine fast leere Buchhaltungsdatenbank wiegt beispielsweise 900 MB. Die Cloud-Speicherung von Informationen wird zur Rettung kommen: Dropbox, Google Drive und dergleichen. Einige Dienste wie Mail.ru wandeln riesige Anhänge automatisch in Links zum Cloud-Speicher um. Aber ich ziehe es vor, meine in der Cloud gespeicherten Informationen selbst zu verwalten, daher begrüße ich die Automatisierung von Mail.ru nicht.

Und noch eine nicht ganz offensichtliche Empfehlung zu Investitionen - ihre Name ... Sie muss für den Empfänger verständlich und akzeptabel sein. Einmal bereiteten wir in der Firma ein kommerzielles Angebot vor, das an ... sei es Fjodor Michailowitsch Dostojewski sein. Ich habe vom Manager einen Brief mit einem Projektvorschlag zur Genehmigung erhalten und der Anhang enthielt eine Datei namens "DlyaFedi.docx". Mit dem Manager, der mir das geschickt hat, fand ein Dialog in etwa wie folgt statt:

Lieber Manager, sind Sie persönlich bereit, auf diese angesehene Person zuzugehen und sie im Angesicht von Fedya zu benennen?

Irgendwie nein, respektierter Mensch, jeder nennt ihn beim Vornamen und Patronym.

Warum hast du den Anhang "ForFedi" genannt? Wenn ich ihn jetzt schicke, glaubst du, dass er für diesen CP Äxte von uns kaufen wird?

Ich wollte später umbenennen...

Warum eine Zeitbombe vorbereiten - die Ablehnung eines Interessenten - oder sich die zusätzliche Arbeit machen, eine Datei umzubenennen? Benennen Sie den Anhang doch gleich richtig: "Für Fedor Mikhailovich.docx" oder noch besser - "KP_Nebo_Topory.docx".

Wir haben uns also mehr oder weniger mit E-Mail als "Gesicht" auseinandergesetzt. Betrachten wir E-Mails als Werkzeug für effektives Arbeiten und sprechen wir über ihre Ablenkung.

Mit Buchstaben arbeiten

E-Mails sind eine starke Ablenkung. Wie bei jeder Ablenkung muss die Post durch Verschärfung der Regeln und die Einführung eines Arbeitsplans behandelt werden.

Zumindest müssen Sie ALLE Benachrichtigungen über den Eingang von E-Mails deaktivieren. Wenn der Mail-Client standardmäßig konfiguriert ist, werden Sie mit einem Tonsignal benachrichtigt, das Symbol neben der Uhr blinkt und eine Vorschau des Briefes wird angezeigt. Mit einem Wort, sie werden alles tun, um Sie zuerst von mühsamer Arbeit zu befreien und Sie dann in den Abgrund ungelesener Briefe und ungesehener Mailings zu stürzen - minus ein oder zwei Stunden vom Leben.

Jemand hat eine starke Willenskraft, die es ihm ermöglicht, sich nicht von Benachrichtigungen ablenken zu lassen, aber gewöhnliche Leute besser das Schicksal nicht in Versuchung führen und sie ausschalten. In Mozillla Thunderbird geschieht dies über das Menü „Extras“ → „Optionen“ → „Allgemein“ → „Wenn neue Nachrichten erscheinen“.

Wenn keine Benachrichtigungen vorliegen, wie ist dann zu verstehen, dass ein Brief angekommen ist?

Sehr einfach. Sie selbst nehmen sich bewusst Zeit für das Parsen von E-Mails, öffnen den E-Mail-Client und sehen alle ungelesenen Nachrichten. Dies kann zweimal täglich geschehen, zum Beispiel mittags und abends, oder bei erzwungenen Stillstandzeiten, zum Beispiel im Stau.

Oft gefragt, wie sieht es mit Reaktionszeiten und dringenden E-Mails aus? Die Antwort lautet: Sie haben keine dringenden Briefe in der Post. Es sei denn, Sie arbeiten in der Kundendienstabteilung (eine solche Abteilung hat ihre eigenen Regeln für die Arbeit mit E-Mails).

Bei dringenden Briefen informiert Sie der Absender über andere Kanäle – Telefon, SMS, Skype. Dann gehen Sie bewusst in den Mailclient und bearbeiten dringende E-Mails. Alle Zeitmanagement-Gurus (zum Beispiel Gleb Arkhangelsky mit seinem "Time Drive") erklären den Standard für die Beantwortung von E-Mails bis zu 24 Stunden. Dies ist eine normale Regel der guten Form - erwarten Sie keine sofortigen Antworten vom Gesprächspartner per E-Mail. Wenn es einen dringenden Brief gibt, benachrichtigen Sie ihn über schnellere Kommunikationswege.

Also haben wir Benachrichtigungen deaktiviert und jetzt den Mail-Client gemäß unserem Zeitplan aktivieren.

Was sollen wir tun, wenn wir zur Post gegangen sind und die Aktivität namens "E-Mail analysieren" gestartet haben? Wo ist der Anfang und das Ende dieser Arbeit?

Ich habe viel über das Zero-Inbox-System gehört, aber leider habe ich keine einzige Person getroffen, die es benutzt. Ich musste mein Rad neu erfinden. Auf Lifehacker gibt es Artikel zu diesem Thema. Zum Beispiel, " ". Im Folgenden werde ich in meiner Interpretation über das Zero-Inbox-System sprechen. Ich wäre dankbar, wenn GTD-Gurus die Kommentare überprüfen, das beschriebene System hinzufügen oder verbessern würden.

Es ist wichtig zu verstehen und zu akzeptieren, dass E-Mails kein Aufgabenplaner oder Archiv für Ihre Aktivitäten sind. Daher sollte der Ordner "Posteingang" immer leer sein. Wenn Sie mit dem Parsen Ihres Posteingangs begonnen haben, hören Sie nicht auf und lassen Sie sich von nichts ablenken, bis Sie diesen Ordner leeren.

Was tun mit E-Mails in Ihrem Posteingang? Sie müssen jeden Buchstaben der Reihe nach durchgehen und ihn löschen. Ja, wählen Sie einfach aus und drücken Sie die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur. Wenn Sie den Brief nicht löschen können, müssen Sie entscheiden, was Sie damit machen möchten.

Können Sie es in drei Minuten beantworten? Muss ich darauf antworten? Ja, es ist notwendig, und die Antwort dauert nicht länger als drei Minuten, dann antworten Sie sofort.
Sie müssen antworten, aber die Vorbereitung der Antwort dauert mehr als drei Minuten. Wenn Sie einen Aufgabenplaner verwenden, mit dem Sie eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln können, verwandeln Sie Ihre E-Mail in eine Aufgabe und vergessen Sie sie für eine Weile. Ich nutze zum Beispiel den absolut wunderbaren Doit.im-Dienst. Es ermöglicht Ihnen, eine persönliche E-Mail-Adresse zu generieren: Sie leiten einen Brief an sie weiter und es wird eine Aufgabe. Wenn Sie jedoch keinen Aufgabenplaner haben, verschieben Sie den Brief in den Unterordner "0_Run".
Nach einer schnellen Antwort auf einen Brief, der daraus eine Aufgabe oder eine einfache Einarbeitung ist, müssen Sie sich entscheiden, was Sie als nächstes mit dieser Nachricht machen möchten: Löschen Sie sie oder senden Sie sie zur Langzeitspeicherung in einen der Ordner.

Hier sind die Ordner für die Langzeitspeicherung, die ich habe.

0_Ausführen. Ich habe keine solche Mappe, aber wenn Sie keinen Planer haben, ich wiederhole, können Sie Briefe, die ein detailliertes Studium erfordern, hier ablegen. Auch dieser Ordner muss regelmäßig gereinigt werden, jedoch mit Bedacht zu einem bestimmten Zeitpunkt.
1_Ref. Hier habe ich Briefe von Hintergrundinformation: Willkommens-E-Mails mit Logins von verschiedenen Webdiensten, Tickets für bevorstehende Flüge usw.
2_Projekte. Hier wird das Archiv der Korrespondenz zu Partnern und Projekten gespeichert, mit denen eine aktuelle Beziehung besteht. Natürlich gibt es für jedes Projekt oder Partner einen eigenen Ordner. In die Mappe eines Partners lege ich nicht nur Briefe von seinen Mitarbeitern, sondern auch Briefe von Mitarbeitern des "Heaven" in Bezug auf diesen Partner. Sehr praktisch: Bei Bedarf ist die gesamte Korrespondenz zum Projekt mit wenigen Klicks griffbereit.
3_Museum. Hier werfe ich diese Briefe weg, deren Löschung schade ist und deren Vorteile nicht offensichtlich sind. Auch Ordner mit geschlossenen Projekten aus "2_Projects" migrieren hierher. Mit einem Wort, die ersten Löschkandidaten werden im "Museum" aufbewahrt.
4_Dokumente. Hier finden Sie Briefe mit elektronischen Dokumentenmustern, die in Zukunft für die Abrechnung nützlich sein können, z. B. Abgleichserklärungen von Kunden, Tickets für Reisen. Der Ordner hat in vielerlei Hinsicht etwas mit den Ordnern "2_Projects" und "1_Sprav" gemeinsam, es werden nur Abrechnungsinformationen darin gespeichert und Managementinformationen werden im Ordner "2_Projects" gespeichert. In "4_Documents" - tote Informationen und in "2_Projects" - Live-Informationen.
5_Wissen. Hier füge ich nur wirklich nützliche Mailings hinzu, auf die ich nach einiger Zeit zurückkommen möchte, um Inspiration oder Lösungsfindung zu finden.

Es gibt weitere Einstellungen des Mailclients, die für den Betrieb dieses Systems wichtig sind. Zunächst ist in Thunderbird standardmäßig das Kontrollkästchen Nachrichten als gelesen markieren aktiviert. Ich mache das lieber bewusst, also ist das Kontrollkästchen weg! Gehen Sie dazu in das Menü „Extras“ → „Optionen“ → „Erweitert“ → „Lesen und anzeigen“.

Zweitens verwenden wir Filter ... Früher habe ich aktiv Filter angewendet, die Briefe basierend auf der Absenderadresse automatisch in die entsprechenden Ordner weiterleiteten. Beispielsweise wurden Briefe eines Anwalts in den Ordner „Anwalt“ verschoben. Ich habe diesen Ansatz aus mehreren Gründen abgelehnt. Erstens: Briefe von einem Anwalt beziehen sich in 99% der Fälle auf ein Projekt oder einen Partner, was bedeutet, dass sie in die Mappe dieses Partners oder Projekts verschoben werden müssen. Zweitens beschloss ich, Bewusstsein hinzuzufügen. Sie müssen selbst entscheiden, wo ein bestimmter Brief gespeichert werden soll, und es ist bequemer, nur an einer Stelle nach unbearbeiteten Nachrichten zu suchen - im Posteingang. Jetzt verwende ich Filter nur noch, um automatische reguläre Briefe aus verschiedenen Systemen in Ordner zu kategorisieren, also Briefe, für die ich keine Entscheidungen treffen muss. Filter in Mozilla Thunderbird werden im Menü Extras → Nachrichtenfilter konfiguriert.

Mit der richtigen Herangehensweise sollte die E-Mail also 10 bis 60 Minuten pro Tag dauern, je nach Korrespondenzvolumen.

Ja, und noch etwas. Sie haben die Benachrichtigungen über den Eingang neuer Briefe bereits deaktiviert? ;)

Die Kommunikation per E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines modernen Büroangestellten. Und Buchhalter sind keine Ausnahme. Wie führt man Korrespondenz so, dass die Geschäftskommunikation produktiv, emotional angenehm und äußerst ethisch ist? Hier sind einige praktische Tipps für die Leser.

TIPP 1. Vernachlässigen Sie in Ihren Briefen nicht den persönlichen Appell an den Adressaten

So zeigen Sie Ihre Aufmerksamkeit für die Persönlichkeit der Person. Wenn der Brief an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist, sieht das Fehlen eines persönlichen Appells darin falsch und unhöflich aus.

Wenn man einen der ersten Briefe an den Adressaten schreibt, stellt sich oft die Frage: Wie spricht man ihn am besten an – nur mit Namen oder mit Namen und Vatersnamen? In diesem Fall müssen Sie sich ansehen, was in der Unterschrift steht, die den Brief dieser Person an Sie beendet. Wenn es einen Namen gibt (ohne zweiten Vornamen), zum Beispiel "Svetlana Kotova", dann melden Sie sich gerne namentlich. Und wenn die Signatur sagt "Svetlana Vasilievna Kotova, Hauptbuchhalterin von Trenzor LLC", dann müssen Sie den Adressaten auch entsprechend ansprechen. In jedem Fall ist die zweite Option äußerst richtig und daher eine Win-Win-Situation.

Ich empfehle nicht, sich auf die Informationen im Feld "Von" zu konzentrieren. Oftmals wird es allerdings zunächst nicht vom Inhaber der E-Mail-Adresse ausgefüllt, sondern beim Einrichten einer E-Mail-Adresse vom IT-Spezialisten des Unternehmens.

Übrigens rate ich dringend davon ab, die Kurzform des Namens („Sash“ statt „Sasha“, „An“ statt „Anya“) bei der Kontaktaufnahme mit einem Geschäftspartner oder Kunden zu verwenden, egal wie demokratisch man schreibt Stil und egal wie alt Ihre Korrespondenz ist. Was in der mündlichen Rede gewöhnlich gehört wird, sieht schriftlich zu einfach aus.

TIPP 2. Achten Sie besonders auf die Form der Begrüßung

Verwenden Sie nicht den Satz "Schönen Tag!"... Auch wenn Sie sich von guten Vorsätzen leiten lassen, um der Zeitzone des Empfängers zu entsprechen, klingt dieser Satz geschmacklos, ich würde sogar sagen, vulgär. Verwenden Sie besser neutrale Optionen: "Guten Tag...", "Guten Tag..."... Und natürlich fügen Sie der Begrüßung den Namen des Empfängers hinzu, wenn Sie ihn kennen. Für mich persönlich ist es zum Beispiel viel angenehmer als gesichtslos "Guten Tag!" persönlich werden "Hallo Tamara!".

Denken Sie daran, dass Sie auf diese Weise dem Empfänger viel Zeit sparen. Schließlich kann er den Inhalt des eingegangenen Schreibens sofort einschätzen und schnell über dessen Priorität und Bedeutung entscheiden.

Die Formulierung des Themas sollte kurz sein, aber gleichzeitig das Thema der Korrespondenz genau widerspiegeln. Zum Beispiel, "Vereinbarung, Rechnung, Handlung von LLC Alpha" statt "Dokumente". Wenn Sie Aspekte des diskutierten Themas ändern, klären Sie das Thema. Zum Beispiel, „Kooperation mit Perm“ → „Kooperation mit Perm. Verhandlungsdatum "→" Kooperation mit Perm. Vertragsentwurf".

Sollten Sie im Verlauf der Korrespondenz feststellen, dass das Feld „Betreff“ von Ihrem Adressaten willkürlich oder gar nicht ausgefüllt wird, ergreifen Sie selbst die Initiative und probieren Sie eines von zwei Szenarien aus.

SZENARIO 1. Füllen Sie bei der Beantwortung das Feld "Betreff" selbst aus. Wenn der Adressat aufmerksam ist, reicht dies vielleicht schon aus, um Ihre Korrespondenz in eine adäquate Form zu bringen.

SZENARIO 2. Wenn der Adressat das Ausfüllen des Feldes „Betreff“ weiterhin ignoriert, schreiben Sie ihm einen Brief mit folgendem Inhalt: „Alla, ich schlage vor, den Betreff des Briefes im Feld „Betreff“ anzugeben. Ich denke, dies wird die Effizienz unserer Kommunikation deutlich steigern.".

TIP 4. Achten Sie auf die Felder „An“ und „Cc“

Sie müssen den allgemeinen Zweck dieser Felder im Geschäftsumfeld klar verstehen:

<если>nur Sie sind im Feld „An“ aufgeführt - dies bedeutet, dass der Absender des Briefes darauf wartet, dass Sie auf seine Frage oder Bitte antworten;
<если>es gibt mehrere Adressaten im Feld - der Absender wartet auf eine Antwort von jedem oder einem der Empfänger. Behalten Sie in diesem Fall bei der Beantwortung die vom Absender eingestellte Adressatenliste mit der Funktion "Allen antworten" Antwort aus dem Rest der Korrespondenz);
<если>Ihr Name erscheint im Feld "Cc" - der Absender möchte, dass Sie auf die Frage aufmerksam werden, erwartet jedoch keine Antwort von Ihnen. Das bedeutet, dass Sie zu diesem Thema keine Korrespondenz führen sollten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ist es ein Zeichen guter Form, einen der folgenden Sätze zu schreiben: "Wenn möglich, möchte ich mich an der Diskussion zu diesem Thema beteiligen ...", "Lass mich dir meine Meinung sagen ...".

In Bezug auf den Bcc-Bereich ist dies das umstrittenste E-Mail-Tool in Bezug auf die Geschäftsethik. Manchmal wird es als fast geheimes Beobachtungs- und Informationsinstrument wahrgenommen. Schließlich sind in Bcc hinterlegte Adressaten für andere Empfänger nicht sichtbar. In einigen großen Unternehmen, die in Sachen Ethik besonders gewissenhaft sind, ist es in der Regel strengstens verboten, dieses Feld in der Firmenkorrespondenz zu verwenden, außer für Massensendungen. Aber die meisten Firmen verwenden es und beachten die folgenden Regeln:

das Versenden eines Briefes mit einem ausgefüllten "Bcc"-Feld setzt voraus, dass der Verfasser des Briefes die versteckten Adressaten über Grund und Zweck eines solchen Nachrichtenformulars informiert hat (oder dies tun wird);
der versteckte Adressat braucht keine Korrespondenz zu führen.

In Schulungen wird mir oft die Frage gestellt: Gibt es allgemein anerkannte Standards in Bezug auf die Zeit, in der auf ein Schreiben eines Kunden oder Kollegen reagiert werden muss? Aber Sie werden darauf keine allgemeingültige Antwort geben.

Wenn wir von interner Korrespondenz sprechen, wird hier alles von der Geschwindigkeit und dem Lebensrhythmus des Unternehmens selbst bestimmt. Es gibt Unternehmen, in denen eine Verzögerung mit einer Antwort von mehr als eineinhalb Stunden als schlechtes Benehmen gilt. Und irgendwo ist die Antwort tagsüber in der Ordnung.

Als allgemeine Regel gilt, dass die akzeptabelste Reaktionszeit innerhalb von 2–3 Stunden liegt. Dies ist die sogenannte Komfortwartezeit, bei der der Absender auf eine Antwort wartet und kein inneres Unbehagen durch das Schweigen seines Adressaten verspürt.

Aber was ist, wenn Sie nach Erhalt und Lesen des Briefes verstehen, dass Sie ihn nicht innerhalb von 24 Stunden vollständig beantworten können? Dann teilen Sie dem Absender gemäß den Regeln der guten Sitte den Eingang Ihres Schreibens und den ungefähren Zeitrahmen für die Beantwortung mit. Zum Beispiel: „Hallo, Sergej Wassiljewitsch! Ich habe Ihren Brief erhalten. Ich werde in den nächsten Tagen antworten "oder" Andrey, ich habe einen Brief bekommen. Danke! Ich brauche mehr Informationen, um zu antworten. Ich werde versuchen, später zu antworten ... ".

TIPP 6. Befolgen Sie die Grundregeln für die Präsentation von Informationen in einem Brief

Es gibt nicht so viele davon:

beim Lesen eines Briefes passt die bequemste Lautstärke maximal auf "einen Bildschirm" - auf eine A4-Seite;
das Volumen der gesendeten Anhänge darf 3 MB nicht überschreiten. Größere Dateien können dazu führen, dass E-Mails beim Empfänger hängen bleiben;
Verwenden Sie beim "Verpacken" von Anhängen die universellen Kodierungen zip oder rar. Andere Nebenstellen können während der Übertragung blockiert oder abgeschnitten werden und Probleme für den Empfänger verursachen;
eine Antwort nie als neuen Brief beginnen (ohne die Korrespondenzhistorie zu speichern). Andernfalls wird der Empfänger gezwungen sein, Zeit mit der Suche nach der ursprünglichen Nachricht zu verschwenden;
in einer Sprache schreiben, die für den Adressaten am verständlichsten ist. Viele Menschen fragen sich, ob es angebracht ist, professionelles oder firmeninternes Vokabular, Slang, Akronyme und Anglizismen zu verwenden.

Dies muss im Einzelfall gesondert behandelt werden.

So ist die unternehmensinterne Korrespondenz in einem Unternehmen fast immer vollgestopft mit Slang und Abkürzungen: Sie sind für alle Beteiligten bekannt und verständlich und sparen Zeit. Sie müssen jedoch vorsichtig sein, wenn Sie sie in Korrespondenz mit Gegenparteien verwenden.

In meiner Praxis gab es so einen Fall. Eine Kollegin bereitete Materialien für den Verlag vor und im letzten Brief schrieben sie ihr: "Mascha, bitte schicke alle deine Materialien so schnell wie möglich"... Mascha entschied, dass dies eine Bezeichnung eines unbekannten Formats war, in die der Text übersetzt werden musste. Sie verschwendete viel Zeit damit, herauszufinden, wie sie die Bitte des Herausgebers mit Haken oder Gauner erfüllen konnte. Stell dir vor, die Maschine ist genervt, als sie nach 2 Tagen herausfindet, dass das mysteriöse "asap" eine Abkürzung für das im englischsprachigen Umfeld weit verbreitete "so bald wie möglich" ("so bald wie möglich") ist. Aber Masha konnte die Materialien innerhalb einer halben Stunde nach Erhalt der Anfrage senden!

TIPP 7. Vervollständigen Sie jeden Brief mit einem Unterschriftenblock und Ihren Kontakten

Unabhängig davon, wie gut Sie den Adressaten kennen und wie lange Ihre Korrespondenz schon läuft, sollte jeder Brief einen Block aus Unterschrift und Kontaktdaten enthalten. Es ist ein wesentlicher Bestandteil der Kultur der Unternehmenskommunikation.

Es ist notwendig, im Block zu platzieren:

dein Vor- und Nachname. In diesem Fall müssen Sie keine Abkürzungen verwenden. Anstatt "T. L. Worotynzew" in meiner Signatur gebe ich an "Tamara Leonidovna Worotynzewa" oder "Tamara Vorotyntseva" damit der Adressat versteht, wie er mich in einem Antwortschreiben kontaktieren kann;
deine Position. Dies gibt dem Adressaten die Möglichkeit, die Grenzen Ihrer Autorität und fachlichen Kompetenz bei der Lösung von Problemen zu verstehen;
Kontaktinformationen (Telefon, E-Mail, Firmenname, Website). So geben Sie dem Adressaten ggf. die Möglichkeit einer zusätzlichen betrieblichen Kommunikation.

Zu allem, was gesagt wurde, möchte ich hinzufügen: Ihre E-Mails sind genau die Kleidung, mit der die Leute begrüßt werden. Mit anderen Worten, wenn Sie die Etikette der Geschäftskorrespondenz beachten, hinterlassen Sie bei Ihrem Adressaten in Abwesenheit den angenehmsten Eindruck.

Geschäftskorrespondenz v moderne Welt Geschäft ist ein wichtiger Bestandteil des Erfolgs. Mitarbeiter jeder Organisation stehen täglich vor der Notwendigkeit, ihre Geschäftskorrespondenz selbst zu verfassen und auf eingehende Nachrichten zu antworten.

Geschäftskorrespondenz hat seine eigene grobe Einteilung: offiziell, persönlich, extern, intern, je nach Zweck des Schreibens und der Versandform.

Zu den Kompetenzen eines modernen Mitarbeiters gehört die Fähigkeit, einen Geschäftsbrief kompetent zu verfassen: Dank, Bitte, Bestätigung, Garantie, Reklamation, Pressemitteilung, Gratulation, Empfehlung und andere.

Werfen wir einen Blick auf die grundlegenden Schritte beim Schreiben eines Geschäftsbriefes.

Die Kultur der Geschäftskorrespondenz- Dies ist die Gestaltung des Briefes und die Alphabetisierung des Textes und die Richtigkeit der Verwendung von Wörtern und Ausdrücken. Verwenden Sie daher am besten zuerst einen Entwurf, damit Sie später selbst überprüfen und unangenehme Missverständnisse ausräumen können.

Der Aufbau eines Geschäftsbriefes umfasst: Anrede an den Adressaten, Präambel, Haupttext, Schluss.

Die Geschäftskorrespondenz erlaubt es nicht, "Sie" anzusprechen. Daher beginnt der Appell meistens mit den Worten "Sehr geehrte(r)...". Die Fortsetzung der Behandlung hängt von vielen Faktoren ab. Der Name und das Patronym des Oberhauptes werden im Falle eines persönlichen Bekannten verwendet (allerdings wird es oft in Briefen verwendet, die an den Leiter einer staatlichen Stelle gerichtet sind). Es ist zulässig, den Leiter einer Handelsorganisation mit dem Wort "Herr" anzusprechen und einen Nachnamen ohne Initialen hinzuzufügen. Wenn Sie die Dienstgrade des Militärpersonals oder die genauen Namen der Positionen führender Mitarbeiter nicht kennen, ist es besser, sie nicht zu verwenden. In diesem Fall sehen der Name und das Patronym des Adressaten korrekter aus als ein Fehler.

Die Präambel wird benötigt, um in wenigen Worten die Motivation und den Zweck des Schreibens aufzuzeigen. Gebräuchliche Ausdrücke hierfür sind: gemäß ... (Name des Dokuments, normative Quelle), um ..., als Antwort auf ..., zur Bestätigung ..., in der Reihenfolge der Wiedergabe ... , In Verbindung mit .... und andere passende Sätze.

Als nächstes verfassen wir den Haupttext, der in mehreren Absätzen (zwei bis vier) Ihre Position, Meinung, Bitte verdeutlichen soll. Es ist notwendig, die Textinformationen, von denen aus die Erzählung durchgeführt wird, zu koordinieren. Eine juristische Person verwendet häufiger den Singular und den Plural eines Dritten, und Einzelpersonen übermitteln Informationen von der einzigen und der ersten Person. Sätze sollten konsistent und logisch sein, damit der Adressat ein ganzheitliches Bild davon hat, worüber Sie schreiben möchten. Der Text des Schreibens sollte nicht in zweierlei Hinsicht interpretiert werden. sollte ein Thema oder eine Ausgabe abdecken und sollte zwei Seiten nicht überschreiten.

Abschließend ist der Zweck des Schreibens noch einmal kurz zusammenzufassen.

Geschäftskorrespondenzregeln sorgen für eine übersichtliche Gestaltung von Geschäftsbriefen. Nachdem der Text des Schreibens geprüft, bearbeitet und abgestimmt wurde, gilt es, ihn richtig zu formulieren.

Das Geschäftsbriefformular enthält Informationen über die Organisation: Name, Anschrift, Telefon, Fax, Website und E-Mail sowie weitere erforderliche Angaben.

Ein Geschäftsbrief beinhaltet zwangsläufig Ränder: links - drei Zentimeter, rechts - eineinhalb Zentimeter.

Die am häufigsten verwendete Schriftart ist Times New Roman, 12. (14.) Punktgröße, einzeilig (eineinhalb) Zeilenabstand.

Die Kopfzeile des Geschäftsbriefes in der oberen rechten Ecke enthält die Antwort auf die Frage "An wen ist der Brief adressiert?" unter Angabe der Position, des Firmennamens, des Nachnamens und der Initialen.

Enthält das Schreiben Anhänge, die auf gesonderten Blättern verfasst sind, müssen Sie deren Nummer vor der Unterschrift des Absenders angeben.

Ein notwendiger Bestandteil eines Geschäftsbriefes sind Angaben zum Auftragnehmer, wobei Name, Vorname, Vatername vollständig anzugeben sind, sowie die Telefonnummer, unter der ein bestimmter Mitarbeiter am besten zu erreichen ist.

Die Geschäftskorrespondenz sollte in Ordnung gehalten werden, da sie ein wichtiger Beweis für die Aktivitäten des Unternehmens zu diesem Thema ist.