المراسلات التجارية على الإنترنت. المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني. المراسلات باللغة الإنجليزية

تعد مراسلات البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من ممارسة الأعمال اليومية للسكرتير الحديث. الإقناع مع البقاء مهذبًا وصحيحًا هي مهارات تحتاج إلى تطوير وصقل. يمكن لرسالة مؤلفة بشكل غير كفء وأمي أن تضع حدًا لحياتك المهنية وتدمر سمعة عملك بشكل لا رجعة فيه. ستجد في هذه المقالة مجموعة من قواعد البريد الإلكتروني التجارية البسيطة والفعالة والتي ستساعدك على إثبات احترافك وتحقيق أهدافك بنجاح.

من المقال سوف تتعلم:

مراسلات البريد الإلكتروني للأعمال: القواعد والأمثلة

المادة 1:

يستخدم البريد الإلكتروني للعمل فقط للمراسلات التجارية

هذه الملاحظة لا تنطبق كثيرا على آداب خطاب العملما مقدار أخلاقيات العمل والحفاظ على سمعتك. تذكر دائمًا أن جميع الرسائل التي ترسلها من كمبيوتر عملك يتم حفظها على الخادم ، ويمكن لمديرك قراءتها إذا أراد ذلك.

القاعدة 2:

حكم تحديد دائرة المرسلون من رسالتك

إذا كنت تكتب خطابًا إلى أحد المديرين ، فيجب أن يكون هناك مرسل إليه واحد - المدير ؛ وإذا كتبت إلى زملائك أو مرؤوسيك ، فقد يكون هناك عدة عناوين. يتم إدخالها مفصولة بفواصل في الحقل "إلى" ، وجميع الأطراف المعنية - في الحقل "نسخة إلى". قد تكون هذه الأطراف الثالثة المذكورة في نص الرسالة. حاول ألا ترسل نسخًا غير ضرورية ، خاصة إلى الإدارة. إن الخنوع والرغبة في إرضائك لن يجملانك. وستكون الخدمة الأسوأ بالنسبة لك هي وجود "نسخ مخفية" من الرسالة. ستعرف كمؤسس.

القاعدة 3:

يجب أن يكون الغرض من الرسالة واضحًا لك وللمرسل إليه

كن واضحًا بشأن الغرض من رسالتك: ما الإجراء الذي تتوقعه من قارئ رسالتك؟ ما يجب أن يتبع رد الفعل. يجب أن يكون هذا الهدف شفافًا ليس لك فقط ، ولكن أيضًا للمرسل إليه.

سيحدد الغرض من الرسالة شكل وقواعد السرد:

• يتضمن عرض رأيك وتقييمك للوضع استخدام شخص واحد ("أنا" و "نحن") ؛
• الطلب ، التعليمات ، الدافع للعمل يتضمن استخدام شخصين ("أنت" و "أنت") ؛
• الإبلاغ عن الأحداث من وجهة نظر مراقب خارجي ينطوي على استخدام شخص ثالث ("هو" أو "هم").

القاعدة 4:

لا تترك حقل الموضوع فارغًا

يبدأ معظم المستخدمين في التعارف مع بالبريد الالكترونيمع دراسة مجال "الموضوع". في بعض الأحيان ينتهي هذا. حتى لا يتم حذف رسالتك حتى قبل قراءتها ، احرص على أن يكون الموضوع محددًا وغنيًا بالمعلومات وموجزًا ​​قدر الإمكان. المواضيع الغامضة مثل "طلب المعلومات" ، "من موسكو" ، "النسخة المعدلة" غير مسموح بها. أمثلة على الموضوعات الناجحة:

"قائمة أعضاء فريق أولمبياد الرياضيات في موسكو"

"قائمة المعدات المعيبة للورشة الثامنة من 01.06.17"

"بحث عن سوق أجهزة الإسقاط لعام 2017"

إذا كنت ترد على رسالة ، سيظهر الرمز "Re" في حقل "الموضوع" ، يوصى بحذفه.

القاعدة 5:

التمسك ببنية الرسائل التقليدية

هيكل الحرف بسيط ومباشر ، لكن كل عنصر مطلوب:

1. تحياتي ورسائل؛
2. وحدة رئيسية؛
3. كتلة تلخيص
4. إمضاء
5. معلومات التواصل.

القاعدة 6:

التحية والمخاطبة هي مفتاح التفاهم المتبادل

لا تستخدم أبدًا عبارة "يوم جيد" كتحية. هذا شكل سيء. استخدم كلمة "Hello!" أو "مساء الخير!" يمكن أن تبدأ الرسالة الرسمية على الفور بالعنوان "عزيزي (الاسم وعائلته)" أو "سيدي العزيز (اللقب)". ما الخيار الأفضل - الاسم الأول أم اسم العائلة أم اسم العائلة؟ القاعدة هنا هي - إذا كنت تقوم للتو بإنشاء جهة اتصال وكتابة رسالة إلى المرسل إليه لأول مرة ، فمن المناسب التقديم حسب اللقب ، عندما يتم إنشاء جهة الاتصال ، وتكتب رسالة مرة أخرى ، اتصل بالاسم وعائلي.

إذا كانت الرسالة تحتوي على عدة عناوين ، فسيكون الخيار المناسب هو العنوان "أعزائي" أو "زملائي الأعزاء" ، إذا كنت تخاطب ممثلين عن مهنة قريبة منك. في نهاية العنوان ، يمكنك وضع علامة تعجب أو فاصلة ، ويمكن أن يبدأ النص نفسه بفقرة جديدة ، بحرف صغير. أي خيار يجب أن تختار؟ في رسالة أو رسالة رسمية تعلق عليها أهمية كبيرة ، استخدم علامة التعجب ، وفي رسالة عمل بسيطة ، استخدم فاصلة.

القاعدة 7:

الإيجاز هو الميزة الرئيسية للبريد الإلكتروني

"الحد الأقصى من المعنى - الحد الأدنى من الكلمات" هو الشعار الذهبي لمراسلات الأعمال.

يجب أن يكون بيان الأفكار:

• محدد؛
• ثابتة؛
• مختصرا؛
• مفهوم.

اكتب جمل قصيرة - سيكون الأمر أسهل بالنسبة لك وسيفهمها المستلم بشكل أفضل. قسّم النص إلى فقرات لتسهيل التصفح والعثور على المعلومات التي تحتاجها.

نصيحة أخرى: موضوع واحد ، منشور واحد. إذا كنت ترغب في التفكير في العديد من القضايا غير ذات الصلة ، فقم بتمييز العديد من الأفكار المختلفة ، ثم خصص نصًا منفصلاً لكل موضوع. وغني عن القول أن حقل الموضوع يجب أن يحتوي على هذه الفكرة أو السؤال في شكل مختصر.

في حالة المراسلات طويلة المدى ، يمكنك قصر نفسك على الكلمات "مع خالص التقدير" والاسم الأول والأخير.

القاعدة 14:

حاول ألا تستخدم التذييل

يُسمح باستخدام التذييل في حالة واحدة - إذا حدث وقت كتابة الرسالة حدث مهم له علاقة مباشرة بالمرسل إليه.

مثال: PS تم تسليم تذاكر الطائرة قبل ساعة.

القاعدة 15:

استخدم إيصالات القراءة على النحو المنشود

الغرض من هذا الإخطار هو أنه من المتوقع أن يتخذ المرسل إليه بعض الإجراءات. يتم استخدامه فقط للمستلمين الخارجيين.

القاعدة 16:

لا تفرط في استخدام مربع الاختيار "أهمية عالية"

هل تتذكر حكاية ليو تولستوي عن الصبي الذي اعتاد أن يصرخ "الذئاب!" على سبيل المزاح؟ اعتاد الجميع على نكاته لدرجة أنه عندما هاجمته الذئاب ، لم يتفاعل أحد مع صراخه.
عندما تحتاج إلى الإشارة حقًا إلى أهمية الرسالة ، فسيتم بالفعل استخدام جميع العلامات الضرورية.

القاعدة 17:

تحقق جيدًا من جميع البيانات والأرقام والألقاب

اجعلها قاعدة لإعادة القراءة قبل الإرسال رسالة، تحقق من جميع الأرقام ، وضح الألقاب والأحرف الأولى من الاسم. خطأ واحد صغير يمكن أن يكلفك مساحة.

القاعدة 18:

الرد على الرسالة على الفور

إذا لم تتمكن من الإجابة على الفور لسبب ما - على سبيل المثال ، ليس لديك جميع المعلومات أو أنك ببساطة لست جاهزًا ، فقط اكتب الرسالة التي تم استلامها وستقوم بالرد لاحقًا. خلاف ذلك ، لن يتأكد المرسل إليه من استلام الرسالة أو عدم حذفها عن طريق الخطأ.

في المرة الأولى التي تجلس فيها على خطاب عمل ، ستشعر بالتأكيد بالارتباك. بعد كل شيء ، هذا لا يعني على الإطلاق إرسال رسالة إلى صديق أو قريب. كيف تتواصل مع المحاور؟ هل يجب أن أستخدم الرموز التعبيرية أم لا؟ كيف تملأ كل هذه الحقول المتعددة؟

يجب أن تبدأ بالترتيب وتذكر أن تبدأ بالقواعد العامة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

• فحص... إذا لم تكن المراسلات التجارية هي المجال الرئيسي لنشاطك ، فيمكنك التحقق من بريدك مرتين - في الصباح ، عند القدوم إلى العمل ، وبعد الظهر. إذا كان التواصل مع العملاء وشركاء الأعمال جزءًا من أنشطتك اليومية ، فسيكون من الأسهل تثبيت عميل بريد إلكتروني يعرض إشعارات البريد الإلكتروني على سطح المكتب لديك.
• إجابه... تتطلب الآداب غير المعلنة كتابة إجابة الرسالة بأسرع ما يمكن ، لذلك لا يمكنك تجاهل الأحرف إلا إذا كان هناك أمر لا يتسامح مع الإلهاء. تنص القواعد الرسمية على وجوب الرد على الرسالة في غضون عشرة أيام إذا وصلت إلى مكتب البريد ، وفي غضون يومين إذا وصلت عن طريق الفاكس.
• تخزين... يجب عليك التأكد من أن الحروف لا تنتهي في مجلد "البريد العشوائي". بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكن حذفها: وإلا ، في حالة حدوث تعارض ، لن يكون من الممكن ببساطة الرجوع إلى المراسلات ومعرفة من هو على حق.
• إستعمال... يمكنك استخدام عنوان البريد الإلكتروني للشركة فقط عن طريق إجراء المراسلات نيابة عنها. إذا لزم ، لسبب ما ، استخدام البريد الإلكتروني الشخصي للمراسلات ، يجب عليك التأكد من أنه يبدو رسميًا ولا يحتوي على كلمات بذيئة أو بذيئة.
  قمنا بفرز التخزين ، وفرزنا وقت الاستجابة والبريد الإلكتروني الذي يجب استخدامه. يسهل تذكر كل هذا ويمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية: إليك خطاب عمل. كيف تجيب عليها حتى لا تسيء إلى المحاور؟
• بشكل صحيح... رسائل مثل "مرحبًا ، فاسيا ، تلقيت رسالتك وفكرت ..." يجب تركها للمراسلات الشخصية. تتطلب المراسلات التجارية الصواب واللياقة. لا يمكنك استخدام التعبيرات العامية والتعبيرية والوقحة. لا يمكنك وضع رموز المشاعر ، حتى لو كنت تعمل مع المحاور لعدة سنوات. لا يمكنك استخدام "أنت" وأن تكون مألوفًا - يجب أن تكون الرسالة مهذبة وجافة.
• بكفاءة... معرفة القراءة والكتابة هي مؤشر على التطور الثقافي ، والمستوى الفكري ، وطريقة للحفاظ على سمعة الشركة وتصميم خطاب بأسلوب أنيق. إذا كنت لا تتعامل مع اللغة الروسية المكتوبة - التي غالبًا ما تكون مصادفة ولا تسبب أي خجل على الإطلاق - فاستخدم خدمات خاصة للتحقق من القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم.
• بشكل كاف... حتى الإجابة الأكثر كفاءة وصحة يمكن أن تذهب سدى إذا كان المحاور ببساطة لا يفهم ما تتحدث عنه. لذلك ، يجب على المرء إما الامتناع عن الشروط المهنية ، أو إعطاء فك تشفيرها. أيضًا ، يجب ألا تستخدم كلمات معقدة جدًا أو غير شائعة جدًا يمكن أن تربك المحاور. وبالطبع لا يمكنك إدراج الكلمات التي يثير معانيها شكوكًا.
• منطقيا... إذا كنت لا تعرف الإجابة ، اطلب من المحاور الانتظار ومعرفة وكتابة خطاب آخر. إذا كان معروفًا - تحقق من أنه مذكور في الخطاب بشكل متسق ومنطقي وواضح ، وبعد ذلك فقط أرسله.
• لطيف... التصميم لا يقل أهمية عن المحتوى. يجب عليك استخدام الفقرات ، والاقتباس من السؤال ، وبعد ذلك فقط إعطاء إجابة ، واستخدام القوائم المرقمة والنقطية.

من أجل الرد على خطاب وارد ، يكفي القيام بذلك بكفاءة وصحة وكافية ومنطقية. لكن كيف تكتب الحرف أولاً؟

أولاً ، تحتاج إلى ترتيبه بشكل صحيح:

• عنوان ... لا ينبغي تجاهل حقل "الموضوع" في متن رسالة البريد الإلكتروني ، لأنه بعد قراءته ، يترك المحاور الانطباع الأول عما هو مطلوب منه. من الناحية المثالية ، يجب أن تبدو على النحو التالي: "اسم المؤسسة ، جوهر المشكلة" - "OJSC" Romashka ". لوازم الزجاج ".
• إمضاء ... تسمح لك معظم خدمات البريد بإعداد توقيع تلقائي ، والذي يجب أن يحتوي على: "الاسم ، المنصب ، الشركة" - "IV Makarova ، كبير المحاسبين في OJSC" Romashka ". سيسمح هذا النموذج للمستلم بالتنقل بسهولة مع من يخاطبه وكيفية بدء رده.
• تحيات ... يجب ألا تكون التحية مألوفة - لا "مرحبًا" و "وقت مناسب من اليوم" و "ألوها" وخيارات أخرى مماثلة. من الأفضل استخدام "Hello" أو "Good night".
• مناشدة ... المكالمات بالاسم - "Anya" - بدلاً من الاسم الكامل - تبدو "Anna Dmitrievna" مألوفة ويمكن أن تفسد الانطباع الكامل للحرف. لذلك ، من الأفضل اختيار استئناف بالاسم وعائلته.
• طول ... الأحرف الطويلة جدًا طويلة وصعبة القراءة. لذلك ، يعتبر الحجم الأمثل مناسبًا لصفحة محرر نصوص قياسية.

القواعد العامة للعمل مع الرسائل والردود والرسائل الجديدة - من السهل تعلم كيفية كتابة كل هذا. ولكن هناك بعض الفروق الدقيقة التي يجب تذكرها:

• المحتوى ... يجب أن تحتوي الرسالة على سبب كتابتها ، ووصفًا ثابتًا لها ، وبعد ذلك الأسئلة والاقتراحات.
• أهمية ... تحتوي معظم خدمات البريد الإلكتروني على مربع اختيار "هام!" يمكنك التحقق منه أثناء الكتابة. ثم سيتم تمييز هذه الرسالة في مجلد المرسل إليه.

الأهمية!لا يمكنك فقط استخدام مربع الاختيار - وإلا فإن الرسالة العاجلة حقًا ستغرق في وفرة الرسائل المخصصة دون تفكير.

• نهاية الحوار ... وفقًا لقواعد الآداب غير المعلنة ، يُنهي الشخص الذي بدأ المراسلات.
• زمن. إن إرسال الرسائل في نهاية يوم العمل وبعد ظهر يوم الجمعة ليس فقط شكلًا سيئًا ، ولكنه أيضًا فكرة غير مجدية - مع ذلك ، لن تأتي الإجابة إلا في صباح اليوم التالي أو حتى يوم الاثنين.
• الادب ... مبروك العيد القادم. للحصول على الجواب - أن أشكر. إذا لم تتمكن من الرد على خطاب عاجل على الفور ، فيجب عليك إخطار المرسل إليه بذلك.
• المرفقات ... يجب تعبئة أي مرفق في أرشيف ويجب إخطار المستلم به بشكل منفصل في نص الرسالة.

الأهمية!تتطلب قواعد المراسلات التجارية الإلكترونية الانتباه إلى المحاور - تحتاج إلى السماح له بالتحدث وطرح الأسئلة وعدم المطالبة بأي شيء في إنذار.

أنواع البريد الإلكتروني

قد تختلف القواعد التي تحكم المراسلات اختلافًا طفيفًا اعتمادًا على المكان الذي ستذهب إليه الرسالة.

• المراسلات الداخليةيعني أنه من المستحسن الرد على الرسائل في نفس اليوم ، حتى لا تعيق عمل مؤسستك الخاصة ، وأيضًا أن نغمة الرسالة قد تكون مألوفة إلى حد ما أكثر من الحالات الأخرى.

الأهمية!إنها فكرة جيدة أن يتم تطوير نموذج واحد للمراسلات الداخلية ، بحيث يمكن للموظفين كتابة الرسائل بسرعة ، دون إرباك الهيكل.

• المراسلات الخارجيةيشير إلى درجة عالية من الشكليات ، فضلاً عن الحاجة إلى تصفية اللغة العامية الاحترافية - غالبًا ما لا يفهم المحاور من شركة أخرى كلمات معينة.
• المراسلات الدوليةينطوي على الكثير من الإجراءات الرسمية وكذلك الحاجة إلى مراعاة المناطق الزمنية. لذا ، لإرسال رسالة إلى نيويورك في الصباح وانتظار الرد في المستقبل القريب ، فإن القلق والعجلة لا يستحق كل هذا العناء - فبعد كل شيء ، من المرجح أن الموظف الذي يجب أن يجيب على الرسالة لا يزال متشمسًا في السرير.

ومع ذلك ، لا توجد اختلافات كبيرة. يتم تقدير الأدب ومحو الأمية والقدرة على صياغة طلب بوضوح في كل مكان.

كيف تكتب خطاب عمل

لتحضير وثيقتك ، استخدم مايكروسوفت ووردوالقواعد التالية:

• ترويسة الشركة؛
• الخط Times New Roman ؛
• مجالات واسعة
• الحجم 12-14 ص ؛
• تباعد الأسطر - 1-2 ص ؛
• ضع أرقام صفحات الحرف في الأسفل على الجانب الأيمن.

إذا كانت هذه مراسلات دولية ، فيتم كتابة الخطاب بلغة المرسل إليه.

هيكل خطاب العمل:

1. مناشدة؛
2. ديباجة
3. النص الرئيسي
4. استنتاج؛
5. إمضاء؛
6. زائدة.

ما الذي يجب تذكره أيضًا:

• اتصل ب "أنت" للمحاور.
• إذا كنت تكتب ردًا على خطاب وارد ، فقم بتدوين ملاحظة حول هذا في البداية ، على سبيل المثال: "إلى الاستئناف الخاص بك ، بتاريخ 01.01.2020 ..."
• إذا جاء الخطاب مصحوبًا بالعدوانية ، فلا تتصرف مثل خصمك ولا تستخدم التعبيرات العدوانية والمرافعة ونبرة الأوامر في مراسلاتك.
• اكتب كل فكرة جديدة في سطر جديد ، حتى يتم فهم المعلومات بشكل أفضل. لا تجعل فقرات طويلة. 5-7 جمل كحد أقصى.
• تجنب الكلمات ذات الأحرف الكبيرة (الكبيرة) - يُنظر إلى مثل هذا النص على أنه تهديد.
• لا تنس تضمين معلومات الاتصال الخاصة بالمرسل وتاريخ إرسال الرسالة.
• في المراسلات التجارية ، لا تستخدم الرموز والاقتباسات.
• لا تستخدم كلمات أجنبية ، اختر مرادفًا روسيًا.
• اكتب بخط واحد. لا تستخدم نصًا ملونًا أو تسطيرًا مفرطًا أو تمييزًا غامقًا أو غير ذلك.
• كن مهذبًا ومنفتحًا مع الشخص الذي تتحدث إليه. وضح رأيه واسأل عن رأيه في ذلك. أظهر التعاطف والاحترام.
• شاهد كيف يرد عليك خصمك.

العبارات القياسية التي يمكن استخدامها

لكي لا تفكر في كل مرة في أي شكل تلطخ الأفكار ، يمكنك استخدام العبارات القياسية المعتمدة للمراسلات التجارية:

• مناشدة. "مرحبًا عزيزي إيغور بتروفيتش"- إذا كنت تعرف المرسل إليه شخصيًا. "مرحبا سيد سميرنوف"- إذا كتبت له لأول مرة في حياتك. عادة ما يتم الاقتراب من الجيش "مرحبا الرفيق العقيد سميرنوف".
• يلاحظ.مثال معياري لعبارة: "نعلمكم أن ..."... يمكن تغييره إلى "يرجى العلم", "نبلغكم" ، "نبلغكم".
• تفسير... لإبلاغ المرسل إليه بالغرض من الرسالة في البداية ، يمكنك استخدام الإنشاءات: "استجابة لطلبك ..." ، "من أجل تنفيذ العمل ..." ، "من أجل تقديم المساعدة ..." ، "وفقًا لرغباتك ...".
• طلب... السؤال في حرف يتبع الصيغة "نطلب منك…".
• جملة او حكم على. "يمكننا أن نقدم لك ..." ، "نوصيك ...".
• تأكيد. "نؤكد ..." ، "لقد تلقينا ...".
• رفض. "تم رفض عرضك ..." ، "للأسباب الموضحة أدناه ، لا يمكننا الموافقة ..." ، "تمت مراجعة اقتراحك وتبين أنه غير بناء".

الشكلية هي أفضل رفيق لمراسلات العمل ، لكن من المهم ألا يضيع المعنى وراء العبارات الرسمية. قد يبدو هذا مثالًا جيدًا لرسالة العمل.

ما هو البريد الإلكتروني؟ في عالم الأعمال الحديث ، هذه هي:

• وجهك. بمساعدة البريد الإلكتروني يمكنك إنشاء صورة إيجابية في عيون الطرف المقابل أو تدمير الانطباع الأول.
• أداة عملك. يحدث الكثير من التواصل مع العالم الخارجي عن طريق البريد الإلكتروني. لذلك ، من خلال إتقان هذه الأداة بشكل جيد ، يمكنك تسهيل حياتك بشكل كبير.
• إلهاء قوي. يحاول العالم الخارجي تشتيت انتباهك وضلالك عبر البريد الإلكتروني.

من وجهة النظر هذه ، دعونا ننظر إلى العمل بالبريد الإلكتروني. لنبدأ ببساطة.

تصميم الرسائل

أنا أستخدم عميل البريد Mozilla Thunderbird ، لذا سأستخدمه كمثال. لنقم بإنشاء حرف جديد وانتقل من أعلى إلى أسفل في قائمة الحقول.

إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

قد لا يعرف شخص ما ، ولكن يمكن تغيير "إلى" من Mozilla إلى "نسخة إلى" أو "نسخة مخفية الوجهة".

• إلى من: نكتب المرسل إليه الرئيسي أو عدة عناوين مفصولة بفواصل منقوطة.
• ينسخ: نكتب لمن يقرأ الرسالة ولكن لا نتوقع ردا منه.
• نسخة مخفية: نكتب إلى الشخص الذي يجب أن يتعرف على الرسالة ، لكن يجب أن يظل مجهولاً لبقية متلقي الرسالة. وهي مناسبة بشكل خاص لإرسال الرسائل التجارية الجماعية ، على سبيل المثال ، الإخطارات.

ليس تماما في المراسلات الجماعية ، حدد المستلمين من خلال حقلي "نسخة إلى" أو "إلى". أتلقى عدة مرات في السنة رسائل يتم فيها إدراج 50-90 عنوانًا في الحقل "نسخة إلى". هناك انتهاك للخصوصية. لا يحتاج كل المستلمين إلى معرفة من تعمل معه في موضوع مشابه. من الجيد أن يكون هؤلاء أشخاصًا تعرفهم. ماذا لو تضمنت القائمة الشركات المنافسة التي لا تعرف بعضها البعض؟ على الأقل ، يجب أن تكون مستعدًا لتفسيرات غير ضرورية ، كحد أقصى ، لإنهاء التعاون مع أحدهم. لا تقم بمثل هذا.

موضوع الرسالة

غالبًا ما يتم كتابة أهمية سطر الموضوع (في بعض الأحيان بشكل معقول) في مدونات الشركات الخاصة بهم بواسطة خدمات بريدية احترافية. ولكن في أغلب الأحيان نتحدث عن خطابات المبيعات ، حيث يحل سطر الموضوع المشكلة "يجب فتح البريد الإلكتروني".

نحن نناقش المراسلات التجارية اليومية. هنا يحل الموضوع المشكلة "يجب التعرف بسهولة على الرسالة ومؤلفها ومن ثم العثور عليها." علاوة على ذلك ، فإن اجتهادك سيعود إليك في شكل كارما للعديد من رسائل الرد ، مع البادئات فقط إعادة:أو فود، من بينها سوف يتعين عليك البحث عن الحرف المطلوب في الموضوع.

عشرين حرفًا هو حجم المراسلات ليوم واحد لمدير متوسط. أنا لا أتحدث عن رواد الأعمال وأصحاب الأعمال على الإطلاق ، فعدد حروفهم ينحرف أحيانًا عن نطاق 200 أو أكثر يوميًا. لذلك ، مرة أخرى: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني تحتوي على موضوع فارغ.

فكيف تصيغ سطر الموضوع الخاص بك بشكل صحيح؟

خطأ # 1 : فقط اسم الشركة في الموضوع. على سبيل المثال ، "Sky" وهذا كل شيء. أولاً ، من المؤكد أنك لست واحدًا من شركتك التي تتواصل مع هذا الطرف المقابل. ثانيًا ، مثل هذا الموضوع لا يحمل أي معنى ، لأن اسم شركتك يمكن رؤيته بالفعل من العنوان. ثالثًا ، خمن كيف سيبدو صندوق البريد الخاص بك مع هذا النهج في المراسلات؟ شيء من هذا القبيل.

هل من الملائم البحث عن مواضيع مثل هذا؟

خطأ # 2 : عنوان بيع مبهرج. إنه لأمر رائع أن تعرف كيف تكتب عناوين مثل هذه. ولكن هل من المناسب استخدام هذه المهارات في المراسلات التجارية؟ تذكر الغرض من سطر موضوع خطاب العمل: ليس البيع ، ولكن لتوفير التعريف والبحث.

نص الرسالة

هناك العديد من الكتيبات الإرشادية للمناسبات المختلفة. على سبيل المثال ، يمتلك مكسيم إلياخوف وألكساندر أمزين وغيرهم من أساتذة الكلمة الكثير من الأشياء المفيدة. أنصحك بقراءة مقالاتهم على الأقل لتحسين محو الأمية العامة وتحسين أسلوب الكتابة العام.

في عملية كتابة الرسالة ، يجب أن نتخذ باستمرار عدة قرارات.

مسألة مجاملة ... في بداية الخطاب ، يمكنك أن تطمس في المجاملات أو حتى الحنان بروح "عزيزتي روديا ، منذ أكثر من شهرين حتى الآن ، لم أتحدث إليك كتابةً ، وهو ما عانيت منه أنا ولم أتحدث عنه حتى النوم ليلة أخرى والتفكير ". إنه مهذب للغاية ومكلف للغاية ، سواء من حيث وقت كتابة مثل هذه المقدمة أو وقت المحاور لقراءتها. هذه مراسلات تجارية ، تذكر؟ ليس مقالًا من النوع المرسل للمسابقة وليس رسالة إلى والدة راسكولينكوف ، ولكن المراسلات التجارية.

نحن نحترم وقتنا والمتلقي!

من المنطقي تقديم نفسك وتذكير ظروف التعارف فقط في الرسالة الأولى المرسلة بعد اجتماع عابر في المعرض. إذا كان هذا استمرارًا للتعاون أو المراسلة الحالية ، في الحرف الأول من اليوم نكتب: "مرحبًا ، إيفان" ، في الحرف الثاني واللاحقة: "إيفان ، ...".

مناشدة ... كنت دائمًا قلقًا بشأن من يجب الاتصال به في رسالة إذا كان هناك العديد من المستلمين. لقد كتبت مؤخرًا رسالة إلى ثلاث فتيات يُدعى آنا. بدون أدنى شك كتبت "مرحبًا آنا" ولم أستحم. لكن هذا ليس هو الحال دائما.

ماذا لو كان هناك ثلاثة أو حتى سبعة مستلمين ولا يشاركونهم نفس الاسم؟ يمكنك سردها بالاسم: "مساء الخير ، روديون ، بولشيريا ، أفدوتيا وبيتروفيتش." لكنها طويلة وتستغرق وقتا. يمكنك أن تكتب: "مرحبًا أيها الزملاء!"

بالنسبة لي ، أستخدم القاعدة للإشارة بالاسم إلى الشخص الموجود في الحقل "إلى". ولأولئك الموجودين في النسخة لا تنطبق على الإطلاق. تسمح لك هذه القاعدة في نفس الوقت بتحديد (واحد!) المرسل إليه من الرسالة والغرض من هذه الرسالة بدقة أكبر.

الاقتباس ... غالبًا ما تكون المراسلات عبارة عن سلسلة من الرسائل ذات الأسئلة والأجوبة - باختصار ، حوار. يعتبر عدم حذف تاريخ المراسلات وكتابة إجابتك أعلى النص المقتبس شكلاً جيدًا ، بحيث يمكنك ، بالعودة إلى هذه المراسلات بعد أسبوع ، قراءة الحوار بسهولة من أعلى إلى أسفل في التواريخ التنازلية.

لسبب ما ، الإعداد الافتراضي في Mozilla هو "وضع المؤشر بعد النص المقتبس". أوصي بتغييره في قائمة "الأدوات" ← "إعدادات الحساب" ← "التأليف والعنونة". يجب أن يكون مثل هذا.

الغرض من الرسالة ... خطابات العمل من نوعين:

• عندما نقوم ببساطة بإبلاغ المحاور (على سبيل المثال ، تقرير عن العمل المنجز لمدة شهر) ؛
• وعندما نريد شيئًا من المحاور. على سبيل المثال ، بحيث يوافق على الفاتورة المرفقة للدفع.

كقاعدة عامة ، هناك العديد من الرسائل المشجعة أكثر من رسائل الإبلاغ. إذا أردنا تحقيق شيء ما من المحاور ، فمن المهم جدًا أن نقول ذلك في خطاب بنص عادي. يجب أن تكون العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مصحوبة بدعوة للعمل بالاسم وتليها الجملة الأخيرة في الحرف.

ليس تماما : "بورفيري بتروفيتش ، أعرف من اخترق المرأة العجوز حتى الموت."

حق : "بورفيري بتروفيتش ، أنا من اخترق المرأة العجوز ، من فضلك اتخذ الإجراءات لاعتقالي ، لقد تعبت من المعاناة!"

لماذا يفكر المراسل لك ماذا تفعل بهذه الرسالة؟ بعد كل شيء ، يمكنه اتخاذ القرار الخاطئ.

التوقيع في النص ... يجب عليها ان تكون. علاوة على ذلك ، يسمح لك جميع عملاء البريد الإلكتروني بإعداد الاستبدال التلقائي للتوقيع ، على سبيل المثال ، "التحيات ، ..." الكلاسيكية. في Mozilla ، يتم ذلك ضمن أدوات → خيارات الحساب.

إن كتابة أو عدم كتابة جهات اتصال في التوقيع هو عمل شخصي للجميع. ولكن إذا كنت متصلاً بالمبيعات بأي شكل من الأشكال - فتأكد من الكتابة. حتى إذا لم تتم المعاملة بناءً على نتائج الاتصال ، فسيكون من السهل العثور عليك في المستقبل من خلال جهات الاتصال من التوقيع.

أخيرًا ، هناك ميزة أخرى في نص الرسالة لأولئك المحاورين الذين لا يحبون (لا يمكنهم ، لا يريدون ، ليس لديهم الوقت) للإجابة على رسائلك. حدد الافتراضي في نص الحرف. على سبيل المثال ، "بورفيري بتروفيتش ، إذا لم تأت لاعتقالي قبل الساعة 12:00 يوم الجمعة ، فأنا أعتبر نفسي معفيًا". بالطبع ، يجب أن يكون الموعد النهائي حقيقيًا (لا يجب إرسال النص من المثال يوم الجمعة الساعة 11:50 صباحًا). يجب أن يكون المستلم قادرًا جسديًا على قراءة رسالتك واتخاذ قرار بشأنها. هذا "الصمت" يعفيك من المسؤولية عن عدم استجابة المحاور. كما هو الحال دائمًا ، يجب التعامل مع استخدام هذه الميزة بحكمة. إذا استجاب شخص لرسائلك في الوقت المحدد وبصورة منتظمة ، فإن مثل هذا الإنذار يمكن ، إن لم يسيء إليه ، أن يجهده قليلاً أو يؤدي إلى اتخاذ قرار بعدم الرد على الرسالة في الوقت الحالي ، ولكن يجعلك تنتظر يوم الجمعة.

المرفقات

غالبًا ما تأتي الرسائل مع مرفقات: السير الذاتية ، والعروض التجارية ، والتقديرات ، والجداول الزمنية ، ومسح المستندات - وهي أداة مريحة للغاية وفي نفس الوقت مصدر للأخطاء الشائعة.

خطأ : حجم مرفق ضخم. غالبًا ما يتم تلقي رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات تصل إلى 20 ميغابايت. كقاعدة عامة ، هذه عمليات مسح ضوئي لبعض المستندات بتنسيق TIFF ، بدقة 600 نقطة في البوصة. يكاد يكون من المؤكد أن برنامج البريد الخاص بالمراسل سيتجمد لعدة دقائق في محاولات عبثية لتنزيل معاينة لهذا المرفق. والعياذ بالله للمتلقي أن يحاول قراءة هذه الرسالة على هاتف ذكي ...

أنا شخصياً أحذف هذه الرسائل على الفور. ألا تريد أن ينتهي المطاف برسالتك في سلة المهملات قبل قراءتها؟ تحقق من حجم المرفق. من المستحسن ألا يزيد حجمه عن 3 ميغا بايت.

ماذا لو تجاوز؟

• حاول إعادة تكوين الماسح الضوئي الخاص بك إلى تنسيق ودقة مختلفة. على سبيل المثال ، في ملفات PDF و 300 نقطة في البوصة ، يتم الحصول على عمليات مسح يمكن قراءتها تمامًا.
• فكر في برامج مثل WinRar أو 7zip. يتم ضغط بعض الملفات بشكل مثالي.
• ماذا لو كان المرفق ضخمًا ولا يمكنك ضغطه؟ على سبيل المثال ، تزن قاعدة بيانات المحاسبة شبه الفارغة 900 ميجابايت. سينقذ التخزين السحابي للمعلومات: Dropbox و Google Drive وما شابه. تقوم بعض الخدمات ، مثل Mail.ru ، بتحويل المرفقات الضخمة تلقائيًا إلى روابط للتخزين السحابي. لكني أفضل إدارة معلوماتي المخزنة في السحابة بنفسي ، لذلك لا أرحب بالأتمتة من Mail.ru.

وهناك توصية أخرى ليست واضحة تمامًا حول الاستثمارات - الخاصة بهم اسم ... يجب أن تكون مفهومة ومقبولة للمتلقي. بمجرد أن نكون في الشركة نعد عرضًا تجاريًا موجهًا إلى ... فليكن فيودور ميخائيلوفيتش دوستويفسكي. تلقيت خطابًا من المدير يتضمن اقتراح مشروع للموافقة عليه ، وتضمن المرفق ملفًا باسم "DlyaFedi.docx". مع المدير الذي أرسل لي هذا ، حدث حوار مثل هذا:

عزيزي المدير ، هل أنت مستعد شخصيًا للاقتراب من هذا الشخص المحترم وتسميته في مواجهة فديا؟

بطريقة ما لا ، شخص محترم ، يناديه الجميع باسمه الأول وعائلته.

لماذا سميت المرفق "ForFedi"؟ إذا أرسلته الآن ، هل تعتقد أنه سيشتري منا محاور لهذا CP؟

كنت سأقوم بإعادة التسمية لاحقًا ...

لماذا تعد قنبلة موقوتة - رفض العميل المحتمل - أو تجعل نفسك عملاً إضافيًا لإعادة تسمية ملف؟ لماذا لا تسمي المرفق على الفور بشكل صحيح: "For Fedor Mikhailovich.docx" أو حتى أفضل - "KP_Nebo_Topory.docx".

لذلك ، تم تصنيفنا إلى حد ما مع البريد الإلكتروني على أنه "وجه". دعنا ننتقل إلى النظر إلى البريد الإلكتروني كأداة للعمل الفعال والتحدث عن إلهاءه.

التعامل مع الحروف

البريد الإلكتروني هو مصدر إلهاء قوي. كما هو الحال مع أي إلهاء ، يجب التعامل مع البريد عن طريق تشديد القواعد وتقديم جدول عمل.

على الأقل ، تحتاج إلى إيقاف تشغيل جميع الإشعارات المتعلقة بوصول البريد. إذا تم تكوين عميل البريد بشكل افتراضي ، فسيتم إخطارك بإشارة صوتية ، وسيومض الرمز المجاور للساعة ، وستظهر معاينة للحرف. باختصار ، سيفعلون كل شيء لإبعادك أولاً عن عملك الشاق ، ثم يغرقونك في هاوية الرسائل غير المقروءة والمراسلات غير المرئية - ناقصًا ساعة أو ساعتين من الحياة.

شخص ما لديه قوة إرادة قوية لا تسمح له بإلهاء الإخطارات ، ولكن الناس العاديينمن الأفضل عدم إغراء القدر وإيقافهم. في Mozillla Thunderbird ، يتم ذلك من خلال القائمة "أدوات" ← "خيارات" ← "عام" ← "عند ظهور رسائل جديدة".

إذا لم تكن هناك إخطارات ، فكيف نفهم أن الرسالة وصلت؟

بسيط جدا. أنت نفسك ، بوعي ، خصص وقتًا لتحليل البريد ، وافتح عميل البريد وشاهد جميع الرسائل غير المقروءة. يمكن القيام بذلك مرتين في اليوم ، على سبيل المثال ، في وقت الغداء وفي المساء ، أو أثناء التوقف القسري ، على سبيل المثال ، في الاختناقات المرورية.

كثيرًا ما يُسأل ، ماذا عن أوقات رد الفعل ورسائل البريد الإلكتروني العاجلة؟ الجواب: ليس لديك رسائل عاجلة في البريد. ما لم تكن تعمل في قسم دعم العملاء (مثل هذا القسم له قواعده الخاصة للعمل مع البريد).

إذا كانت هناك رسائل عاجلة ، فسيقوم المرسل بإعلامك بذلك عبر قنوات أخرى - الهاتف ، والرسائل القصيرة ، وسكايب. ثم ستنتقل عن عمد إلى عميل البريد وتعالج البريد العاجل. يعلن جميع خبراء إدارة الوقت (على سبيل المثال ، Gleb Arkhangelsky مع "Time Drive") معيار الرد على البريد الإلكتروني لمدة تصل إلى 24 ساعة. هذه قاعدة طبيعية جيدة - لا تتوقع ردودًا فورية من المحاور عبر البريد الإلكتروني. إذا كان هناك خطاب عاجل ، أبلغ عنه عبر قنوات اتصال أسرع.

لذلك ، قمنا بإيقاف تشغيل الإشعارات والآن نقوم بتشغيل عميل البريد وفقًا لجدولنا الزمني.

ماذا يجب أن نفعل عندما ذهبنا إلى البريد وبدأنا النشاط المسمى "تحليل البريد الإلكتروني"؟ أين هي بداية ونهاية هذا العمل؟

لقد سمعت الكثير عن نظام البريد الوارد الصفري ، لكن لسوء الحظ ، لم أقابل شخصًا واحدًا يستخدمه. اضطررت إلى إعادة اختراع عجلتي. هناك مقالات حول هذا الموضوع في Lifehacker. على سبيل المثال، " ". أدناه سأتحدث عن نظام البريد الوارد الصفري في تفسيري. سأكون ممتنًا لو قام معلمو GTD بالتحقق من التعليقات أو إضافة أو تحسين النظام الموصوف.

من المهم أن تفهم وتقبل أن البريد الإلكتروني ليس برنامج جدولة مهام أو أرشفة لأنشطتك. لذلك ، يجب أن يكون مجلد "علبة الوارد" فارغًا دائمًا. إذا كنت قد انتهيت من تحليل صندوق الوارد الخاص بك ، فلا تتوقف ولا تشتت انتباهك بأي شيء حتى تقوم بإفراغ هذا المجلد.

ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك؟ تحتاج إلى المرور بكل حرف بالتسلسل وحذفه. نعم ، ما عليك سوى تحديد واضغط على Delete في لوحة المفاتيح. إذا لم تتمكن من إحضار نفسك لحذف الرسالة ، فسيتعين عليك تحديد ما يجب فعله بها.

1. هل يمكنك الرد عليها في ثلاث دقائق؟ هل أنا بحاجة للإجابة عليه؟ نعم ضروري ، ولن تستغرق الإجابة أكثر من ثلاث دقائق ، ثم أجب فوراً.
2. تحتاج إلى الإجابة ، لكن تحضير الإجابة سيستغرق أكثر من ثلاث دقائق. إذا كنت تستخدم مخطط مهام يسمح لك بتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة ، فقم بتحويل بريدك الإلكتروني إلى مهمة وانسها لفترة من الوقت. على سبيل المثال ، أستخدم خدمة Doit.im الرائعة تمامًا. يسمح لك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي: تقوم بإعادة توجيه خطاب إليه ، ويتحول إلى مهمة. ولكن إذا لم يكن لديك برنامج جدولة مهام ، فقم بنقل الحرف إلى المجلد الفرعي "0_Run".
3. بعد الرد السريع على رسالة ، وتحويلها إلى مهمة أو تعريف بسيط ، عليك أن تقرر ما يجب فعله بهذه الرسالة بعد ذلك: احذفها أو أرسلها إلى أحد المجلدات للتخزين طويل المدى.

فيما يلي مجلدات التخزين طويل المدى لدي.

• 0_Run.ليس لدي مثل هذا المجلد ، ولكن إذا لم يكن لديك مخطط ، أكرر ، يمكنك وضع أحرف تتطلب دراسة مفصلة هنا. يحتاج هذا المجلد أيضًا إلى التنظيف بانتظام ، ولكن بنهج مدروس في وقت محدد بشكل خاص.
• 1_Ref.هذا هو المكان الذي أضع الرسائل منه معلومات اساسية: رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية مع تسجيلات الدخول من خدمات الويب المختلفة ، وتذاكر الرحلات القادمة ، وما إلى ذلك.
• 2_مشاريع.يتم هنا تخزين أرشيف المراسلات الخاصة بالشركاء والمشاريع التي توجد بها علاقة حالية. بطبيعة الحال ، يوجد مجلد منفصل لكل مشروع أو شريك. في ملف الشريك ، أضع رسائل ليس فقط من موظفيه ، ولكن أيضًا رسائل من موظفي "الجنة" تتعلق بهذا الشريك. ملائم للغاية: إذا لزم الأمر ، تكون جميع المراسلات المتعلقة بالمشروع في متناول اليد ببضع نقرات.
• 3_متحف.ها أنا أرمي تلك الحروف التي من المؤسف حذفها ، وفوائدها ليست واضحة. أيضًا ، يتم ترحيل المجلدات ذات المشروعات المغلقة من "2_Projects" هنا. باختصار ، يتم الاحتفاظ بالمرشحين الأوائل للحذف في "المتحف".
• 4_المستندات.فيما يلي خطابات مع عينات إلكترونية من المستندات التي قد تكون مفيدة في المستقبل للمحاسبة ، على سبيل المثال ، بيانات التسوية من العملاء ، وتذاكر الرحلات. يحتوي المجلد في كثير من النواحي على شيء مشترك مع المجلدات "2_Projects" و "1_Sprav" ، ويتم تخزين المعلومات المحاسبية فقط فيه ، ويتم تخزين معلومات الإدارة في المجلد "2_Projects". في "4_Documents" - معلومات ميتة ، وفي "2_Projects" - معلومات حية.
• 5_المعرفة.هذا هو المكان الذي أقوم فيه فقط بإضافة رسائل بريدية مفيدة حقًا أريد العودة إليها بعد فترة للإلهام أو لإيجاد حلول.

هناك إعدادات أخرى لعميل البريد مهمة لتشغيل هذا النظام. أولاً ، افتراضيًا ، يكون في Thunderbird مربع الاختيار وضع علامة على الرسائل كمقروءة محددًا. أنا أفضل أن أفعل هذا عمدا ، لذلك اختفى مربع الاختيار! للقيام بذلك ، انتقل إلى القائمة "أدوات" ← "خيارات" ← "خيارات متقدمة" ← "قراءة وعرض".

ثانيًا ، نستخدم ملفات المرشحات ... في السابق ، قمت بتطبيق عوامل التصفية التي تعيد توجيه الرسائل تلقائيًا إلى المجلدات المناسبة بناءً على عنوان المرسل. على سبيل المثال ، تم نقل خطابات محامٍ إلى مجلد "محامٍ". لقد رفضت هذا النهج لعدة أسباب. أولاً: خطابات محامٍ في 99٪ من القضايا تتعلق بمشروع أو شريك ، مما يعني أنه يجب نقلها إلى ملف هذا الشريك أو المشروع. ثانيًا ، قررت زيادة الوعي. يجب أن تقرر بنفسك مكان تخزين حرف معين ، ومن الأنسب البحث عن الرسائل غير المعالجة في مكان واحد فقط - في البريد الوارد. الآن أستخدم المرشحات فقط لتصنيف الحروف العادية التلقائية من أنظمة مختلفة إلى مجلدات ، أي الحروف التي لا تتطلب مني اتخاذ قرارات. تمت تهيئة المرشحات في Mozilla Thunderbird في قائمة Tools → Message Filters.

لذلك ، مع النهج الصحيح ، يجب أن يستغرق البريد الإلكتروني من 10 إلى 60 دقيقة في اليوم ، اعتمادًا على حجم المراسلات.

نعم ، وشيء آخر. لقد قمت بالفعل بإيقاف تشغيل الإشعارات بوصول رسائل جديدة؟ ؛)

يعد الاتصال عن طريق البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من عمل أي موظف مكتب حديث. والمحاسبون ليسوا استثناء. كيف تجري المراسلات بطريقة تجعل التواصل التجاري منتجًا ومريحًا عاطفيًا وأخلاقيًا للغاية؟ فيما يلي بعض النصائح العملية للقراء.

نصيحة 1. لا تهمل في رسائلك الاستئناف الشخصي إلى المرسل إليه

وبالتالي ، ستظهر اهتمامك بشخصية الشخص. إذا كانت الرسالة مكتوبة إلى مستلم معين ، فإن عدم وجود استئناف شخصي فيها يبدو غير صحيح وغير مهذب.

عندما تكتب أحد الأحرف الأولى إلى المرسل إليه ، فإن السؤال الذي يطرح نفسه غالبًا: ما هي أفضل طريقة لمخاطبته - فقط بالاسم أو بالاسم والعائلة؟ في هذه الحالة ، تحتاج إلى إلقاء نظرة على ما هو مكتوب في التوقيع ، والذي ينهي خطاب هذا الشخص لك. إذا كان هناك اسم (بدون اسم وسط) ، على سبيل المثال "سفيتلانا كوتوفا"، فلا تتردد في الاتصال بالاسم. وإذا كان التوقيع يقول "سفيتلانا فاسيليفنا كوتوفا ، كبير المحاسبين في شركة Trenzor LLC"، فأنت بحاجة أيضًا إلى مخاطبة المرسل إليه وفقًا لذلك. على أي حال ، فإن الخيار الثاني صحيح للغاية ، وبالتالي فهو فوز.

لا أوصي بالتركيز على المعلومات الموجودة في الحقل "من". في الواقع ، غالبًا ما يتم ملؤه في البداية ليس من قبل مالك عنوان البريد الإلكتروني ، ولكن بواسطة متخصص تكنولوجيا المعلومات في الشركة عند إعداد عنوان بريد إلكتروني.

بالمناسبة ، أنصحك بشدة بعدم استخدام الشكل المختصر للاسم ("Sash" بدلاً من "Sasha" ، "An" بدلاً من "Anya") عند الاتصال بشريك عمل أو عميل ، بغض النظر عن مدى ديمقراطية كتابتك بغض النظر عن عمر المراسلات الخاصة بك. ما يُسمع عادةً في الكلام الشفوي يبدو بسيطًا جدًا في الكتابة.

نصيحة 2. انتبه بشكل خاص لشكل التحية

لا تستخدم العبارة "يوم جيد!"... حتى لو كنت تسترشد بالنوايا الحسنة لمطابقة المنطقة الزمنية للمستلم ، فإن هذه العبارة تبدو بلا طعم ، بل أقول مبتذلة. من الأفضل استخدام الخيارات المحايدة: "مرحبا...", "يوم جيد..."... وبالطبع أضف اسم المستلم إلى التحية إذا كنت تعرفه. بالنسبة لي شخصيًا ، على سبيل المثال ، إنه أكثر متعة بدلاً من كونه مجهول الهوية "مرحبا!"الحصول على الشخصية "مرحبا تمارا!".

تذكر أنك بهذه الطريقة ستوفر وقت المستلم بشكل كبير. بعد كل شيء ، سيكون قادرًا على تقييم محتوى الرسالة المستلمة على الفور واتخاذ قرار سريع بشأن أولويتها وأهميتها.

يجب أن تكون صياغة الموضوع قصيرة ، ولكن في نفس الوقت تعكس بدقة موضوع المراسلات. على سبيل المثال، "اتفاقية ، فاتورة ، تصرف من LLC Alpha"بدلاً من "المستندات". أثناء قيامك بتغيير جوانب القضية قيد المناقشة ، قم بتوضيح الموضوع. على سبيل المثال، "التعاون مع بيرم" → "التعاون مع بيرم. موعد المفاوضات "←" التعاون مع بيرم. مسودة الإتفاق".

إذا رأيت أثناء عملية المراسلات أن حقل "الموضوع" يتم ملؤه من قبل المرسل إليه بشكل تعسفي أو لم يتم ملؤه على الإطلاق ، فخذ زمام المبادرة بنفسك وجرب أحد السيناريوهين.

السيناريو 1.عند الإجابة ، قم بملء حقل "الموضوع" بنفسك. إذا كان المرسل إليه منتبهًا ، فربما يكون هذا كافيًا بالفعل لتقديم مراسلاتك في شكل مناسب.

السيناريو 2.إذا استمر المرسل إليه في تجاهل ملء حقل "الموضوع" ، فاكتب له رسالة بالمحتوى التالي: "علاء ، أقترح الإشارة إلى موضوع الرسالة في حقل" الموضوع ". أعتقد أن هذا سيزيد بشكل كبير من كفاءة اتصالاتنا ".

نصيحة 4. انتبه إلى الحقلين "إلى" و "نسخة"

يجب أن تفهم بوضوح الغرض العام من هذه المجالات في بيئة الأعمال:

• <если>أنت فقط مدرج في حقل "إلى" - وهذا يعني أن مرسل الرسالة في انتظارك للرد على سؤاله أو طلبه ؛
• <если>هناك العديد من العناوين في الحقل - ينتظر المرسل ردًا من كل أو من أي من المستلمين. في هذه الحالة ، عند الرد ، احتفظ بقائمة المرسل إليهم التي عيّنها المرسل باستخدام وظيفة "الرد على الكل" (بالطبع ، شريطة ألا تريد عمدًا الرد على كاتب الرسالة فقط ، مع إخفاء جوهر الرد من بقية المراسلات) ؛
• <если>يظهر اسمك في الحقل "نسخة إلى" - يريدك المرسل أن تكون على علم بالسؤال ، لكنه لا يتوقع إجابة منك. هذا يعني أنه لا ينبغي عليك الدخول في مراسلات بشأن هذه المسألة. إذا قررت القيام بذلك ، فستكون علامة على حسن الشكل أن تبدأ في كتابة إحدى العبارات: "إذا أمكن ، أود أن أنضم إلى مناقشة هذه المسألة ...", "دعني أعطيك رأيي ...".

فيما يتعلق بحقل نسخة مخفية الوجهة ، هذه هي أداة البريد الإلكتروني الأكثر إثارة للجدل من حيث أخلاقيات العمل. في بعض الأحيان يُنظر إليه على أنه أداة مراقبة ومعلومات شبه سرية. بعد كل شيء ، المرسلون الموجودون في نسخة مخفية الوجهة غير مرئيين للمستلمين الآخرين. في بعض ، كقاعدة عامة ، الشركات الكبيرة ، التي تتوخى الدقة بشكل خاص في المسائل الأخلاقية ، يُمنع منعًا باتًا استخدام هذا المجال في مراسلات الشركات ، باستثناء المراسلات الجماعية. لكن معظم الشركات تستخدمه ، مع مراعاة القواعد التالية:

• يفترض إرسال رسالة مع ملء حقل "نسخة مخفية الوجهة" أن مؤلف الرسالة قد أخطر المرسل إليهم المخفيين (أو سيقوم بذلك) بشأن سبب وغرض نموذج الرسالة هذا ؛
• لا يحتاج المرسل إليه المخفي إلى الدخول في مراسلات.

أثناء التدريبات ، كثيرًا ما يُطرح علي السؤال التالي: هل هناك أي معايير مقبولة بشكل عام فيما يتعلق بالوقت الذي يلزم خلاله الرد على خطاب من عميل أو زميل؟ لكنك لن تعطي إجابة شاملة على ذلك.

إذا تحدثنا عن المراسلات الداخلية ، فكل شيء هنا يتحدد بسرعة وإيقاع حياة الشركة نفسها. هناك شركات يعتبر التأخير في الرد لأكثر من ساعة ونصف سلوكاً سيئاً. وفي مكان ما خلال اليوم تكون الإجابة بترتيب الأشياء.

كقاعدة عامة ، يعتبر وقت الاستجابة الأكثر قبولًا هو 2-3 ساعات. هذا هو ما يسمى بوقت انتظار الراحة ، عندما ينتظر المرسل الرد ولا يشعر بعدم الراحة الداخلية من صمت المرسل إليه.

ولكن ماذا لو ، بعد استلام الرسالة وقراءتها ، فهمت أنه لا يمكنك تقديم إجابة كاملة لها في غضون 24 ساعة؟ بعد ذلك ، وفقًا لقواعد الشكل الجيد ، قم بإخطار المرسل باستلام رسالتك والإطار الزمني التقريبي للرد عليها. على سبيل المثال: "مرحبًا ، سيرجي فاسيليفيتش! لقد تلقيت رسالتك. سأجيب في اليومين المقبلين "أو" أندريه ، تلقيت رسالة. شكرا! أنا بحاجة إلى مزيد من المعلومات للإجابة. سأحاول الرد في وقت لاحق ... ".

نصيحة 6. اتبع القواعد الأساسية لتقديم المعلومات في خطاب

لا يوجد الكثير منهم:

• عند قراءة حرف ، فإن الحجم الأكثر راحة يناسب "شاشة واحدة" ، كحد أقصى - في صفحة A4 ؛
• يجب ألا يتجاوز حجم المرفقات المرسلة 3 ميغا بايت. يمكن أن تتسبب الملفات الكبيرة في تعليق البريد عند المرسل إليه ؛
• عند "حزم" المرفقات ، استخدم الترميزات العامة zip أو rar. يمكن حظر الامتدادات الأخرى أو قطعها أثناء النقل وتسبب مشاكل للمستلم ؛
• لا تبدأ أبدًا في الرد كحرف جديد (بدون حفظ تاريخ المراسلات). خلاف ذلك ، سيضطر المستلم إلى إضاعة الوقت في البحث عن الرسالة الأصلية ؛
• الكتابة بلغة يسهل على المرسل إليه فهمها. يتساءل الكثير من الناس عما إذا كان من المناسب استخدام مفردات مهنية أو داخلية مؤسسية ، ولغة عامية ، ومختصرات ، وتعبيرات باللغة الإنجليزية.

في كل حالة محددة ، يجب معالجة هذا بشكل منفصل.

وبالتالي ، فإن المراسلات داخل الشركات في الشركة دائمًا ما تكون مليئة بالعامية والاختصارات: فهي مألوفة ومفهومة لجميع المشاركين وتوفر الوقت. لكن عليك توخي الحذر عند استخدامها في المراسلات مع الأطراف المقابلة.

في ممارستي ، كانت هناك مثل هذه الحالة. كان أحد الزملاء يعد المواد لدار النشر وفي الرسالة الأخيرة كتبوا لها: "ماشا ، من فضلك أرسل كل موادك في أسرع وقت ممكن"... قرر ماشا أن هذا كان تسمية لتنسيق غير معروف ، يحتاج النص إلى ترجمته. لقد أهدرت الكثير من الوقت في معرفة كيفية تلبية طلب الناشر عن طريق الخطاف أو المحتال. تخيل أن الآلة منزعجة عندما اكتشفت ، بعد يومين ، أن كلمة "asap" الغامضة هي اختصار للكلمة المستخدمة على نطاق واسع في البيئة الناطقة باللغة الإنجليزية "في أقرب وقت ممكن" ("في أقرب وقت ممكن"). لكن ماشا يمكنه إرسال المواد خلال نصف ساعة من لحظة استلام الطلب!

تلميح 7. أكمل كل حرف بكتلة التوقيع وجهات الاتصال الخاصة بك

بغض النظر عن مدى قربك من معرفة المرسل إليه ومدة استمرار مراسلاتك ، يجب أن يحتوي كل حرف على كتلة تتكون من توقيع ومعلومات الاتصال. إنها جزء لا يتجزأ من ثقافة الاتصالات التجارية.

من الضروري وضعه في الكتلة:

• اسمك الأول والأخير. في هذه الحالة ، لا تحتاج إلى استخدام الاختصارات. بدلا من "T.L. فوروتينتسيف "في توقيعي أشير "تمارا ليونيدوفنا فوروتينتسيفا"أو "تمارا فوروتينتسيفا"حتى يفهم المرسل إليه كيفية الاتصال بي في رسالة الرد ؛
• موقعك. يمنح هذا المرسل إليه الفرصة لفهم حدود سلطتك وكفاءتك المهنية في حل المشكلات ؛
• معلومات الاتصال (الهاتف ، البريد الإلكتروني ، اسم الشركة ، الموقع الإلكتروني). لذلك سوف تزود المرسل إليه بإمكانية الاتصال التشغيلي الإضافي إذا لزم الأمر.

إلى كل ما قيل ، أود أن أضيف: رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هي نفس الملابس التي يتم استقبال الناس بها. بمعنى آخر ، مع مراعاة آداب المراسلات التجارية ، سوف تترك انطباعًا ممتعًا على المرسل إليه غيابيًا.

المراسلات التجاريةالخامس العالم الحديثالعمل هو جزء مهم من النجاح. يواجه موظفو أي منظمة الحاجة إلى تكوين مراسلات تجارية خاصة بهم والرد على الرسائل الواردة على أساس يومي.

المراسلات التجاريةلها تصنيفها الواسع: رسمي ، شخصي ، خارجي ، داخلي ، وفقًا للغرض من الكتابة وشكل الإرسال.

من كفاءات الموظف الحديث القدرة على كتابة خطاب عمل بكفاءة: الامتنان ، الطلب ، التأكيد ، الضمان ، المطالبة ، البيان الصحفي ، التهنئة ، التوصية وغيرها.

دعنا نلقي نظرة على الخطوات الأساسية في كتابة خطاب العمل.

ثقافة المراسلات التجارية- هذا هو تصميم الحرف ، ومحو أمية النص ، وصحة استعمال الكلمات والتعابير. لذلك ، من الأفضل استخدام المسودة أولاً ، بحيث يمكنك لاحقًا التحقق من نفسك والتخلص من سوء الفهم المزعج.

يتضمن هيكل خطاب العمل: العنوان المرسل إليه ، الديباجة ، النص الرئيسي ، الاستنتاج.

المراسلات التجارية لا تسمح بمخاطبة "أنت". لذلك ، غالبًا ما يبدأ الاستئناف بعبارة "عزيزي (أعزائي) ...". يعتمد استمرار العلاج على العديد من العوامل. يتم استخدام الاسم والرمز الأبوي للرأس في حالة التعارف الشخصي (ومع ذلك ، غالبًا ما يتم استخدامه في الرسائل الموجهة إلى رئيس هيئة حكومية). يجوز مخاطبة رئيس منظمة تجارية بكلمة "سيد" وإضافة لقب بدون أحرف أولى. إذا كنت لا تعرف رتب العسكريين أو الأسماء الدقيقة للمناصب القيادية ، فمن الأفضل عدم استخدامها. في هذه الحالة ، سيبدو اسم المرسل إليه واسم عائلته أكثر صحة من الخطأ.

الديباجة مطلوبة لإظهار الدافع والغرض من الرسالة في بضع كلمات. لهذا ، التعبيرات الشائعة هي: وفقًا لـ ... (اسم المستند ، المصدر المعياري) ، من أجل ... ، ردًا على ... ، في التأكيد ... ، من أجل التقديم ... فيما يتعلق بـ .... وغيرها من العبارات المناسبة.

بعد ذلك ، نؤلف النص الرئيسي الذي يجب أن يوضح موقفك ورأيك وطلبك في عدة فقرات (من فقرتين إلى أربعة). من الضروري تنسيق المعلومات النصية التي يجري من خلالها السرد. غالبًا ما يستخدم الكيان القانوني صيغة المفرد والجمع لطرف ثالث ، وينقل الأفراد المعلومات من الشخص الوحيد والأول. يجب أن تكون الجمل متسقة ومنطقية ، بحيث يكون لدى المرسل إليه صورة شاملة لما تريد الكتابة عنه. لا ينبغي تفسير نص الرسالة بطريقتين. يجب أن تغطي موضوعًا أو قضية واحدة ، ويجب ألا تتجاوز صفحتين.

في الختام ، من الضروري أن نلخص مرة أخرى بإيجاز الغرض من الرسالة.

تنص قواعد المراسلات التجارية على تصميم واضح لخطابات العمل. بعد التحقق من نص الخطاب وتحريره والاتفاق عليه ، من الضروري صياغته بشكل صحيح.

يحتوي نموذج خطاب العمل على معلومات حول المنظمة: الاسم والعنوان الفعلي والهاتف والفاكس والموقع الإلكتروني والبريد الإلكتروني ، بالإضافة إلى التفاصيل الضرورية الأخرى.

يتضمن خطاب العمل بالضرورة هوامش: على اليسار - ثلاثة سنتيمترات ، على اليمين - سنتيمتر ونصف.

الخط الأكثر استخدامًا هو Times New Roman ، حجم النقطة الثاني عشر (الرابع عشر) ، تباعد الأسطر الفردي (واحد ونصف).

يحتوي عنوان خطاب العمل في الزاوية اليمنى العليا على إجابة السؤال "إلى من هو الخطاب الموجه؟" مع الإشارة إلى الوظيفة واسم الشركة واللقب والأحرف الأولى.

إذا كانت الرسالة تحتوي على مرفقات تم وضعها على أوراق منفصلة ، فيجب عليك الإشارة إلى رقمها قبل توقيع المرسل.

جزء ضروري من خطاب العمل هو معلومات حول المقاول ، ويجب تقديم اسم العائلة ، والاسم الأول ، والعائلة بالكامل ، بالإضافة إلى رقم هاتف جهة الاتصال الذي من الأفضل الاتصال بموظف معين من خلاله.

يجب الاحتفاظ بالمراسلات التجارية بالترتيب ، لأنها دليل مهم على أنشطة الشركة في هذه القضية.